RESOLUCIÓN 31348 DE 2015

(julio 24)

Diario Oficial No. 49.583 de 24 de julio de 2015

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

Por la cual se establecen los procedimientos y condiciones operativas del Sistema de Información de Combustibles Líquidos (SICOM)

EL DIRECTOR DE HIDROCARBUROS,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto Legislativo 1056 de 1953 (Código de Petróleos), la Ley 1753 de 2015, el Decreto 0381 de 2012 y la Resolución 40285 de 2015 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 61 de la Ley 1151 de 2007, modificado por el artículo 100 de la Ley 1450 de 2011 y a su vez modificado por el artículo 210 de la Ley 1753 de 2015 “por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2014-2018 Todos por un nuevo País”, estableció como requisito para los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, el registro en el Sistema de Información de Combustibles (SICOM) y le dio la facultad al Ministerio de Minas y Energía para reglamentar los procedimientos, condiciones operativas y sancionatorias del Sistema que se requieran.

Que el mismo artículo estableció que el SICOM será la única fuente de información oficial a la cual deben dirigirse todas las autoridades administrativas de cualquier orden que requieran información y seguirá funcionando para realizar un eficiente control sobre los agentes de la distribución de combustibles líquidos, biocombustibles, gas natural vehicular (GNV) y gas licuado del petróleo (GLP) para uso vehicular.

Que el Decreto-ley 019 de 2012 establece normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Que en cumplimiento del artículo 15 del Decreto-ley 019 de 2012, se hace necesario ajustar los requisitos exigidos para los trámites que deben realizar los diferentes agentes y actores de la cadena ante el SICOM.

Que los numerales 16 y 17 del artículo 15 del Decreto 0381 de 2012, “por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Minas y Energía”, establece como funciones de la Dirección de Hidrocarburos: “16. Aprobar los requisitos y obligaciones de los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos, biocombustibles y gas de uso vehicular”; y “17. Administrar el sistema de información de la cadena de distribución de combustibles (SICOM) y señalar las obligaciones y reportes de los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos, biocombustibles y gas de uso vehicular, en relación con el mismo”.

Que mediante el numeral 5 del artículo 6o de la Resolución 4 0285 de 2015, “por la cual se efectúan unas delegaciones internas de funciones” el Ministro de Minas y Energía delegó en el Director de Hidrocarburos la función de expedir la resolución que señala obligaciones y reportes relacionados con el SICOM, en concordancia con la Resolución 182113 de 2007 y sus modificaciones.

Que mediante la Resolución 182113 de 2007, modificada por la Resolución 124543 de 2011, el Ministerio de Minas y Energía estableció los procedimientos, términos y condiciones para el SICOM.

Que la Sección 2– Distribución de Combustibles del Decreto 1073 de 2015 estableció la obligación para todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo de registrar la información señalada por la regulación del SICOM.

Que es necesario modificar la regulación vigente, buscando generar mejoras en los procedimientos actuales, con el fin de que los agentes y actores de la cadena de distribución de combustibles tengan mayor claridad en cuanto a los requisitos y obligaciones que deberán observar en relación con la información requerida ante el SICOM.

Que una vez realizado el análisis correspondiente conforme lo dispone la Superintendencia de Industria y Comercio, se estableció que el presente acto administrativo no tiene incidencia sobre la libre competencia, por lo que no se requiere el concepto a que hace referencia el Decreto 2897 de 2010, reglamentario de la Ley 1430 de 2009 <sic, es 2010>.

Que en cumplimiento de lo establecido en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, la presente resolución se publicó para comentarios en la página web del Ministerio de Minas y Energía durante los días 25 de marzo al 7 de abril de 2015 y los comentarios recibidos fueron debidamente analizados.

Que por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer los procedimientos y condiciones para la autorización de los agentes y actores de la cadena de distribución de combustibles y biocombustibles en el Sistema de Información de Combustibles – SICOM, como requisito de operación.

ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. Se aplicará a los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo y sus mezclas con biocombustibles, de conformidad con lo señalado en la Sección 2 – Distribución de Combustibles del Decreto 1073 de 2015 o aquellas normas que las modifiquen o sustituyan a saber: refinador, importador, almacenador, distribuidor mayorista, transportador, distribuidor minorista y gran consumidor. También se aplicará a los productores e importadores de alcohol carburante y los biocombustibles para uso en motores diésel.

ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para efectos de interpretar y aplicar la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en el Decreto 1073 de 2015, las Resoluciones 180687 de 2003, 182142 de 2007, o aquellas normas que las modifiquen o sustituyan, así como las siguientes:

Actor de la Cadena. Entiéndase a los productores e importadores de alcohol carburante y de los biocombustibles para uso en motores diésel.

Agente de la Cadena. Entiéndase al refinador, importador, almacenador, distribuidor mayorista, transportador, distribuidor minorista y gran consumidor, de conformidad con lo señalado en el artículo 61 de la Ley 812 de 2003.

Autorización Agente y Actor de la Cadena: Acto administrativo mediante el cual la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, autoriza a los agentes y actores relacionados en el artículo 2o de esta Resolución para poder ejercer la actividad y ordena el registro en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos (SICOM).

Balance Volumétrico. Ecuación matemática utilizada para determinar los movimientos y las existencias de los distintos productos de cada agente y actor de la cadena de distribución de combustibles líquidos y biocombustibles, con base en las operaciones de recibo y entrega reales durante un periodo determinado.

Biocombustibles. Se refiere al alcohol carburante, biocombustibles de origen vegetal o animal para uso en motores diésel y otros combustibles líquidos derivados de materia orgánica.

Código de Autorización. Código único identificador asignado a cada Orden de Pedido registrada en el SICOM.

Código SICOM. Código único asignado a cada uno de los agentes y actores que cuenten con autorización del Ministerio de Minas y Energía, para que puedan ingresar y utilizar el SICOM.

Despacho. Salidas físicas de combustibles líquidos, alcohol carburante y biodiésel, de la instalación del agente.

Manual General de Usuario SICOM: Documento que contiene las instrucciones de uso del sistema por parte de los usuarios finales, que será publicado en la página web del SICOM y demás instrumentos que permitan su efectiva socialización.

Orden Anticipada Individual: Mecanismo por el cual el Distribuidor Mayorista solicita en una sola orden de pedido mensual grandes volúmenes de producto al Importador o Refinador, con la finalidad de permitir al Distribuidor Mayorista realizar recibos parciales a cada despacho por parte del agente Importador o Refinador. La orden anticipada individual tendrá vigencia únicamente hasta el último día del mes de la fecha sugerida de entrega.

Orden de Pedido: Mecanismo por el cual un agente de la cadena solicita producto a través del SICOM a un agente o actor proveedor. La orden de pedido indica los datos de la transacción de combustibles y biocombustibles a través del sistema como: el agente adquiriente, el agente o actor proveedor, la instalación de donde se va a despachar el producto, el transporte a utilizar, productos, número de guía, factura y volúmenes, entre otros.

Los estados de la orden de pedido son los siguientes:

Orden solicitada: Registro de la orden de pedido realizada por el cliente registrado como agente de la cadena.

Orden aceptada: Registro de la orden de despacho realizada por el agente proveedor.

Orden despachada: Registro de la salida de producto de las instalaciones del agente o actor proveedor. Para el caso de una orden anticipada individual se puede dar el despacho parcial.

Orden cerrada: Registro de recibo del producto por parte del cliente registrado como agente de la cadena. Para el caso de una orden anticipada individual se puede dar el cierre parcial.

Orden rechazada: La orden de pedido se puede rechazar por parte del agente o actor proveedor cuando el mismo determine la existencia de una inconformidad.

Orden anulada: La orden de pedido se puede anular por parte del cliente, cuando el mismo determine que se presente alguna inconformidad en el estado de orden solicitada.

ARTÍCULO 4o. REGISTRO INICIAL DE AGENTES DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES EN EL SICOM. <Artículo modificado  por el artículo 1 de la Resolución 31100 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Una vez el interesado dé cumplimiento a los requisitos documentales establecidos en la Subsección 2.3 “Distribución de Combustibles líquidos derivados del petróleo” del Decreto 1073 de 2015, o la norma que lo modifique o sustituya, la Dirección de Hidrocarburos procederá a informar al operador del Sicom para que realice los respectivos registros y capacitaciones, se habilite al agente para realizar las operaciones a que diera lugar, según su condición de agente de la cadena, y asigne el respectivo código Sicom.

Sin perjuicio de lo anterior, el agente deberá informarse y capacitarse acerca del uso de la herramienta Sicom y demás herramientas tecnológicas requeridas para la correcta operación en ese Sistema, previo a cualquier operación a realizar en el mismo.

La capacitación sobre el Sicom deberá ser solicitada únicamente por quienes ostenten la calidad de agentes de la cadena de distribución, y lo harán al operador del sistema, quien deberá programarla dentro de los 20 días calendario siguientes a la solicitud.

Los distribuidores minoristas a través de estación de servicio pública automotriz o fluvial, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la Subsección 2.3 “Distribución de Combustibles líquidos derivados del petróleo” del Decreto 1073 de 2015, y para su registro solo bastará la comunicación oficial enviada por la Dirección de Hidrocarburos al operador del Sicom.

PARÁGRAFO 1o. Los agentes de la cadena de distribución de combustibles, según se requiera y conforme con el Decreto 1073 de 2015 y demás normas aplicables, deberán allegar a la Dirección de Hidrocarburos los permisos ambientales correspondientes según la normatividad que para el efecto expida la autoridad ambiental nacional y/o regional competente, para cada infraestructura asociada a la operación del agente de la cadena.

PARÁGRAFO 2o. Cuando el interesado en adelantar la función de distribución de combustibles líquidos a través de estaciones de servicio no sea el propietario de la estación de servicio se le denominará operador, debiendo informar y acreditar el mecanismo contractual que celebró para adelantar la actividad comercial de distribución de combustibles. Así mismo, deberá actualizar dicha acreditación ante la solicitud de la Dirección de Hidrocarburos o ante cualquier cambio de esa condición.

PARÁGRAFO 3o. Cuando el agente autorizado para ejercer la distribución minorista de combustibles sea el propietario de la estación de servicio, se denominará operador – propietario, y deberá aportar el certificado de existencia y representación legal y/o certificado de matrícula mercantil o el certificado de matrícula mercantil del establecimiento de comercio. Así mismo, deberá actualizar dicha acreditación o certificación ante la solicitud de la Dirección de Hidrocarburos o ante cualquier cambio de esa condición.

PARÁGRAFO 4o. <Parágrafo modificado por el artículo 1 de la Resolución 87 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Para salvaguardar el régimen de abastecimiento, de precios y de distribución de los combustibles líquidos, la Dirección de Hidrocarburos podrá suspender de forma automática el código SICOM del agente cuando la póliza de responsabilidad civil extracontractual o el certificado de conformidad o de inspección se encuentren vencidos. Esta suspensión será levantada una vez el agente allegue los documentos actualizados a esa Dependencia.

La suspensión automática de la que trata este parágrafo respecto del código SICOM de los agentes que no cuenten con certificado de inspección, que verifique el cumplimiento de los requisitos establecidos en el reglamento técnico previsto en la Resolución 40405 de 2020 modificada por la Resolución 40198 de 2021, empezará a aplicarse a partir del 3 de abril de 2023. Lo anterior, sin perjuicio de la transitoriedad prevista en el numeral 13.2 del anexo general de la Resolución 40198 del 24 de junio de 2021.

La suspensión automática de que trata este parágrafo, respecto del código SICOM de los agentes que no cuenten con póliza de responsabilidad civil extracontractual empezará a aplicarse a partir de la vigencia de la presente resolución.

La actualización del certificado de conformidad o de inspección o de la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual deberá ser presentada para revisión y aprobación de la Dirección de Hidrocarburos, posteriormente se informará a SICOM para su correspondiente registro.

Una vez radicados en el SICOM los mencionados documentos, la actualización en el sistema se llevará a cabo en un término no mayor de setenta y dos (72) horas.

PARÁGRAFO 5o. Cuando el certificado de conformidad se encuentre suspendido por parte del organismo certificador, con el fin de autorizar el levantamiento de la medida de suspensión, el certificador deberá allegar a la Dirección de Hidrocarburos, un informe detallado y motivado en el que se indiquen las razones por las cuales toma la medida de levantamiento de suspensión.

PARÁGRAFO 6o. Con el ánimo de salvaguardar el servicio público de distribución de combustibles líquidos, la suspensión temporal del código Sicom de un agente de la cadena de distribución de combustibles, así como la suspensión de autorizaciones sobre las instalaciones, facilidades o infraestructura de los agentes, procederá de oficio o por solicitud o decisión de autoridades públicas, administrativas y/o judiciales. En cualquier caso, deberá estar debidamente motivada. Si se trata de la decisión de otras autoridades, tal decisión debe haber sido debidamente notificada a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía y permanecerá hasta tanto se le informe a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, sobre las razones del levantamiento de la medida.

Cuando la Dirección de Hidrocarburos otorgue un periodo determinado, para corregir, actualizar o allegar información sin que el agente o el actor den cumplimiento de lo solicitado dentro del término señalado, se procederá a la suspensión temporal del código hasta tanto se le informe al operador del Sicom y a la Dirección de Hidrocarburos, el cumplimiento de dicha obligación con un informe motivado y sustentado.

PARÁGRAFO 7o. Las suspensiones temporales del código Sicom tramitadas por el Ministerio de Minas y Energía de oficio o por solicitud de autoridades públicas, administrativas y/o judiciales, procederán, en cualquier momento, para salvaguardar el régimen del abastecimiento, de comercialización de precios y de distribución de los combustibles líquidos definido en el Decreto 1073 de 2015, así como en las normas vigentes sobre la materia. En este sentido, la Dirección de Hidrocarburos podrá suspender el código Sicom por las siguientes causales, sin perjuicio de lo señalado en el parágrafo 6 de este artículo:

a) No acreditar o notificar modificaciones de los permisos urbanísticos expedidos por la autoridad municipal. Lo anterior deberá ser informado o certificado por la respectiva autoridad municipal, o deberá ser declarado por una autoridad administrativa y/o judicial.

b) No acreditar los permisos ambientales requeridos, expedidos por la autoridad ambiental correspondiente, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo Primero del presente artículo. Lo anterior deberá ser informado o certificado por la respectiva autoridad, o deberá ser declarado por una autoridad administrativa y/o judicial. Ante la verificación que, de la vigencia o validez de los permisos, pueda realizar una autoridad pública, administrativa y/o judicial.

c) No acreditar el cumplimiento relacionado con las Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual, o contando con las mismas, que estas no se ajusten a las obligaciones y montos señalados en el Decreto 1073 de 2015 o aquella norma que lo sustituya, modifique o derogue.

d) No acreditar el certificado expedido por el organismo de certificación señalado en la normatividad del Decreto 1073 de 2015 o aquella norma que lo sustituya, modifique o derogue, para la infraestructura requerida de acuerdo a las actividades del agente de la cadena para la correcta prestación del servicio público de distribución de combustibles.

e) No acreditar los contratos vigentes que de conformidad con el Decreto 1073 de 2015 y los Planes de Abastecimiento vigentes, se deben suscribir con los demás agentes de la cadena de combustibles. Los contratos deben respetar la normatividad relacionada con el abastecimiento de combustibles, aplicable en la respectiva jurisdicción territorial geográfica, a fin de garantizar que los agentes presten de forma ordenada, continua, segura y sostenible, el servicio público de distribución.

A partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución o de que esté en firme una resolución que establezca un plan de abastecimiento, que modifique las condiciones en que se distribuyan los combustibles líquidos en la respectiva jurisdicción territorial, la Dirección de Hidrocarburos analizará la situación de abastecimiento y determinará un esquema de transición o de ajuste de la operación de los agentes, para que se logre dar un ajuste en el respectivo mercado, de modo que se dé cumplimiento cabal a la normatividad vigente sobre la materia, sin afectar la prestación continua del servicio público. Dicho esquema de transición deberá establecerse mediante un acto administrativo y no superar un periodo de transición superior a tres meses, a partir de la expedición del mismo.

f) No dar cumplimiento a las condiciones o reglas de abastecimiento, almacenamiento, calidad, manejo o distribución de combustibles líquidos en todas las regiones del país, según la normatividad vigente, incluyendo los planes de abastecimiento vigentes y aplicables para la jurisdicción territorial en la que el agente desarrolla sus actividades o tiene ubicadas la infraestructura asociada a las mismas.

La Dirección de Hidrocarburos, en aras de dar cumplimiento al presente literal, determinará un esquema de transición o mecanismo de ajuste de la operación de los agentes, para que logren ajustar lo respectivo y se dé cumplimiento cabal a la normatividad vigente sobre la materia. Dicho esquema de transición deberá establecerse mediante un acto administrativo y no podrá ser superior a tres meses a partir de la expedición del mismo.

g) En caso de ser requerido, no lograr acreditar la ubicación exacta con respecto a la información remitida en cumplimiento de los requisitos exigibles en el Decreto 1073 de 2015, o aquella norma que lo sustituya, modifique o derogue, para cada agente de la cadena).

h) No atender los requisitos de información establecidos en el Decreto 1073 de 2015, o la información solicitada por la Dirección de Hidrocarburos allegada mediante oficio o correo electrónico al respectivo agente, de manera completa, veraz y oportuna.

En relación con las causales c) y d) la suspensión temporal del código Sicom será automática una vez se surta el procedimiento establecido en el parágrafo 4o de este artículo.

En relación con las causales de suspensión temporal contenidas en los literales a), b), e), f), g) y h), la Dirección de Hidrocarburos seguirá el siguiente procedimiento:

1. Evaluará los hechos que generarían una de las causales a), b), e), f), g) y h). De encontrar razones para la configuración de una de tales causales notificará al agente para que, en un término no mayor de diez días hábiles, aclare o subsane los hechos que podrían dar lugar a la suspensión temporal del Código Sicom del agente o de las instalaciones que sean sujetas de la medida.

2. Expirados los diez días de que trata el numeral anterior, y después de analizar la respuesta del agente, siempre que la hubiere, la Dirección de Hidrocarburos decidirá si suspende o no temporalmente el Código Sicom del agente o de las instalaciones que sean sujetas de la medida.

Esta decisión será comunicada al agente involucrado, a través del correo electrónico que este debió registrar y debe mantener actualizado en el Sicom.

La Dirección de Hidrocarburos ordenará al Sicom adoptar las medidas correspondientes en cumplimiento de su decisión, las cuales deberán ser adoptadas por el operador del Sicom en un término no mayor a setenta y dos (72) horas.

3. Frente a esta decisión el agente podrá interponer recurso de reposición dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación de la decisión. Contra el acto administrativo que resuelva el recurso de reposición no procederá recurso alguno.

La suspensión temporal se mantendrá hasta tanto el Agente subsane la causal que dio origen a la medida.

Tratándose de una medida temporal, esta no podrá estar en firme por un periodo que supere los noventa (90) días hábiles, prorrogables por la Dirección de Hidrocarburos, por hasta otro periodo igual. Vencido dicho plazo sin que el agente subsane las causales se podrá dar inicio a los procesos sancionatorios definidos en la ley y en la regulación vigente, así como a la evaluación de la cancelación del código Sicom.

Si el evento o situación objeto de evaluación fue subsanado o resuelto oportunamente, la Dirección de Hidrocarburos comunicará el resultado de la evaluación al agente respectivo y en un término de 72 horas será restablecida la funcionalidad de su código Sicom.

ARTÍCULO 5o. REGISTRO DE CAMBIO DE OPERADOR DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ Y FLUVIAL. <Artículo modificado  por el artículo 2 de la Resolución 31100 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El solicitante deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía los siguientes documentos:

1. Prueba de la existencia del negocio jurídico celebrado con el propietario de la estación de servicio que le permita ejercer la actividad de distribuidor minorista a través de dicho establecimiento.

2. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el nuevo operador en calidad de distribuidor minorista y un distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea a la vez distribuidor mayorista.

3. Matrícula mercantil renovada y matrícula del establecimiento de comercio objeto de la solicitud.

ARTÍCULO 6o. REGISTRO DE CAMBIO DE PROPIETARIO DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ Y FLUVIAL. <Artículo modificado  por el artículo 2 de la Resolución 31100 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para estos casos se deberán remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1. Matrícula Mercantil del establecimiento de comercio donde se demuestre la titularidad de la estación de servicio y certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas o matrícula mercantil para personas naturales donde se demuestre la identidad de quien dice ser el propietario de la estación de servicio.

2. Cuando el nuevo propietario se encuentre interesado en adelantar las funciones de distribuidor minorista deberá certificar y aportar la prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre él como distribuidor minorista y un distribuidor mayorista. Lo anterior, excepto cuando el solicitante sea a la vez distribuidor mayorista.

ARTÍCULO 7o. REGISTRO DE CAMBIO DE DISTRIBUIDOR MAYORISTA DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO AUTOMOTRIZ O FLUVIAL. <Artículo modificado  por el artículo 2 de la Resolución 31100 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para estos casos se deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos el siguiente documento:

1. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el distribuidor minorista y el nuevo distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea también el distribuidor mayorista.

PARÁGRAFO. El agente distribuidor minorista contará con un plazo de hasta treinta (30) días calendario para realizar en debida forma la identificación de la nueva marca comercial a la que pertenece la estación de servicio, de conformidad con la Resolución 181518 de 8 de septiembre de 2009 o la norma que la modifique o sustituya. Durante este plazo el operador deberá informar a los consumidores finales, mediante cualquier medio idóneo, la nueva marca comercial.

ARTÍCULO 8o. REGISTRO DE CAMBIO DE DISTRIBUIDOR MAYORISTA DE LOS DEMÁS AGENTES DE LA CADENA. Para estos casos se deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el agente de la cadena y el nuevo distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea también el distribuidor mayorista.

2. Cumplir con el numeral 7 del artículo 4o de la presente resolución.

ARTÍCULO 9o. INDUCCIÓN PARA EL ACCESO Y OPERACIÓN DE PARTE DE LOS USUARIOS DEL SICOM. Una vez los agentes y actores relacionados en el artículo 2o de la presente resolución obtengan la autorización para ejercer su actividad, deberán recibir una inducción por parte del operador del SICOM para su acceso y operación, conforme con los términos y procedimientos señalados por el SICOM en su Manual General de Usuario.

ARTÍCULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LAS TRANSACCIONES A TRAVÉS DEL SICOM. Todos los agentes y actores relacionados en el artículo 2o de la presente resolución tienen la obligación de registrar y realizar todas las transacciones de combustibles y de sus mezclas con biocombustible, así como de las transacciones de biocombustibles, exclusivamente a través del módulo órdenes de pedido del SICOM.

ARTÍCULO 11. OBLIGACIÓN DE REGISTRO DEL BALANCE VOLUMÉTRICO Y PRECIOS. Los agentes y actores relacionados en el artículo 2o de la presente resolución deberán registrar dentro de los primeros siete (7) días calendario de cada mes, a través del módulo declaración de información del SICOM, el balance volumétrico del mes inmediatamente anterior, so pena de no poder realizar transacciones en el SICOM hasta tanto den cumplimiento a dicha obligación.

Adicionalmente, los distribuidores minoristas a través de estaciones de servicio automotriz y fluvial deberán registrar en el SICOM el precio de venta al público vigente de los combustibles que distribuya, so pena de no poder realizar transacciones en el SICOM hasta tanto de cumplimiento a dicha obligación.

PARÁGRAFO. A partir del 1o de octubre de 2015, la obligación de reportar el balance volumétrico se exigirá durante los primeros siete (7) días calendario de cada mes.

ARTÍCULO 12. OBLIGACIÓN DE REGISTRO DE NÚMERO DE FACTURA O NÚMERO DE REMISIÓN Y GUÍA ÚNICA DE TRANSPORTE EN LOS DESPACHOS. Cuando el distribuidor mayorista registre en el SICOM una orden despachada, deberá declarar: i) el número de la guía única de transporte, ii) el término de vigencia de la guía en horas, y iii) el número de factura o número de remisión cuando aplique.

PARÁGRAFO 1o. Está prohibido que un agente realice más de una orden de pedido el mismo día y utilizando el mismo carrotanque, excepto en aquellas ciudades que cuenten con una planta de abastecimiento cercana a la estación de servicio que le permita realizar varios viajes en el mismo día. Para el efecto a través del SICOM se determinarán los municipios en que recae dicha prohibición.

PARÁGRAFO 2o. Cuando se despache combustible a través de un mismo carrotanque para diferentes destinatarios, el distribuidor mayorista deberá expedir una guía única de transporte por cada uno de los destinatarios. Si los destinatarios son estaciones de servicio ubicadas en municipios definidos como Zona de Frontera, estas deberán encontrarse ubicadas en el mismo municipio.

PARÁGRAFO 3o. Toda orden de pedido deberá ser cerrada en el SICOM por el destinatario, una vez descargado el producto en su instalación.

PARÁGRAFO 4o. Es obligación del agente o actor proveedor registrar el despacho en el SICOM inmediatamente el producto salga de la planta de abastecimiento.

ARTÍCULO 13. El incumplimiento a lo señalado en esta resolución será sancionado conforme a lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1753 de 2015 y demás normas aplicables.

ARTÍCULO 14. PLAZOS DE RESPUESTA A LOS AGENTES Y ACTORES. El Ministerio de Minas y Energía, a través de la Dirección de Hidrocarburos, se pronunciará respecto de los trámites señalados en la presente resolución, dentro de los plazos y condiciones fijadas en la ley para el derecho de petición.

Es responsabilidad del Agente o Actor involucrado en un trámite presentar el documento con la suficiente antelación, con el fin de que no se vea perjudicado con una circunstancia de suspensión del código SICOM.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las Resoluciones 182113 de diciembre 20 de 2007 y 124543 del 23 de septiembre de 2011, y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 24 de julio de 2015.

El Director de Hidrocarburos,

CARLOS DAVID BELTRÁN QUINTERO.