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Resolución 25 de 2013 CREG
RESOLUCIÓN 25 DE 2013
(marzo 15)
Diario Oficial No. 48.798 de 22 de mayo de 2013
COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022>
Por la cual se establecen los criterios y condiciones para la realización de las auditorías a la información del esquema de calidad del servicio en los Sistemas de Distribución Local.
LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS,
en ejercicio de las atribuciones legales, en especial las conferidas por las Leyes 142 y 143 de 1994, y los Decretos 1524 y 2253 de 1994.
CONSIDERANDO:
Que mediante la Resolución CREG 097 de 2008 se aprobaron los principios generales y la metodología para el establecimiento de los cargos por uso de los Sistemas de Transmisión Regional y Distribución Local;
Que en el numeral 11.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 se establece el Esquema de Incentivos y Compensaciones a la calidad del servicio en los Sistemas de Distribución Local (SDL);
Que el objetivo regulatorio general del esquema es incentivar a las empresas a buscar una mejora continua de la calidad media del servicio que permita que en el mediano plazo se superen los niveles históricos alcanzados por cada Operador de Red (OR), reconociéndoles un mayor ingreso en función de la mejora alcanzada o un menor ingreso en función de la desmejora observada;
Que el esquema prevé compensar económicamente a los usuarios que reciben un nivel de calidad inferior a la calidad media alcanzada por el OR, para evitar que este último brinde niveles de calidad muy dispersos a sus usuarios;
Que la calidad de la información, la correcta aplicación de la metodología y el mejoramiento continuo de los mecanismos utilizados para el manejo de la información producida son aspectos de vital importancia para el desempeño óptimo del esquema de incentivos y compensaciones;
Que se considera útil proporcionar una herramienta que facilite la revisión de la aplicación del esquema de incentivos y compensaciones por parte de los OR y brinde señales que permitan identificar las necesidades de implementar medidas tendientes a la correcta y efectiva aplicación del esquema;
Que el numeral 11.2.5.4.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 estableció la contratación de auditorías a la información por parte de los OR, a partir de las cuales se debe verificar la calidad de la información utilizada y la correcta aplicación y cálculo de los incentivos y compensaciones, con base en la metodología establecida para tal fin;
Que en el mismo numeral se determinó que: “Los criterios con base en los cuales la CREG solicitará la ejecución de auditorías, así como las condiciones para su contratación, serán determinados en resolución aparte”;
Que la CREG contrató la “Consultoría para la identificación de criterios a tener en cuenta en la realización de auditorías a la información del esquema de incentivos y compensaciones a la calidad del servicio en el SDL” la cual fue realizada por la firma Infomanagement Ltda.;
Que durante la ejecución del contrato de consultoría se realizaron visitas de reconocimiento con el objeto de identificar los mecanismos, procesos, procedimientos, acciones, software, entre otros, utilizados por las empresas de distribución que se encontraban aplicando el esquema de incentivos y compensaciones;
Que como resultado de la consultoría la firma Infomanagement Ltda., entregó el documento “Identificación de criterios para la aplicación de auditorías a la información resultante del esquema de calidad del servicio en los SDL”;
Que con base en los resultados de la consultoría y los análisis adelantados por la CREG se plantearon los criterios y consideraciones para la realización de las auditorías de información, que se encuentran contenidos en esta resolución;
Que es fundamental para la contextualización del auditor conocer información amplia y suficiente sobre el funcionamiento de la empresa, respecto a los procesos y procedimientos relacionados con la actividad de distribución y la aplicación que ha dado al esquema de incentivos y compensaciones;
Que mediante la Resolución CREG 109 de 2012 se ordenó “hacer público un proyecto de resolución de carácter general, mediante el cual se pretende establecer los criterios y condiciones para la realización de las auditorías a la información del esquema de calidad del servicio en los Sistemas de Distribución Local”;
Que sobre el proyecto de resolución se recibieron comentarios de las siguientes personas con las comunicaciones radicadas en la CREG así: Sistemas 2000 Consultores, E-2012-010927; Compañía Energética de Occidente S. A. E.S.P., E-2012-011046; Compañía de Expertos en Mercados, E-2012-011055; Electricaribe, E-2012-011114; Empresa de Energía del Pacífico S.A. E.S.P., E2012-011115; Training Corporation, E-2012-011131; Compañía Energética del Tolima S.A E.S.P., E-2012-011132; Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. E.S.P., E-2012-0011173; Asocodis, E2012011184; Codensa S. A. E.S.P., E-2012-011186; Empresas Públicas de Medellín E.S.P., E-2012-011222 y Consejo Nacional de Operación, E-2012-011310;
En cumplimiento del artículo 7o de la Ley 1340 de 2009, para lo de su competencia y mediante radicado CREG S-2013-000228, se envió a la Superintendencia de Industria y Comercio copia del proyecto de resolución, los estudios asociados y el documento de repuesta a los comentarios enviados a la CREG por los diferentes interesados.
Mediante comunicación con radicado CREG E-2013-001372 la Superintendencia de Industria y Comercio envió a la Comisión sus comentarios, concluyendo que: “las medidas contenidas en el proyecto regulatorio no tienden a generar un efecto anticompetitivo en el proceso de auditoría, así como los mecanismos de evaluación y los cuestionarios que verifican los requisitos para la aplicación del sistema de incentivos y compensación”.
Que la Comisión de Regulación de Energía y Gas, en su sesión 550 del 15 de marzo de 2013, aprobó los criterios y condiciones para la realización de las auditorías a la información del esquema de calidad del servicio en los Sistemas de Distribución Local.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> Esta resolución aplica a los Operadores de Red (OR), del Sistema de Interconectado Nacional que realizan la actividad de distribución eléctrica a través de redes que operan a los niveles de tensión 1, 2 y 3.
ARTÍCULO 2o. OBJETO. Establecer los criterios y condiciones para la realización de las auditorías a la información, de acuerdo con lo establecido en el numeral 11.2.5.4.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008.
ARTÍCULO 3o. AUDITORÍA A LA INFORMACIÓN. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> Los OR que tengan aprobados cargos por uso del SDL y hayan iniciado la aplicación del esquema de calidad del servicio, establecido en el numeral 11.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008, deberán contratar la auditoría de que trata el numeral 11.2.5.4.2 del anexo mencionado con base en los criterios y disposiciones establecidas en esta resolución. En adelante, y para los efectos de esta resolución, a la auditoría a la información se le denomina auditoría.
ARTÍCULO 4o. MARCO DE LA AUDITORÍA. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> La auditoría para evaluar el desempeño del OR respecto a la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL deberá considerar los aspectos a verificar de que trata el capítulo 1 del anexo general.
ARTÍCULO 5o. INSCRIPCIÓN DE AUDITORES Y LISTA DE ELEGIBLES. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> Dentro de un plazo máximo de tres meses después de la entrada en vigencia de esta resolución, los auditores interesados podrán inscribirse, con uno o más equipos auditores, para ser tenidos en cuenta en las auditorías.
El CNO deberá crear y publicar una lista de elegibles, conformada por los auditores inscritos para los cuales haya verificado el cumplimiento del perfil establecido en el capítulo 2. El plazo máximo para esto será de un (1) mes después de que se cumpla el plazo para la inscripción de auditores interesados.
Después de publicada la primera lista de elegibles, nuevos auditores podrán inscribirse en cualquier momento y el CNO tendrá un plazo de un (1) mes, después de la inscripción del auditor, para verificar los requisitos y si es del caso incluirlo en dicha lista. Con base en esto, el CNO siempre mantendrá publicada en su página web la lista de elegibles actualizada.
ARTÍCULO 6o. SELECCIÓN DEL AUDITOR. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> Después de que se haya publicado la lista de elegibles, el OR deberá solicitarle al CNO la asignación aleatoria de hasta tres posibles auditores. Para el efecto, el CNO debe establecer el procedimiento de elección de esta lista de tres posibles auditores de forma tal que se asegure la aleatoriedad.
Uno de los tres auditores asignados deberá ser escogido por el OR para llevar a cabo la auditoría de que trata esta resolución. El OR deberá informar sobre esta decisión al CNO, a la CREG y a la SSPD, mediante comunicación escrita.
Corresponde al OR contratar directamente con el auditor seleccionado la realización de la auditoría, observando los términos y condiciones que establece esta resolución. Una vez contratado el auditor, el OR deberá informar, mediante comunicación escrita, al LAC y a la SSPD el programa de trabajo detallado a fin de que se coordinen las consultas a las bases de datos de calidad del LAC y del SUI.
ARTÍCULO 7o. FRECUENCIA DE LA AUDITORÍA. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 168 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El OR que, a la fecha de entrada en vigencia de esta resolución, se encuentre aplicando el esquema de incentivos y compensaciones deberá ejecutar la primera auditoría dentro del plazo que se le asigna según el siguiente cronograma.
| Fecha en que el OR inició la aplicación del esquema | Plazo máximo para la ejecución de la primera auditoría |
| Julio de 2010 a fecha de entrada en vigencia de la presente resolución. | 15 meses contados a partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución. |
De la segunda auditoría en adelante, el plazo máximo para ejecutar la auditoría dependerá de las siguientes condiciones:
a) El OR deberá ejecutar una nueva auditoría 24 meses después del plazo máximo de ejecución de la última, si el resultado de esta fue Satisfactorio.
b) El OR deberá ejecutar una nueva auditoría 12 meses después del plazo máximo de ejecución de la última, si el resultado de esta fue No Satisfactorio.
Los OR que ingresen al esquema de incentivos y compensaciones, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de esta resolución, deberán ejecutar la primera auditoría en un plazo no mayor a 12 meses, contados a partir de la fecha de inicio de aplicación del esquema. Para esto, deberán solicitar la asignación aleatoria de hasta tres posibles auditores al CNO, de la forma en que lo dispone el Artículo 6. Las siguientes auditorías deberán ejecutarse con base en las condiciones establecidas en los literales a) y b) de este artículo.
La ejecución de la auditoría deberá realizarse dentro los plazos máximos que se indican en este Artículo y deberá comprender la contratación y desarrollo de la auditoría, así como, la entrega al OR del informe preliminar y la entrega a la SSPD y a la CREG del informe final de que trata el artículo 9o.
ARTÍCULO 8o. PERIODO A AUDITAR. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> Para la primera auditoría, el periodo a auditar comprende desde la fecha en que el OR inició la aplicación del esquema de incentivos y compensaciones hasta la fecha de inicio de ejecución de la auditoría a realizar.
Para las siguientes auditorías, el periodo a auditar comprende desde la fecha de inicio de la ejecución de la última auditoría hasta la fecha de inicio de ejecución de la auditoría a realizar.
ARTÍCULO 9o. ENTREGA DE INFORMES DE LA AUDITORÍA. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> El auditor emitirá un informe preliminar para comentarios del OR. Después de contestar los comentarios del OR, el auditor le entregará el informe final de la auditoría y un resumen de los resultados para que este los remita a la SSPD y a la CREG, respectivamente.
El OR entregará a la SSPD y a la CREG el informe final y el resumen de resultados, respectivamente, dentro de los plazos máximos de ejecución de la auditoría indicados en el artículo 7o.
El informe final debe contener los siguientes elementos:
a) informe con el resultado que refleje el concepto final del auditor,
b) hoja de calificación detallada de todos los aspectos y criterios establecidos en los cuestionarios que debe aplicar el auditor,
c) anexo con información y documentación de soporte de todos sus hallazgos y los cálculos efectuados.
ARTÍCULO 10. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE APLICACIÓN. <Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022> La auditoría deberá verificar que al momento de realización de esta el OR continúe cumpliendo los requisitos para la aplicación del esquema de incentivos y compensaciones, establecidos en el numeral 11.2.6.3 de la Resolución CREG 097 de 2008. El incumplimiento de alguno de los requisitos originará que el puntaje obtenido como resultado de la auditoría sea igual a cero, es decir, No Satisfactorio. No obstante, el auditor deberá verificar todos los demás aspectos, calificarlos y entregar en su informe final los resultados de la aplicación de cada uno de los cuestionarios.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de marzo de 2013.
El Presidente,
ORLANDO CABRALES SEGOVIA,
Viceministro de Minas y Energía delegado del Ministro de Minas y Energía.
El Director Ejecutivo,
GERMÁN CASTRO FERREIRA.
ASPECTOS A VERIFICAR EN LA AUDITORÍA.
<Resolución subrogada por el artículo 14 de la Resolución 101-32 de 2022>
La auditoría a la información establecida en el numeral 11.2.5.4.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 deberá verificar los siguientes aspectos:
a) cumplimiento de los requisitos de aplicación del esquema, con el fin de garantizar la confiabilidad en los procesos y manejo adecuado de la información utilizada en la aplicación del esquema,
b) cumplimiento de responsabilidades y obligaciones del OR, establecidas en la regulación,
c) madurez de la implementación del esquema, con el fin de identificar fortalezas y debilidades en la aplicación del esquema de calidad por parte de los OR, que se reflejan en la claridad y transparencia del procesamiento de la información,
d) calidad de la información registrada en las bases de datos del OR, con el fin de analizar la exactitud, integralidad, el grado de vulnerabilidad de los datos a las modificaciones, la facilidad de utilización y la trazabilidad de la información generada desde las diferentes fuentes de captura de datos,
e) calidad de los cálculos de las variables del esquema, con el fin de revisar la adecuada aplicación de las fórmulas de cálculo de las variables utilizadas en el esquema, así como la objetividad y trazabilidad de los resultados,
f) calidad de la información reportada al SUI y al LAC, con el fin de evaluar la coherencia de la información registrada en las bases de datos del OR con respecto a la reportada por este a las bases de datos del SUI y del LAC.
Adicionalmente, el auditor deberá verificar la madurez de la implementación de las aplicaciones TIC a efectos de otorgar puntaje adicional al OR con base en el desarrollo tecnológico implementado para la aplicación del esquema.
A continuación se detalla en qué consiste la verificación de cada uno de estos aspectos.
1.1 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE APLICACIÓN DEL ESQUEMA.
El auditor deberá verificar que el OR cuente con la certificación resultante de la auditoría de cumplimiento de requisitos de que trata el numeral 11.2.5.4.1 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 y que el OR sigue cumpliendo los requisitos establecidos en el numeral 11.2.6.3 del mismo anexo.
En el caso en el que el auditor evidencie que el OR ha dejado de cumplir algún requisito de los descritos en el numeral 11.2.6.3, deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 10 de esta resolución.
Para la verificación, el auditor deberá utilizar las preguntas del Cuestionario A, contenido en el numeral 5.1 de este anexo. Cuando sea necesario para contestar las preguntas del cuestionario, el auditor deberá utilizar muestras de datos creadas con los mismos criterios indicados en el numeral 1.4 de este anexo.
1.2 CUMPLIMIENTO DE LAS RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL OR.
El auditor deberá identificar si el OR ha venido cumpliendo con las responsabilidades y obligaciones establecidas en el numeral 11.2.7.1 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008, aclarado por el artículo 16 de la Resolución CREG 043 de 2010.
Para esto el auditor deberá solicitar al OR los soportes que demuestren el cumplimiento, tales como: presentación del anexo informativo, comunicaciones entre el OR y los comercializadores de su mercado, comunicaciones al SUI, información histórica, entre otros.
El auditor deberá aplicar las preguntas del Cuestionario B, contenido en el numeral 5.2 de este anexo.
1.3 MADUREZ DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA.
En esta verificación el auditor debe identificar el nivel de madurez de la implementación de los procesos y procedimientos, la estructura y organización de soporte al proceso, la utilización de recurso humano capacitado y el manejo de la documentación con la que se soporta el esquema. Para este fin, el auditor deberá aplicar el Cuestionario C, contenido en el numeral 5.3 de este anexo. Cuando se requiera, se debe utilizar muestras de datos creadas con los mismos criterios indicados en el numeral 1.4 de este anexo.
1.4 CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN LA BASE DE DATOS DEL OR.
La exactitud, la integralidad, el grado de vulnerabilidad de los datos a las modificaciones, la facilidad de utilización y la trazabilidad de la información generada desde las diferentes fuentes de captura de datos, serán verificadas por el auditor.
Para esta verificación el auditor deberá diseñar y utilizar muestras aleatorias que garanticen una confiabilidad global mayor del 95% y un error relativo de muestreo menor al 5%, sobre la totalidad de la información reportada en la base de datos del Sistema de Gestión de la Distribución o en los diferentes reportes.
A la información de los elementos que conforman las muestras seleccionadas, el auditor deberá aplicar el Cuestionario D, contenido en el numeral 5.4 de este anexo.
1.5 CALIDAD DE LOS CÁLCULOS DE LAS VARIABLES DEL ESQUEMA.
El auditor deberá verificar la adecuada aplicación de las fórmulas de cálculo de las variables utilizadas en el esquema y la objetividad y trazabilidad de los resultados. En los casos en que sea necesario, el auditor deberá realizar la validación sobre un conjunto de datos de prueba preparados por él, comparando los resultados obtenidos utilizando el modelo de cálculo que para el efecto la CREG publicará mediante circular y un sistema de pruebas del aplicativo de cálculo que usa el OR para obtener los índices y demás variables del esquema.
El auditor deberá identificar en su informe las diferencias encontradas en los dos ejercicios, en caso de haberlas, así como las razones o problemas del aplicativo de cálculo que considere que causaron estas diferencias.
Para la verificación el auditor deberá utilizar el Cuestionario E, contenido en el numeral 5.5 de este anexo.
1.6 CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REPORTADA AL SUI Y AL LAC.
A través de esta verificación, el auditor deberá evaluar la calidad de la información que fue reportada por el OR a las bases de datos del SUI y LAC, es decir, si esta es coherente con la información registrada en las bases de datos del OR.
Para esto, durante la auditoría el OR debe permitir y acompañar al auditor en el ingreso a las bases de datos del SUI y del LAC, utilizando los usuarios y contraseñas de lectura que asigne el SUI y el LAC al auditor. El auditor comparará la información reportada con la registrada, utilizando muestras de datos creadas con los mismos criterios indicados en el numeral 1.4 de este anexo.
En esta etapa, el auditor deberá aplicar el Cuestionario F, contenido en el numeral 5.6 de este anexo.
1.7 MADUREZ DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS SOLUCIONES TIC.
Dado que la implementación de soluciones TIC aumenta la confiabilidad y la transparencia en los procedimientos de recolección y manejo de la información a través de herramientas de tecnología e informática avanzadas, el auditor deberá revisar la solidez y madurez tecnológica con la que el OR está llevando a cabo la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL.
Para esto, el auditor revisará aspectos tales como:
a) la madurez, capacidad y funcionalidad del sistema implementado para el servicio de atención telefónica. Con este fin, revisará el porcentaje de cubrimiento de usuarios que tiene el servicio, la existencia de registro electrónico de cada llamada del usuario, la posibilidad de consultar simultáneamente información del sistema comercial, la funcionalidad de la interface entre este sistema y las demás fuentes de captura de información de interrupciones, etc.,
b) la madurez, capacidad y funcionalidad del sistema SCADA o sistema de telemedición de las interrupciones. Para esto revisará el porcentaje de cubrimiento de transformadores y redes de todo el sistema del OR, la capacidad de almacenamiento de los datos registrados, etc.,
c) la capacidad y funcionalidad del sistema GIS para manejar de manera fácil e integrada la información de interrupciones del servicio con el fin de que sea recogida y registrada de forma adecuada,
d) la funcionalidad y seguridad del Sistema de Gestión de la Distribución, de que trata el numeral 11.2.5.1 de la Resolución CREG 097 de 2008, respecto a la facilidad de realizar auditoría sobre su funcionamiento, el control de reglas y los niveles de validaciones para el manejo transparente de la información,
e) la coordinación de los trabajos de campo, respecto a la capacidad de controlar la información que de ahí se obtiene y el mecanismo utilizado para capturar esta información. La facilidad de realizar auditoría sobre su proceso, su control y los niveles de validación utilizados para el manejo transparente de la información,
f) madurez y capacidad del mecanismo utilizado para la generación y envío de reportes al LAC y al SUI, respecto a la posibilidad de ser realizados por el sistema de manera automática y acertada respecto a los formatos, condiciones, oportunidad, facilidad para el soporte y requisitos relacionados con cada uno de los reportes. La facilidad de realizar auditoría sobre su correcta implementación, su control y los niveles de validación utilizados para el manejo transparente de la información,
g) capacidad del sistema para realizar cálculos fieles y confiables de los índices y componentes establecidos en el esquema de calidad del servicio en el SDL, su nivel de automatización, capacidad y facilidades de soporte y la facilidad de realizar auditoría sobre su correcto funcionamiento, su control y los niveles de validación utilizados para el manejo transparente de la información,
h) madurez del proceso de administración de la tecnología informática y seguridad que apoya el proceso de prestación del servicio, respecto a la capacidad del equipo, y el proceso utilizado para incorporar, soportar y mantener actualizadas las soluciones informáticas requeridas, siguiendo estándares y prácticas de la industria. El nivel de seguridad y efectividad del manejo de la información utilizada para la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL.
Para esta verificación el auditor deberá aplicar el Cuestionario G, contenido en el numeral 5.7 de este anexo.
Este aspecto será considerado como un puntaje extra que puede obtener el OR en la calificación y por lo tanto no contar con estas herramientas TIC no implica que el OR no pueda alcanzar el puntaje mínimo para obtener un resultado Satisfactorio.
REQUISITOS DEL AUDITOR.
<Capítulo modificado por el artículo 1 de la Resolución 168 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
El auditor debe contar como mínimo con alguna de las siguientes experiencias:
a) En planeación y evaluación empresarial o, en planeación y evaluación de soluciones tecnológicas para información,
b) En auditoría organizacional y de procesos,
c) En auditoría de sistemas informáticos, o
d) En sistemas de información orientados al control y la operación de sistemas eléctricos tanto para generación, transmisión, distribución o comercialización de energía.
El total de años de experiencia a acreditar respecto de alguno de los requerimientos establecidos en los literales anteriores, es de mínimo cinco años. De estos cinco años, mínimo dos deben ser en empresas del sector eléctrico y mínimo dos deben haberse realizado durante los últimos cinco años anteriores a la fecha de inscripción en el CNO.
2.2 PERFIL DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO AUDITOR.
El equipo auditor debe estar conformado por personas naturales y tener como mínimo profesionales que cumplan con los siguientes perfiles:
a) Un especialista informático: profesional universitario graduado, con conocimiento y experiencia en sistemas de información, bases de datos y tecnologías informáticas y de comunicaciones,
b) Un especialista administrativo u organizacional: profesional universitario graduado, con conocimiento y experiencia en diseño, implementación y/o gestión de procesos y manejo organizacional,
c) Un experto en el sector eléctrico: profesional universitario graduado y con matrícula profesional en las áreas de ingeniería o física, con conocimientos y experiencia en sistemas de telemedición y control, en sistemas SCADA, en sistemas de atención telefónica o en sistemas de gestión para prestación de servicios de electricidad en distribución o transmisión.
2. 3 EXPERIENCIA DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO AUDITOR.
Los integrantes del equipo auditor deben cumplir los requisitos que, para su correspondiente perfil, se indican a continuación:
a) Especialista informático:
i. Experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación o administración de sistemas y bases de datos empresariales o en proyectos de evaluación y/o auditoría de sistemas de información, bases de datos y soluciones informáticas; o experiencia de mínimo cinco (5) años en sistemas de información orientados al control y la operación de sistemas eléctricos tanto para generación, transmisión y distribución como para comercialización de energía.
ii. Certificación en metodologías ITIL o COBIT,
iii. Al menos una certificación en auditoría, con alguno de los siguientes enfoques: CISA (Certified Information System Auditor), CIA (Certified Internal Auditor), CISM (Certified Information Security Manager) o CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT).
b) Especialista administrativo u organizacional:
i. Experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación o administración de procesos, desarrollo organizacional, mejoramiento y planeación empresarial y tecnologías; o experiencia de mínimo cinco (5) años en proyectos de evaluación y auditoría empresarial, procesos y tecnología informática,
ii. Al menos una certificación en auditoría, con alguno de los siguientes enfoques: CISA (Certified Information System Auditor), CIA (Certified Internal Auditor), CISM (Certified Information Security Manager), CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT) o IRCA con orientación a seguridad de información o auditoría en gestión de calidad ISO 9001 o GP 1000;
c) Experto en el sector eléctrico:
i. Experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación, administración, evaluación o auditoría, de sistemas y bases de datos especializadas en procesos de operación del sector eléctrico (distribución, transmisión o generación), o
ii. Experiencia de mínimo cinco (5) años en el desarrollo de trabajos relacionados con la operación o ingeniería de: sistemas de distribución, transmisión o generación del sector eléctrico, sistemas de supervisión y control en tiempo real de redes eléctricas, o sistemas de telemedición.
2.4 CONSIDERACIONES EN LA SELECCIÓN DEL AUDITOR.
El auditor puede ser persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que acredite al menos un año de experiencia en auditorías. Se podrán constituir uniones temporales o consorcios para inscribirse en los respectivos procesos de selección ante el CNO. En estos últimos casos alguno de los integrantes del consorcio o la unión temporal deberá cumplir los requisitos para el auditor.
Para la selección del auditor se deberá considerar que éste no podrá realizar la auditoría a un OR cuando:
a) Haya contratado con el OR al que se audita trabajos relacionados con la auditoría de que trata esta resolución, dentro del año anterior al inicio de la auditoría,
b) Haya realizado al OR la verificación de cumplimiento de condiciones iniciales para comenzar la aplicación del esquema, dentro del año anterior al inicio de la auditoría,
c) Haya prestado dentro del año anterior al inicio de la auditoría, o le esté prestando, servicios de consultoría o asesoría en el diseño e implementación de todo o parte del sistema incentivos y compensaciones a la calidad del servicio en el SDL,
d) Haya prestado dentro del año anterior al inicio de la auditoría, o le esté prestando, servicios de consultoría o asesoría en el diseño e implementación de todo o parte de su proceso de distribución,
e) Haya prestado dentro del año anterior al inicio de la auditoría, o le esté prestando, servicios de consultoría o asesoría en el diseño e implementación de todo o parte del sistema de gestión de la calidad de su proceso de distribución,
f) Tenga un conflicto de intereses con el OR respecto a la actividad a desarrollar.
PROCESO DE SELECCIÓN DEL AUDITOR.
Los auditores que podrán realizar las auditorías serán seleccionados con base en las siguientes consideraciones.
Los auditores que cumplan con los requisitos descritos en el capítulo 2 de este anexo y que estén interesados en prestar el servicio de auditoría, en los términos establecidos en esta resolución, deberán inscribirse ante el CNO. El auditor podrá inscribir uno o más equipos auditores, acreditando el perfil exigido tanto para el auditor como para cada uno de las personas que conforman él o los equipos inscritos. De lo anterior se deriva que una empresa auditora podrá participar para realizar una o más auditorías con un equipo de trabajo diferente.
Los plazos para las inscripciones son los establecidos en el artículo 5o de esta resolución.
Por razones de organización y logística, el CNO podrá establecer los procedimientos y formatos para la presentación de la información requerida y para la elaboración de la lista de elegibles, dando cumplimiento a los tiempos establecidos en esta resolución.
El auditor y cada uno de los integrantes de sus equipos inscritos deben además declarar, bajo la gravedad del juramento, que no incurren en ninguna causal de incompatibilidad o conflicto de intereses, en los términos definidos en el numeral 2.4 de este anexo, y que los recursos con los cuales han constituido su empresa no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano.
En caso de incurrir en alguna de las causales respecto de un OR, el auditor debe anunciar y declarar impedida a su firma o al respectivo equipo de trabajo para realizar el trabajo de auditoría de ese OR en particular. Si el auditor no está impedido para realizarle la auditoría a un OR, podrá realizarla con alguno de sus equipos que no esté impedido.
Cuando un miembro de un equipo auditor incurra en alguna de las causales definidas en el numeral 2.4, hará incurrir en las mismas causales al equipo auditor.
Cuando una empresa auditora incurra en alguna de las causales definidas en el numeral 2.4, se entenderá que sus equipos auditores inscritos no podrán realizar la auditoría.
3.2 CONDICIONES DE LA LISTA DE ELEGIBLES.
La lista de elegibles de que trata el artículo 5o será de consulta pública y deberá permanecer publicada en la página web del CNO. En esta lista se deberá indicar, para cada auditor y/o para cada uno de sus equipos de trabajo, los OR para los cuales no puede prestar el servicio de auditoría, de acuerdo con la declaración de impedimento que haya presentado durante el proceso de inscripción.
Es obligación de cada auditor actualizar su declaración cada vez que se presente un cambio en su situación que lo haga incurrir en alguna de las causales que le impidan ejercer la auditoría, bien sea directamente o por parte de algún integrante de sus equipos auditores. El CNO actualizará de manera inmediata la publicación de la lista de elegibles a fin de reflejar esta nueva situación.
La lista de tres posibles auditores que asigne el CNO a cada OR deberá estar conformada por auditores diferentes, es decir, que en la lista asignada a ese OR no podrá repetirse la firma auditora, aunque sus equipos de trabajo sean diferentes.
Un auditor formará parte de la lista de elegibles, hasta cuando informe al CNO que ya no cumple con el perfil o que alguno de los miembros inscritos ya no forma parte de su equipo, caso en el cual, si lo desea, podrá solicitar nuevamente la inscripción de un nuevo equipo de trabajo.
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA.
4.1 PREPARATIVOS DE LA VISITA.
Es obligación del OR garantizar que la auditoría pueda realizarse eficazmente y para ello debe coordinar y planificar con el auditor la disposición adecuada de toda la información y los medios necesarios, como mínimo en lo referente a: i) las personas de contacto durante el desarrollo de la auditoría, ii) los procedimientos de consulta de información, iii) la disponibilidad, acceso y utilización de los recursos físicos y tecnológicos necesarios, y iv) la disponibilidad del sistema de pruebas mencionado en el numeral 1.5 de este anexo.
El LAC y el SUI proporcionarán a cada uno de los OR los “usuarios” y “contraseñas” para que los auditores realicen las consultas, sin posibilidad de modificación de la información reportada por el OR. Estos “usuarios” y “contraseñas” podrán ser usados para todas las auditorías. El LAC y el SUI determinarán la forma mediante la cual suministrarán esta información a los OR.
A fin de brindarle un conocimiento amplio y suficiente de la operación de la empresa y del esquema de incentivos y compensaciones a la calidad del servicio, y sin que esto constituya parte de la calificación de la auditoría, como mínimo el OR debe brindar al auditor la siguiente información:
a) información general del OR en lo relativo al área de cobertura, usuarios e infraestructura actual para prestar el servicio de distribución;
b) estructura de procesos del OR en donde se indique el flujo extremo a extremo de los procesos operativos relacionados con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio, con el suficiente nivel de detalle para conocer las actividades desarrolladas relacionadas con el esquema de calidad;
c) documentación relativa a la estructura organizacional, cuadros de mando y ejecución de la organización para las áreas relacionadas con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio;
d) equipos de trabajo, roles y perfiles involucrados en los procesos asociados al servicio de distribución y al manejo del esquema de calidad del servicio, el cual debe incluir el nombre de las personas que actualmente trabajan en cada uno ellos, al nivel de actividades, con la información detallada acerca de su nivel de formación, capacitación para el trabajo, conocimiento de la regulación y experiencia. Debe informarse además de los programas internos de formación y desarrollo del personal asociado a los procesos mencionados;
e) tecnología informática relacionada con la infraestructura de sistemas de información y aplicaciones implementadas por el OR, especialmente para el manejo de eventos en su red y el manejo del esquema de incentivos y compensaciones, identificando la infraestructura y plataforma de cómputo, almacenamiento, respaldo, seguridad y comunicaciones;
f) procesos y organización implementados por el área de administración informática, prácticas y estándares adoptados y acuerdos de servicios y niveles de atención implementados para gestionar la infraestructura y soluciones de TIC, requeridos por los procesos operativos relacionados con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio.
Una vez el auditor haya recopilado y revisado la información que se indica en el numeral anterior, deberá proceder a aplicar los cuestionarios establecidos en el capítulo 5 y el mecanismo de evaluación que se establece en el numeral 4.3 de este anexo.
Con base en los resultados obtenidos en los cuestionarios aplicados a cada uno de los aspectos mencionados en el capítulo 1 de esta resolución, el auditor deberá determinar el resultado de la auditoría a partir de la de la <sic> siguiente fórmula:
RA=CR*[CO+(k1*M+k2*QG+k3*QC+k4*QP)+MTIC]
Donde:
| RA: | Resultado de la auditoría |
| CR: | Cumplimiento de requisitos para la aplicación del esquema |
| CO: | Cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones del OR |
| k1: | Factor que representa el peso de la madurez de la implementación del esquema |
| M: | Madurez de implementación del esquema |
| k2: | Factor que representa el peso de la calidad de la información registrada |
| QG: | Calidad de la información registrada en las bases de datos del OR |
| k3: | Factor que representa el peso de la calidad de los cálculos de las variables del esquema |
| QC: | Calidad de los cálculos de las variable del esquema |
| k4: | Factor que representa el peso de la calidad de la información reportada al SUI y al LAC |
| QP: | Calidad de la información reportada al SUI y al LAC |
| MTIC: | Madurez de la implementación de soluciones TIC |
A continuación se describen las características de cada componente de la fórmula.
| Componente | Descripción | Evaluación | |
| CR | El auditor verifica que todos los requisitos mencionados continúan vigentes. El auditor debe utilizar el Cuestionario A. | Vigentes = 1 | No vigentes = 0 |
| CO | El auditor verifica que el OR, en el periodo de auditado, ha cumplido con las responsabilidades y obligaciones que determina la regulación. Para esto se aplica el Cuestionario B. | Puntaje que varía entre 0 y 90 | |
| k1 | Factor multiplicador para la madurez de implementación del esquema. | 1,9 | |
| M | Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario C que evalúa la madurez en la implementación del esquema. | Puntaje que al aplicar el factor k1 puede variar entre 0 y 80 puntos. | |
| k2 | Factor multiplicador para la calidad de la información registrada. | 11.43 | |
| QG | Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario D que evalúa la calidad de la información que fue registrada en las bases de datos del OR. | Puntaje que al aplicar el factor k2 puede variar entre 0 y 160 puntos. | |
| k3 | Factor multiplicador para la calidad de los cálculos de los componentes y variables que hacen parte de los índices y compensaciones. | 16 | |
| QC | Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario E que evalúa la calidad de los cálculos de los componentes y variables que hacen parte de los índices y compensaciones. | Puntaje que al aplicar el factor k3 puede variar entre 0 y 80 puntos. | |
| k4 | Factor multiplicador para la calidad de la información reportada al SUI y al LAC en las bases de datos. | 5 | |
| QP | Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario F que evalúa la calidad de la información reportada a las bases de datos del SUI y el LAC. | Puntaje que al aplicar el factor k4 puede variar entre 0 y 80 puntos. | |
| MTIC | Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario G que evalúa la Madurez de la implementación de soluciones TIC. | Puntaje que varía entre 0 y 57 al aplicar el cuestionario | |
El componente MTIC otorga un puntaje extra que permite elevar la calificación del OR por haber implementado herramientas tecnológicas y de información más avanzadas que las exigidas en la regulación. Por esta razón, no contar con estas herramientas TIC no implica que el OR no pueda alcanzar el puntaje mínimo para obtener un resultado Satisfactorio.
El resultado de la auditoría, RA, es Satisfactorio si es superior a 294 puntos. De lo contrario el resultado de la auditoría es No Satisfactorio.
CUESTIONARIOS.
El auditor deberá utilizar los cuestionarios que se presentan a continuación, los cuales son anexados a esta resolución en formato Excel para su diligenciamiento durante la auditoría.
Las siguientes preguntas permiten al auditor verificar que los requisitos para la aplicación del esquema se encuentran vigentes el momento de realización de la auditoría.
Las respuestas a cada una de las preguntas de este cuestionario solamente deberán ser afirmativas o negativas (sí o no). Al componente CR de la fórmula establecida en el numeral 4.3 se le asignará un valor de 1 si todas las respuestas de este cuestionario son afirmativas. En caso de que alguna de las respuestas sea negativa el valor del componente CR será igual a cero.
| No. | Pregunta/Actividad | Calificación posible | Calificación | Evaluación |
| A.1 | ¿Existe correcta vinculación entre los usuarios, transformadores y circuitos? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia del 10% sobre la obligación. | Sí/No | ||
| A.2 | ¿Cada uno de los componentes del Sistema de Gestión de la Distribución del OR está funcionado correctamente, según las funciones que deben cumplir? | Sí/No | ||
| A.3 | ¿Se reporta información telemedida de interrupciones al Sistema de Gestión de la Distribución, del 90% de las cabeceras de alimentadores? Margen de tolerancia del 5% sobre la obligación. | Sí/No | ||
| A.4 | ¿El OR está reportando la información de interrupciones al LAC utilizando alguna de las opciones establecidas en la regulación para ese fin?. | Sí/No | ||
| A.5 | ¿El OR tiene actualizada la Certificación de Gestión de Calidad de su proceso de Distribución y esta contiene los procedimientos para la medición, el registro y el reporte de las interrupciones del servicio? | Sí/No | ||
| A.6 | ¿Se reporta la información de interrupciones al Sistema de Gestión de la Distribución de por lo menos dos elementos de telemedición en el 90% de los circuitos? Margen de tolerancia del 5% sobre la obligación. Si el OR todavía no debe cumplir con este requisito, no se requiere revisión, únicamente asignar SI a esta pregunta. | Sí/No | ||
| Valor CR | ||||
Por medio de las preguntas o actividades planteadas en el siguiente cuestionario el auditor deberá verificar el cumplimento de las responsabilidades y obligaciones por parte del OR, según lo establecido en el numeral 11.2.7.1 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008, aclarado por el artículo 16 de la Resolución CREG 043 de 2010.
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| B.1 | ¿Antes de dar inicio al esquema, el OR suministró a los comercializadores de su mercado los códigos de vinculación de usuarios a circuitos y transfomadores de su red? | 10 | Sí/No | ||
| B.2 | ¿El OR mantiene el soporte de los eventos clasificados como exclusiones en los reportes hechos al SUI y al LAC, y de los eliminados en los reportes trimestrales al LAC, para un periodo mínimo de 2 años ? | 10 | Sí/No | ||
| B.3 | ¿El OR ha entregado cada año a los comercializadores de su mercado el anexo informativo de funcionamiento del esquema? | 10 | Sí/No | ||
| B.4 | ¿El OR cuenta con la información base generada en el Sistema de Gestión de la Distribución y los documentos de soporte de los cálculos de los índices, incentivos y compensaciones de los dos años anteriores a la fecha de realización de la auditoría? | 10 | Sí/No | ||
| B.5 | Obligaciones de Envío y oportunidad de reportes al LAC/SUI | 50 | Sí/No | ||
| B.5.1 | ¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes diarios al LAC? | 5 | 0%-100% | ||
| B.5.2 | Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? | 5 | Sí/No | ||
| B.5.3 | ¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes mensuales al LAC? | 5 | 0%-100% | ||
| B.5.4 | Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? | 5 | Sí/No | ||
| B.5.5 | ¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes trimestrales al LAC? | 5 | 0%-100% | ||
| B.5.6 | Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? | 5 | Sí/No | ||
| B.5.7 | ¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes mensuales al SUI? | 5 | 0%-100% | ||
| B.5.8 | Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? | 5 | Sí/No | ||
| B.5.9 | ¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes trimestrales al SUI? | 5 | 0%-100% | ||
| B.5.10 | Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? | 5 | Sí/No | ||
| Puntaje CO | |||||
La madurez en la implementación del esquema de calidad será verificada por el auditor utilizando las preguntas o actividades que se plantean en el siguiente cuestionario.
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| C.1 | Implementación de procedimientos | 12 | |||
| C.1.1 | ¿El OR tiene un procedimiento de vinculación usuario-transformadorcircuito, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.2 | ¿El OR tiene un procedimiento, dentro de su Proceso de Distribución, de asignación de códigos a los transformadores, alimentadores, circuitos? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.3 | ¿El OR tiene un procedimiento para la captura y manejo de la información proveniente de telemedición de interrupciones en la cabecera de los circuitos, dentro de su Proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.4 | ¿El OR tiene un procedimiento de registro de llamadas relacionadas con las interrupciones del servicio, dentro de du Proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.5 | ¿El OR tiene un procedimiento que incluye los criterios para eliminar eventos en los reportes el LAC y son conocidos por el personal encargado de estas funciones? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.6 | ¿ El OR tiene un procedimiento de programación, solicitudes de consignación, de ejecución de mantenimientos y de adecuaciones en la red, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.7 | ¿El OR tiene un procedimiento de intervenciones en la red por parte de las cuadrillas y la coordinación, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| C.1.8 | ¿El OR tiene un procedimiento para asegurar el registro confiable de una interrupción, sus causas y tiempos por parte de las cuadrillas? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.9 | ¿El OR tiene un procedimiento para asegurar el registro confiable de una interrupción, sus causas y tiempos por parte de los operadores del sistema de distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.10 | ¿El OR tiene un procedimiento de manejo de la información requerida para reportes al LAC, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.11 | ¿El OR tiene un procedimiento de manejo de la información requerida para reportes al SUI, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.1.12 | ¿El OR tiene un procedimiento para cálculo de los indicadores de calidad, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.2 | Estructura y organización de soporte | 3 | |||
| C.2.1 | ¿ El OR tiene una estructura de mando y una estructura operativa claramente definida y formalmente documentada y aprobada? | 1 | Sí/No | ||
| C.2.2 | ¿ El OR tiene definidos y documentados unos roles claros de registro, reporte y cálculo para la aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones? | 1 | Sí/No | ||
| C.2.3 | ¿ El OR tiene definidas y documentadas, de manera clara y precisa, las responsabilidades para los diferentes roles que apoyan la aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones? | 1 | Sí/No | ||
| C.3 | Conocimiento del talento humano | 3 | |||
| C.3.1 | ¿Ha llevado a cabo el OR cursos o jornadas de capacitación dirigidas al personal que realiza funciones relacionadas con la aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones? | 1 | Sí/No | ||
| C.3.2 | ¿Los temas de los cursos y capacitaciones han sido dirigidos a las funciones específicas de cada miembro del personal, según sus funciones dentro de la aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones? | 1 | Sí/No | ||
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| C.3.3 | Qué porcentaje del personal que realiza funciones relacionadas con la aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones ha participado alguna vez en los cursos o jornadas de capacitación mencionadas? | 1 | 0%-100% | ||
| C.4 | Manejo de información y documentación para el soporte del esquema de distribución? | 6 | |||
| C.4.1 | ¿ Se tiene un procedimiento para almacenar la información histórica de los reportes y formatos enviados al LAC y SUI, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.4.2 | ¿Se tiene un procedimiento para almacenar la información histórica de los índices, dentro de su proceso de Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.4.3 | ¿La clasificación de interrupciones que usa el OR para hacer los reportes al SUI corresponde con la indicada en la regulación? | 1 | Sí/No | ||
| C.4.4 | ¿La equivalencia de las causas internas definidas por el OR es coherente con la clasificación de interrupciones indicada en la regulación? | 1 | Sí/No | ||
| C.4.5 | ¿Existe soporte para los tiempos asignados a los eventos registrados y reportados en el sistema? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia del 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| C.4.6 | ¿Existen documentos de soporte en los que se sustenten las diferencias de información entre el reporte al SUI y el reporte al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| C.5 | Nivel de automatización | 6 | |||
| C.5.1 | ¿ El sistema de atención telefónica asigna automáticamente la fecha y hora de la llamada al campo de fecha y hora de inicio del evento reportado? | 1 | Sí/No | ||
| C.5.2 | ¿El tiempo de cierre de los eventos en los elementos telemedidos se asigna automáticamente como tiempo de finalización del evento asociado? | 1 | Sí/No | ||
| C.5.3 | ¿Todos los eventos detectados en el proceso de telemedición se envían automáticamente a la base de datos del Sistema de Gestión de la Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| C.5.4 | ¿Todos los eventos registrados en el proceso de atención telefónica se envían automáticamente a la base de datos del Sistema de Gestión de la Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| C.5.5 | Cuando por las diferentes fuentes es registrada la ocurrencia de un evento, ¿El sistema GIS es actualizado de forma automática y actualiza en línea los despliegues gráficos? | 1 | Sí/No | ||
| C.5.6 | ¿El OR tiene implementada una funcionalidad centralizada para el manejo de eventos modificados, en una estructura independiente de la base de datos, de tal forma que preserve la información original de los eventos como son los elementos, tiempos y causas? | 1 | Sí/No | ||
| C.6 | Nivel de manejo integrado de la información | 2 | |||
| C.6.1 | ¿Se tiene una sola base de datos donde se integre automáticamente la información de registro de eventos de los sistemas de atención telefónica, Telemedición, GIS y coordinación de trabajos en la red? | 1 | Sí/No | ||
| C.6.2 | ¿Se tiene una misma base de datos para almacenar la información relativa a los eventos y para la generación de reportes? | 1 | Sí/No | ||
| C.7 | Nivel de automatización Nivel de intervención manual | 11 | |||
| C.7.1 | ¿E l operador o agente de atención telefónica asigna o modifica el tiempo de recepción de la llamada? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.2 | ¿El operador o agente de atención telefónica asigna o modifica el código de transformador o circuito asociado al usuario que realiza la llamada? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.3 | ¿El operador o analista del centro de control ingresa o modifica el tiempo de apertura o cierre de cualquier elemento de red, en el sistema de telemedición? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.4 | ¿El operador o analista del centro de control ingresa o modifica la identificación transformador o circuito asociado a cualquier evento de un elemento de red en la base de datos que registra los eventos? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.5 | ¿El operador o analista del centro de control ingresa o modifica los tiempos asociados al inicio de cualquier evento en la base de datos en la que se registran los eventos? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.6 | ¿La clasificación de causa de los eventos es establecida por el responsable del registro en la base de datos, de acuerdo con su criterio? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.7 | ¿Alguno de los eventos, datos de tiempo o elemento de red almacenados en el Sistema de Gestión de la Distribucion son modificados durante la elaboración del reporte diario o mensual a ser enviado al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.8 | ¿A lguno de los datos de tiempos de interrupción, clasificación o elementos de red son modificados por un operador o analista encargado, en los formatos mensuales a ser enviados al SUI? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.9 | ¿Alguno de los eventos, datos de causas o elemento de red son modificados por un operador o analista encargado, en el reporte trimestral a ser enviado al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.10 | ¿ La marcación de eventos a ser eliminados en el reporte trimestral al LAC es identificada en el sistema, para soporte de la auditoría? | 1 | Sí/No | ||
| C.7.11 | ¿Alguno de los valores de las variables a reportar en el SUI en los formatos de reporte de índices de incentivos y compensaciones calculados son modificados por un operador o analista encargado? | 1 | Sí/No | ||
| Puntaje M | |||||
Para la verificación de la calidad de la información registrada en la base de datos del OR el auditor deberá utilizar el siguiente cuestionario.
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| D.1 | Verificación información | 14 | |||
| D.1.1 | ¿El OR tiene en sus bases de datos un esquema configurado y activado para el control de acceso, con perfiles y usuarios claramente definidos y aprobados? | 1 | Sí/No | ||
| D.1.2 | En el sistema de atencion telefonica, ¿todas las llamadas son registradas y, a menos que no puedan considerarse como eventos, reflejadas en el Sistema de Gestión de la Distribución? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.3 | En el sistema de telemedicion, ¿los eventos telemedidos están relacionados y reflejados en un evento registrado en el Sistema de Gestión de la Distribución? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.4 | Si se borra un evento, ¿quedan rastros o registros de auditoría que le permiten al OR detectarlo? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 0% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.5 | ¿La vinculación de usuarios y transformadores revisada está correcta y completa? Utilizar la muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| D.1.6 | ¿La información de los eventos revisados en el sistema de atención telefónica sobre tiempo o elemento de red afectado por una interrupción, ha sido reflejada con exactitud en el Sistema de Gestión de la Distribución? Utilizar la muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| D.1.7 | ¿Cuándo los eventos afectan elementos aguas abajo, la información de afectación u ocurrencia de un evento en estos elementos puede ser constatada?, ¿Existe coherencia? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.8 | ¿Se registra el inicio de los eventos por trabajos programados inmediatamente estos comienzan? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.9 | ¿El tiempo de inicio de las interrupciones no programadas llega desde los sistemas de telemedicion o atencion telefonica? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.10 | En el Sistema de Gestion de la Distribución, ¿se registra el tiempo de terminación de un evento telemedido inmediatamente concluye? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.11 | ¿La topología de la red está completa y actualizada en el sistema GIS? Utilizar la muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| D.1.12 | ¿En los reportes trimestrales al LAC, que provengan del sistema de atención telefónica, son exactos los datos de tiempos de la interrupción y existe soporte respecto a la asignación de la causa? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.13 | ¿En los reportes trimestrales al LAC, que provengan del sistema de Telemedición, son exactos en los datos de tiempos de la interrupción, y existe soporte respecto a la asignación de la causa? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| D.1.14 | ¿Los eventos clasificados como interrupciones excluidas son claramente identificables o diferenciables dentro de las causas identificadas como eventos que no se tendrán en cuenta para el cálculo de los Índices de calidad? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación. | 1 | Sí/No | ||
| Puntaje QG | |||||
Por medio de las preguntas o actividades establecidas en el siguiente cuestionario, el auditor deberá verificar la calidad de los cálculos de los diferentes índices y variables que hacen parte del esquema de incentivos y compensaciones.
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| E.1 | Verificación de cálculos | 5 | |||
| E.1.1 | ¿Los cálculos de índices pueden obtenerse, consultarse y utilizarse? | 1 | Sí/No | ||
| E.1.2 | ¿La información para los cálculos de índices es la misma que la información en la base de datos de eventos? | 1 | Sí/No | ||
| E.1.3 | ¿Hay consistencia de los índices calculados por el OR y el LAC? | 1 | Sí/No | ||
| E.1.4 | Validar con un conjunto de datos de prueba preparado por el auditor la exactitud del sistema de cálculos de índices del esquema de Incentivos y compensaciones. ¿Es preciso?. Para esto utilizar el modelo de cálculo hecho por la CREG. | 1 | Sí/No | ||
| E.1.5 | Determinar la confiabilidad de la implementación de los aplicativos que calculan los índices reportados al SUI. Usando el sistema de prueba del aplicativo de cálculo del OR, recuperando n meses y realizando de nuevo los cálculos, ¿se obtiene exactamente el mismo resultado reportado? Para esto utilizar el modelo de cálculo hecho por la CREG. | 1 | Sí/No | ||
| Puntaje QG | |||||
La calidad de los reportes hechos al SUI y al LAC deberá ser verificada por el auditor con base en las preguntas establecidas en el siguiente cuestionario:
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| F.1 | Verificación de reportes hechos por el OR | 16 | |||
| F.1.1 | ¿Pueden reconstruirse los reportes de elementos, tiempos y causas de interrupciones hechos al SUI? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.2 | ¿Los datos de elementos reportados en los formatos al SUI pueden obtenerse, consultarse y utilizarse? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.3 | ¿Se pueden reconstruir los reportes de eventos reportados al LAC? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.4 | ¿Los datos en los reportes de eventos al LAC pueden obtenerse, consultarse y utilizarse? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.5 | ¿Los datos reportados en los formatos de Índices del SUI pueden reconstruirse? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.6 | En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿todas las llamadas están reflejadas en un registro del reporte diario o mensual al LAC? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.7 | En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿todas las llamadas están registradas y hacen parte del reporte de calidad del elemento respectivo reportado en el formato mensual al SUI, a menos que no puedan considerarse como eventos? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.8 | En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿todos los eventos telemedidos están relacionados con interrupciones del servicio registradas y reflejadas en el reporte diario o mensual al LAC, a menos que no puedan considerarse como eventos? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.9 | En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿los eventos telemedidos seleccionados para auditar están relacionados con interrupciones del servicio registradas y reflejadas en el reporte mensual al SUI, a menos que no puedan considerarse como eventos? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.10 | ¿Están completos los elementos y datos reportados mensualmente en los formatos de información de calidad del SUI? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.11 | ¿La información de tiempos en los reportes está completa y precisa? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.12 | ¿Los eventos incluidos en el reporte mensual y trimestral al LAC están completos? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.13 | ¿Las diferencias entre los reportes hechos al LAC y al SUI, con respecto a elementos, tiempos y clasificación de las interrupciones, están justificadas? Utilizar muestra. | 1 | 0%-100% | ||
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| F.1.14 | Validar con un conjunto de datos de prueba preparado por el auditor la exactitud del sistema de generación de reportes. ¿Es preciso y confiable? | 1 | 0%-100% | ||
| F.1.15 | Usando una base de datos vacía, recuperando n meses y realizando de nuevo la generación de reportes, ¿se obtiene exactamente el mismo reporte enviado al LAC diariamente, mensualmente y trimestralmente? | 1 | Sí/No | ||
| F.1.16 | Usando una base de datos vacía, recuperando n meses y realizando de nuevo la generación de reportes, ¿se obtiene exactamente el mismo resultado enviado al SUI mensualmente y trimestralmente? | 1 | Sí/No | ||
| Puntaje QP | |||||
La madurez alcanzada por el OR en cuanto a la aplicación de soluciones de tecnología e informática deberá ser evaluada por el auditor utilizando el siguiente cuestionario.
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| G.1 | Implementación Servicio de Atención telefónica | 9 | |||
| G.1.1 | ¿Qué porcentaje de cubrimiento de usuarios tiene el servicio de atención telefónica? | 1 | 0%-100% | ||
| G.1.2 | ¿Se hace un registro electrónico de cada llamada de usuarios? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.3 | ¿Desde las estaciones de atención telefónica se tiene acceso a consulta del sistema comercial? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.4 | ¿Desde las estaciones de atención telefónica se tiene acceso a consulta del sistema GIS? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.5 | ¿Desde el sistema de atencion telefonica, se tiene acceso a consultar toda la información del Sistema de Gestión de la Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.6 | ¿El sistema de atención telefónica posee un sistema de grabación telefónica de las llamadas de los usuarios? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.7 | ¿El sistema de atención telefónica tiene sincronización de tiempo de forma satelital (denominado también por GPS)? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.8 | ¿El sistema de atención telefónica tiene funcionalidad y reportes para supervisar y monitorear su funcionamiento y estadísticas de operación? | 1 | Sí/No | ||
| G.1.9 | ¿Se manejan índices de desempeño en el servicio de atención de llamadas?. ¿Cuáles?, registrarlos. | 1 | Sí/No | ||
| G.2 | Implementación Sistema SCADA | 5 | |||
| G.2.1 | ¿Qué porcentaje de cubrimiento de transformadores y circuitos tiene el sistema de telemedición? | 1 | 0%-100% | ||
| G.2.2 | ¿El sistema de telemedición posee un almacenamiento histórico de eventos, mínimo de dos años? | 1 | Sí/No | ||
| G.2.3 | ¿El sistema de telemedicion posee una sincronización de tiempo vía sateliltal (GPS)? | 1 | Sí/No | ||
| G.2.4 | ¿Qué porcentaje de los dispositivos remotos de medición de interrupciones, como RTU, reconectadores etc, están sincronizados vía satelital (GPS)? | 1 | 0%-100% | ||
| G.2.5 | ¿El tiempo registrado por el sistema de telemedición es el del dispositivo remoto? | 1 | Sí/No | ||
| G.3 | Implementación de Sistema GIS | 3 | |||
| G.3.1 | ¿Qué porcentaje de la red de distribución está supervisada en el Sistema GIS? | 1 | 0%-100% | ||
| G.3.2 | ¿El sistema GIS permite consulta en línea del estado de la red? | 1 | Sí/No | ||
| G.3.3 | ¿Se tiene un proceso de actualización permanente de la topología en el GIS? | 1 | Sí/No | ||
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| G.4 | Mecanismo de registro de los eventos | 12 | |||
| G.4.1 | ¿Son enviados de manera automática los eventos registrados en la base de datos del Sistema de Gestión de la Distribución al área que coordina los trabajos en la red y a partir de esto se despacha en línea las órdenes de trabajo? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.2 | ¿ El cálculo de índices se realiza de manera automática en fechas y/o horas predefinidas en el sistema? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.3 | En las bases de datos originales de los componentes del Sistema de Gestión de la Distribución, ¿se tienen restricciones a la modificación de datos originales de registros o eventos (primer dato entrado)? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.4 | ¿Se tiene una base de datos separada para los eventos que deban ser modificados (estructura independiente para eventos modificados, sin alterar el original)? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.5 | ¿El sistema posee validaciones automáticas para la entrada de fechas y tiempos? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.6 | ¿El sistema posee una selección predefinida de causas posibles de los eventos? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.7 | ¿Las causas identificadas por el OR se asocian de manera automática a las clasificaciones establecidas en la regulación? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.8 | ¿Tiene el OR un mecanismo para realizar consultas predefinidas de la información de eventos? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.9 | ¿Existe algún mecanismo en el sistema que garantice el registro de la hora exacta de finalización del evento? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.10 | ¿Existe algún control y notificación de alertas para controlar ventanas de tiempo de la duración de los trabajos en ejecución? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.11 | ¿El inicio de los eventos sucedidos durante un turno queda registrado en el periodo de tiempo que comprende ese mismo turno? | 1 | Sí/No | ||
| G.4.12 | ¿El sistema posee un registro de auditoría para los cambios y modificaciones de datos en los eventos? | 1 | Sí/No | ||
| G.5 | Mecanismo de coordinación de trabajos en la red | 8 | |||
| G.5.1 | ¿Tiene el OR un despacho automatizado de cuadrillas apoyado en sistemas móviles? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.2 | ¿Tiene el OR un control en línea de ubicación y actividades de las cuadrillas? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.3 | ¿Existen mecanismos que permitan validar las aprobaciones de trabajos programados y controlen el inicio y terminación de la ejecución de acuerdo con lo planeado? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.4 | ¿Las cuadrillas tienen un sistema para el reporte automatizado de tiempos y acciones en la atención de eventos? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.5 | ¿Tiene el OR un almacenamiento histórico de información de trabajos realizados por las cuadrillas? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.6 | ¿El despacho de las cuadrillas tiene un método estructurado y automatizado? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.7 | ¿Las cuadrillas poseen una sincronización de tiempo satelital (GPS)? | 1 | Sí/No | ||
| G.5.8 | ¿El sistema verifica que se cumplan tiempos de atención definidos para las cuadrillas? | 1 | Sí/No | ||
| G.6 | Mecanismo de generación de reportes LAC/SUI | 6 | |||
| G.6.1 | ¿El sistema genera de manera automática su reporte diario al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| G.6.2 | ¿El sistema genera de manera automática su reporte mensual al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| G.6.3 | ¿El sistema genera de manera automática su reporte trimestral al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| G.6.4 | ¿El sistema genera de manera automática su reporte mensual al SUI? | 1 | Sí/No | ||
| G.6.5 | ¿El sistema genera de manera automática su informe trimestral de variables e índices al SUI? | 1 | Sí/No | ||
| G.6.6 | ¿El sistema tiene un registro de los cambios o modificaciones a los reportes al SUI? | 1 | Sí/No | ||
| No. | Pregunta/Actividad | Valoración criterio | Calificación posible | Calificación | Puntaje |
| G.7 | Mecanismo para realizar cálculos de los Índices de Calidad | 4 | |||
| G.7.1 | ¿El sistema genera de manera automática el cálculo de los Índices? | 1 | Sí/No | ||
| G.7.2 | ¿El sistema genera de manera automática el reporte al SUI de la información sobre variables intermedias necesarias para el cálculo de los índices? | 1 | Sí/No | ||
| G.7.3 | ¿El sistema tiene un registro automático de los cambios o modificaciones a los formatos generados? | 1 | Sí/No | ||
| G.7.4 | ¿El sistema genera o guarda los soportes de los cálculos? | 1 | Sí/No | ||
| G.8 | Mecanismo de Envío de Reportes | 2 | |||
| G.8.1 | ¿El sistema envía de manera automática el reporte diario al LAC? | 1 | Sí/No | ||
| G.8.2 | ¿El OR proporciona al LAC un acceso directo a la información de eventos diarios? | 1 | Sí/No | ||
| G.9 | Administración de TI y Seguridad | 8 | |||
| G.9.1 | ¿El OR tiene un plan de tecnología Informático actualizado? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.2 | ¿El OR tiene una organización de TI estructurada por procesos, con roles y responsabilidades claramente definidas y aprobadas? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.3 | ¿El OR tiene implementadas y adoptadas prácticas de ITIL? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.4 | ¿El OR tiene implementadas y adoptadas prácticas o certificaciones de COBIT? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.5 | ¿El OR tiene un proceso definido e implementado, apoyado en herramienta de Mesa de Ayuda (Help-desk) para la atención a los usuarios internos y el registro y atención de incidentes, problemas y solicitudes de cambio en los sistemas y plataforma informática? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.6 | ¿El OR tiene implementado un esquema de seguridad y control de acceso a equipos e información? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.7 | ¿El OR tiene implementado un esquema de respaldo de datos para salvaguardar toda la información del Sistema de Gestión de la Distribución? | 1 | Sí/No | ||
| G.9.8 | ¿El OR tiene implementada una metodología de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones estructurada y documentada? | 1 | Sí/No | ||
| Puntaje MTIC | |||||
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de marzo de 2013.
El Presidente,
ORLANDO CABRALES SEGOVIA,
Viceministro de Minas y Energía delegado del Ministro de Minas y Energía.
El Director Ejecutivo,
GERMÁN CASTRO FERREIRA.
