Resolución 578 de 2026 UPME
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RESOLUCIÓN 00578 DE 2026
(agosto 11)
Diario Oficial No. 53.614 de 3 de septiembre de 2026
UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA
Radicado: 202601140005785
Por la cual se adopta la versión 05 del Manual de Contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME).
LA DIRECTORA GENERAL DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA (UPME),
en ejercicio de sus facultades legales, y especialmente las conferidas por el artículo 9o del Decreto número 2121 de 2023 y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1o del Decreto número 2121 de 2023, la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), de que trata la Ley 143 de 1994, es una Unidad Administrativa Especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación.
Que por virtud de lo dispuesto en el artículo 82 de la Ley 489 de 1998, las unidades administrativas especiales con personería jurídica, son entidades descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial, las cuales se sujetan al régimen jurídico contenido en la Ley que las crea y, en lo no previsto por ella, al de los establecimientos públicos.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, el régimen especial en materia de contratación atribuido a la UPME por la Ley 143 de 1994, y ratificado por el Decreto número 2121 de 2023, le impone el deber de aplicar, en desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en las leyes que regulan la materia.
Que, en virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, la UPME adoptó la versión 04 de su Manual de Contratación mediante Resolución número 00026 del 9 de enero de 2025.
Que, en desarrollo de las actividades contractuales de la Unidad, se evidenció la necesidad de realizar ajustes al Manual de Contratación relacionados principalmente con la creación del comité estructurador, la celeridad en plazos de procesos competitivos, la ampliación de causales en contratación directa, la estimación de la cláusula penal y las bases de solicitud de garantías contractuales.
Que, en sesión 039 ordinaria virtual del 30 de julio de 2026 fue sometido a consideración del Comité de Contratación de la UPME las modificaciones al Manual de Contratación contenido en la Resolución número 000026 de 2025, siendo aprobadas por unanimidad.
Que comporta una obligación legal el mantener vigentes las políticas en materia de contratación y en pro de una mejora continua, lo que demanda la modificación del Manual de Contratación de la UPME adoptado mediante Resolución número 00026 de 2025.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adóptese la versión 05 del Manual de Contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), en aras de incorporar las modificaciones propuestas, aprobadas por los miembros del Comité de Contratación en sesión 039 ordinaria del 30 de julio de 2026.
Parágrafo. El ANEXO a la presente resolución constituye la versión 05 del Manual de Contratación de la UPME y forma parte integral de la misma.
ARTÍCULO 2o. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Incluir el Anexo de la presente resolución, que constituye el Manual de Contratación, en el Sistema Integrado de Gestión, así como las actualizaciones a los procedimientos y formatos allí establecidos, los cuales estarán a cargo del (a) Coordinador (a) del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Contractual de la Secretaría General.
ARTÍCULO 3o. PUBLICACIÓN. Publicar la presente resolución en la página de la entidad y en el Diario Oficial.
ARTÍCULO 4o. PERIODO TRANSICIÓN. Los procesos competitivos de contratación que se hayan iniciado en vigencia de la Resolución número 00026 de2025, continuarán rigiéndose por dicha norma, en lo que respecta al proceso de selección.
Con relación a los procesos de liquidación de los negocios jurídicos ejecutados en la Unidad, les será aplicado el Manual de Contratación que regía al momento de la terminación de la relación negocial.
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación, de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y deroga las Resolución número 00026 de 2025.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 11 de agosto de 2026.
La Directora General,
Indira Portocarrero Ospina,
Dirección General.
MANUAL CONTRATACIÓN DE LA UPME.
Contenido
Contenido. 1 1
INTRODUCCIÓN
1.1 OBJETIVO GENERAL
1.2 REGIMEN ESPECIAL.
1.3 ALCANCE
1.4 RESPONSABLES DE ADELANTAR EL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL
1.5 DEFINICIONES
1.5.1 ACEPTACIÓN DE OFERTA:
1.5.2 ACTA DE INICIO:
1.5.3 ACTA DE SUSPENSIÓN:.
1.5.4 ACTA DE REINICIO:.
1.5.5 ACTA DE LIQUIDACIÓN:
1.5.6 ACTA DE TERMINACIÓN:
1.5.7 ACTO DE SELECCIÓN:.
1.5.8 ACUERDOS MARCO DE PRECIOS:
1.5.9 ACUERDOS COMERCIALES:
1.5.10 ADENDA:.
1.5.11 ADICIÓN:.
1.5.12 AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA -COLOMBIA COMPRA EFICIENTE:.
1.5.13 BIENES O SERVICIOS SOSTENIBLES:
1.5.14 CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL):
1.6 NORMATIVIDAD APLICABLE
2 TÍTULO I..
2.1 PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL PROCESO CONTRACTUAL
2.2 ARTÍCULO 1.- Principio de Transparencia.
2.3 ARTÍCULO 2.- Principio de Responsabilidad.
2.4 ARTÍCULO 3.- Principio de Economía
2.5 ARTÍCULO 4.- Principio de Celeridad
2.6 ARTÍCULO 5.- Principio de Eficacia.
2.7 ARTÍCULO 6.- Principio de Igualdad e Imparcialidad
2.8 ARTÍCULO 7.- Principio de Publicidad.
2.9 ARTÍCULO 8.- Principio de Buena Fe
2.10 ARTÍCULO 9.- Principio de Contradicción
2.11 ARTÍCULO 10.- Principio de Selección Objetiva
2.12 ARTÍCULO 11.- Principio de Planeación.
3 TÍTULO II REGLAS GENERALES.
CAPÍTULO 1. DE LA UPME COMO PARTE CONTRATANTE.
3.1 ARTÍCULO 12.- Competencia para contratar.
3.2 ARTÍCULO 13.- Plan anual de adquisiciones
3.3 ARTÍCULO 14. Responsabilidades de los servidores públicos de la UPME en la gestión contractual.
3.3.1 Ordenador del Gasto. En este servidor público recaen las siguientes responsabilidades:.
3.3.2 Secretario General, Subdirector de área y /o Jefe de Oficina. En estos empleos recaen las siguientes responsabilidades:
3.3.3 Secretario General. En este cargo recaen las siguientes responsabilidades:
3.3.4 El Coordinador del GIT Gestión Contractual. En este Coordinador recaen las siguientes responsabilidades:
3.3.5 El Coordinador del GIT de Gestión Financiera. En este Coordinador recaen las siguientes responsabilidades:.
3.3.6 El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. En el Jefe de Oficina recaen las siguientes responsabilidades:
3.4 CAPÍTULO 2 26 DE LOS CONTRATISTAS
3.4.1 ARTÍCULO 15.- Capacidad para contratar.
3.4.2 ARTÍCULO 16.- Proponentes plurales.
3.5 CAPÍTULO 3 29 DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES
3.5.1 ARTÍCULO 1.- Derechos y deberes de las partes
3.5.2 ARTÍCULO 18.- Derechos y deberes de la UPME:.
3.5.3 ARTÍCULO 19.- Derechos y deberes de los proponentes y/o contratistas:.
3.5.4 ARTÍCULO 20.- Régimen de inhabilidades e incompatibilidades, y conflicto de interés.
3.6 CAPÍTULO IV PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
3.6.1 ARTÍCULO 21.- Control ciudadano.
3.6.2 ARTÍCULO 22.- Veedurías.
4 TÍTULO III DE LOS COMITÉS.
CAPÍTULO 1.
4.1 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
4.1.1 ARTÍCULO 23.- Integrantes comité de contratación.
4.1.2 ARTÍCULO 24.- Funciones del comité de contratación
4.1.3 ARTÍCULO 25.-Sesiones del comité de contratación.
4.1.4 ARTÍCULO 26.- Quórum.
4.1.5 ARTÍCULO 27.- Actas del comité de contratación.
4.2 CAPÍTULO 2 36 COMITÉ ESTRUCTURADOR. 36 PROCESOS COMPETITIVOS
4.2.1 ARTÍCULO 28.- Comité Estructurador.
4.2.2 ARTÍCULO 29.- Integrantes Comité Estructurador.
4.3 COMITÉ DE EVALUACIÓN. 39 PROCESOS COMPETITIVOS
4.3.1 ARTÍCULO 30.- Comité evaluador
4.3.2 ARTÍCULO 31- Integrantes comité evaluador
4.3.3 ARTÍCULO 32.- Funciones del comité evaluador
4.3.4 ARTÍCULO 33
4.3.5 ARTÍCULO 34.- Comité evaluador en procesos de Tienda Virtual.
5 TÍTULO IV DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
CAPÍTULO 1.
5.1 ASPECTOS COMUNES APLICABLES A LOS PROCESOS COMPETITIVOS
5.1.1 ARTÍCULO 35: Estudio de Sector.
5.1.2 ARTÍCULO 36.- Requisitos habilitantes.
5.1.3 ARTÍCULO 37.- Factores de calificación
5.1.4 ARTÍCULO 38.- Criterios de Desempate
5.1.5 ARTÍCULO 39.- Informe de evaluación.
5.1.6 ARTÍCULO 40.- Suspensión y cancelación del proceso.
5.2 CAPÍTULO 2
MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.
5.2.1 ARTÍCULO 41.- Modalidad de contratación por medio de selección Pública
5.2.2 ARTÍCULO 42.- Modalidad de contratación a través de subasta.
5.2.3 ARTÍCULO 43.- Modalidad de contratación a través de Invitación
5.2.4 ARTÍCULO 44.- Modalidad de Contratación Directa
5.2.5 ARTÍCULO 45.- Modalidad de contratación a través de la Tienda virtual del
Estado Colombiano.
5.2.6 ARTÍCULO 46.- Términos, plazos y adendas.
5.2.7 ARTÍCULO 47.- Restricciones de contratación
6 TÍTULO V
DE LA ETAPA CONTRACTUAL
CAPÍTULO 1.
6.1 TIPOLOGÍA DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS
6.1.1 ARTÍCULO 48.- Tipos de negocios en la entidad
6.1.2 ARTÍCULO 49.- Aceptaciones de oferta.
6.1.3 ARTÍCULO 50.- Contratos.
6.1.4 ARTÍCULO 51.- Convenios
6.1.5 ARTÍCULO 52.- Otros negocios jurídicos.
CAPÍTULO 2.
6.2 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN
6.2.1 ARTÍCULO 53.- Perfeccionamiento.
6.2.2 ARTÍCULO 54.- Ejecución.
CAPÍTULO 3.
6.3 VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS
6.3.1 ARTÍCULO 55.- Supervisión y/o interventoría
CAPÍTULO 4.
6.4 SITUACIONES CONTRACTUALES.
6.4.1 ARTÍCULO 56.- Suspensión de los negocios jurídicos.
6.4.2 ARTÍCULO 57.- Modificación de los negocios jurídicos
6.4.3 ARTÍCULO 58.- Prórroga de los negocios jurídicos.
6.4.4 ARTÍCULO 59. Adición de los negocios jurídicos
6.4.5 ARTÍCULO 60.- Cesión de los negocios jurídicos
6.4.6 ARTÍCULO 61.- Terminación anticipada
6.4.7 ARTÍCULO 62.- Cláusulas de multas, penal pecuniaria y terminación unilateral
7 TÍTULO VI
7.1 GARANTÍAS
7.1.1 ARTÍCULO 63.- De las garantías
7.1.2 ARTÍCULO 64.- Riesgos a cubrir por las garantías
7.1.3 ARTÍCULO 65.- Mecanismos de solución de conflictos
7.1.4 ARTÍCULO 66.- Indemnidad de los negocios jurídicos.
8 TÍTULO VII.
8.1 DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL.
8.1.1 ARTÍCULO 67.- Liquidación de los negocios jurídicos
8.1.2 ARTÍCULO 68.- Procedimiento para la liquidación de los negocios jurídicos.
8.1.3 ARTÍCULO 69.- Cierre de expedientes en el SECOP y TVEC.
8.1.4 ARTÍCULO 70.- Disposición final de bienes.
9 TÍTULO VIII
9.1 DISPOSICIONES VARIAS
9.1.1 ARTÍCULO 71.- Articulación con el MIPG.
9.1.2 ARTÍCULO 72.- Actualización manual.
9.1.3 ARTÍCULO 73.- Uso obligatorio del SECOP
9.1.4 ARTÍCULO 74.- Normatividad
9.1.5 ARTÍCULO 75.- Anexos u Otros.
1 INTRODUCCIÓN
La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, es una unidad administrativa especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación (artículos 14 de la Ley 143 de 1994[1] y 1o del Decreto 2121 de 2023[2]).
En ese orden de ideas, y conforme con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022[3], las actuaciones contractuales de la UPME se regirán por el Derecho Privado, el cual encuentra fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad[4], consagrado legalmente en el Artículo 1602 [5] del Código Civil, que concurre con el principio de legalidad que preside a todas las actuaciones de la administración, en tanto que los servidores públicos sólo ejercen sus funciones y competencias en el marco de la Ley.
Conforme con dichos lineamientos, el Manual de Contratación "es el documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual"[6], y en ese sentido precisa que:
- Es un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de cada Entidad Estatal.
- Establece la forma como opera la Gestión Contractual de las Entidades Estatales y, - Da conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública la forma en que opera dicha Gestión Contractual, indicando los pasos generales[7] que deben surtirse en todo el proceso contractual, según la modalidad correspondiente.
Teniendo en cuenta lo anterior, el presente Manual de Contratación se constituye en una herramienta de consulta y aplicación permanente por la comunidad institucional, para la adquisición de los bienes, obras y servicios que se requieren y con el fin de que la gestión contractual se realice en el marco de los principios consagrados en la constitución y la ley, como la planeación, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, coordinación, imparcialidad, publicidad, responsabilidad, participación y libre concurrencia, prevalencia del interés general, buena fe, debido proceso, transparencia en la gestión contractual y selección objetiva en la escogencia de los contratistas.
Así mismo, este Manual tiene por objeto determinar las reglas generales para la planeación, suscripción, ejecución y liquidación de los negocios jurídicos que suscriba la Unidad de Planeación Minero Energética, para el cumplimiento de sus funciones misionales y para su adecuado funcionamiento, con austeridad de costos y tiempos, buscando la plena satisfacción de las necesidades y la salvaguarda del interés general y del erario público, en el marco de lo establecido en la normativa, el Código de Integridad y el Plan Estratégico de la UPME.
Finalmente, la UPME se encuentra comprometida con las compras públicas sostenibles, para lo cual, en la formulación y ejecución de su Plan Anual de Adquisiciones contempla las directrices señaladas en la Guía Conceptual y Metodología de Compras Públicas Sostenibles expedida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
1.1 OBJETIVO GENERAL
Regular la gestión contractual de la UPME, de manera que esta se desarrolle con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, libertad de concurrencia en los procedimientos de selección, subsanabilidad, responsabilidad, prevalencia del interés general, buena fe, debido proceso, transparencia en la gestión contractual y selección objetiva en la escogencia de los contratistas.
1.2 REGIMEN ESPECIAL
La Unidad De Planeación Minero Energética, cuenta con un régimen especial en materia de contratación conforme a lo previsto en el artículo 14 de la Ley 143 de 1994 e invita a todos los interesados a hacer veeduría, con el fin de realizar el control social a los procesos contractuales de la Entidad.
1.3 ALCANCE
El presente Manual regirá todas las actuaciones administrativas que adelante la UPME en la planeación de la gestión contractual, la selección de contratistas, ejecución, liquidación de negocios jurídicos e igualmente, será aplicable a todos los negocios jurídicos en los que la Entidad sea contratante, ya sea con personas de derecho privado o con entidades u organismos de derecho público.
Este Manual será de aplicación obligatoria por todas las dependencias y servidores públicos de la UPME. Los procesos de contratación de la UPME se regirán por lo aquí establecido y, por las normas civiles y comerciales, para la materialización de las metas y objetivos institucionales y consecuentemente de los fines estatales asociados a estas.
Está exceptuado del alcance de este Manual, las convocatorias que la Entidad realiza del Sistema de Transmisión Nacional y Regional, las de Gas Natural, y las Subastas de Largo Plazo, las cuales no generan vínculo contractual entre el adjudicatario de las mismas y la UPME.
Tampoco serán objeto de aplicación del presente Manual los pagos que tengan carácter obligatorio o impositivo tales como: Cancelación de impuestos, valorizaciones, gastos notariales, registro y beneficencia, seguro obligatorio de vehículos, pagos de cuotas de administración, servicios públicos y de revisiones técnico-mecánicas, pagos de honorarios en Tribunales de Arbitramento, gastos judiciales, contribuciones, entre otros.
1.4 RESPONSABLES DE ADELANTAR EL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL
- Dirección General
- Secretario(a) General.
- Coordinador(a) del GIT de Gestión Contractual.
- Supervisores e interventores - Profesionales y contratistas del GIT de Gestión Contractual.
1.5 DEFINICIONES
Los siguientes términos han sido definidos para orientar la gestión contractual de la UPME, sin perjuicio de los demás conceptos definidos en las normas especiales:
1.5.1 ACEPTACIÓN DE OFERTA:
Para el caso de los negocios jurídicos de suscripción a información o publicaciones especializadas nacionales o internacionales, se realizará un documento de aceptación de oferta suscrito por el ordenador del gasto a través del cual se le da a conocer al contratista/proveedor que su propuesta u oferta ha sido aceptada en los términos y condiciones ofrecidos. Dicho documento se publicará en el SECOP II, para efectos publicitarios.
1.5.2 ACTA DE INICIO:
Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de inicio para la ejecución del negocio jurídico, si así se pactó en el mismo.
1.5.3 ACTA DE SUSPENSIÓN:
Es el documento mediante el cual, el ordenador del gasto, el supervisor / interventor del contrato y el contratista (previo concepto técnico/ financiero y jurídico de viabilidad del supervisor / interventor del contrato), acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del negocio jurídico, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o por cualquier circunstancia que impida la ejecución del contrato.
1.5.4 ACTA DE REINICIO:
Es el documento mediante el cual el ordenador del gasto, el supervisor/ interventor del contrato y el contratista (previo concepto técnico de viabilidad del supervisor del contrato o cumplimiento de los acuerdos establecidos en el acta de suspensión), acuerdan reiniciar el plazo de ejecución del negocio jurídico, una vez superadas las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, que dieron origen a la suspensión.
1.5.5 ACTA DE LIQUIDACIÓN:
Es el documento. que tiene por objeto determinar si las partes pueden declararse a paz y salvo o si existen obligaciones por cumplir. Debe ser suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor/interventor y el contratista, una vez fenezca el plazo del contrato.
1.5.6 ACTA DE TERMINACIÓN:
Es el documento mediante el cual el ordenador del gasto y el contratista acuerdan terminar de manera anticipada el plazo de ejecución del negocio jurídico, bien porque hayan quedado cumplidas las obligaciones en forma satisfactoria, o bien porque se den las causales de fuerza mayor o caso fortuito que impidan la ejecución del contrato o las que se establezcan en la minuta contractual.
1.5.7 ACTO DE SELECCIÓN:
Es el acto administrativo por el cual la Entidad manifiesta su voluntad inequívoca de seleccionar, dentro de un proceso competitivo, la propuesta más favorable para la UPME. Es un acto definitivo y no admite recursos, de manera que sólo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa. Este acto es irrevocable, salvo que, dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción de este, sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que se obtuvo por medios ilegales, caso en el cual la entidad, mediante acto motivado, podrá seleccionar al oferente que se encuentre en segundo lugar.
1.5.8 ACUERDOS MARCO DE PRECIOS:
Negocio jurídico celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
1.5.9 ACUERDOS COMERCIALES:
Los Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados entre Estados, los cuales incluyen obligaciones y derechos en materia de compras públicas en los cuales existe, como mínimo, el compromiso de trato nacional para los proponentes, bienes y servicios del Estado con el que se firma el Acuerdo Comercial.
Los Acuerdos Comerciales son aprobados e incorporados en la normativa colombiana por medio de una Ley de la República. En Colombia, las Entidades Estatales deben cumplir en sus Procesos de Contratación con las obligaciones incluidas en los Acuerdos Comerciales. Cualquier proponente tiene el derecho a exigir el cumplimiento de los Acuerdos Comerciales cuando estos son aplicables a los Procesos de Contratación. Este también es un derecho de los proponentes frente a los Procesos de Contratación que adelantan los Estados con los cuales Colombia ha suscrito Acuerdos Comerciales En la etapa de planeación se deberá determinar si los Acuerdos Comerciales entre Colombia y otros países son aplicables al Proceso de Contratación[8].
1.5.10 ADENDA:
Es el documento mediante el cual se modifican los Términos de Referencia de la modalidad de Invitación o Pública.
1.5.11 ADICIÓN:
Minuta que modifica el negocio jurídico, aumentando su valor.
1.5.12 AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA -COLOMBIA COMPRA EFICIENTE:
Entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación.
Como entidad rectora de contratación estatal, tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado (artículos 1o y 2o del Decreto 4170 de 2002).
1.5.13 BIENES O SERVICIOS SOSTENIBLES:
Un bien o servicio sostenible es aquel que utiliza de manera racional y eficiente los recursos naturales, humanos y económicos a lo largo de su ciclo de vida, generando así beneficios para el medio ambiente, la sociedad y la economía. Estos, por su naturaleza, presentación, costo e impacto ambiental, generan beneficios para la sociedad, la economía y el entorno, mientras responden a las necesidades del usuario, quien obtiene el máximo provecho de estos, lo cual es consecuente con patrones de producción comprometidos con la disponibilidad de recursos para las generaciones futuras.
Para efectos del presente manual, cuando se utilice la expresión "bien o servicio" en singular o plural, estos tienen el carácter de ambientalmente sostenibles.
1.5.14 CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL):
Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Debe expedirse previamente a la suscripción del contrato, cuando la modalidad es directa, o a la apertura del proceso de selección del contratista.
Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, el GIT Gestión Financiera deberá llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades[9].
1.5.15 CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO:
Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un negocio jurídico da cuenta a la entidad sobre la ejecución de este, pudiendo dar a conocer situaciones irregulares o dificultades que ameritan la adopción de medidas administrativas o judiciales para salvaguardar los intereses de la entidad y del erario.
1.5.16 CIERRE ELECTRÓNICO:
Es el cierre del expediente electrónico en la plataforma del SECOP II, una vez finalizado el proceso de contratación[10].
1.5.17 CLÁUSULA:
Estipulación plasmada dentro de una minuta de un negocio jurídico que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del negocio celebrado.
1.5.18 COMITÉ EVALUADOR:
Equipo interdisciplinario de servidores o contratistas de la UPME encargado de llevar a cabo la evaluación y calificación de las propuestas, en desarrollo de la gestión contractual de la Entidad. Está compuesto mínimo, por un servidor público o colaborador del GIT gestión contractual, uno del GIT gestión financiera, y un técnico del área líder del proceso.
1.5.19 COMPRAS PÚBLICAS SOSTENIBLES:
Proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y utilidades públicas de tal forma que alcanzan un alto rendimiento basado en un análisis de todo el ciclo de vida, que se traduce en beneficios no sólo para la organización, sino también para la sociedad y la economía, al tiempo que reduce al mínimo los daños al medio ambiente.
Para efectos del presente manual, cuando se utilice la expresión "compra pública" en singular o plural, esta tiene el carácter de ambientalmente sostenibles.
1.5.20 CONTRATO:
Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes.
1.5.21 CONTRATISTA:
Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, que suscribe un contrato.
1.5.22 CUANTÍA:
Valor expresado en el Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes - SMMLV de la vigencia correspondiente a la modalidad de selección y/o a la suscripción del negocio jurídico, según corresponda.
1.5.23 ESTUDIOS PREVIOS:
Estudios, análisis y trámites debidamente documentados, que sirven de soporte para las diferentes modalidades de selección, de manera que los usuarios internos y externos, especialmente los proponentes o el eventual contratista, puedan valorar adecuadamente la necesidad, justificación, y el alcance de los requerimientos de la entidad.
Deben contener, por lo menos: (i) Descripción de la necesidad de la entidad; (ii) Objeto a contratar, con sus especificaciones, autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos; (iii) Modalidad de selección del contratista y su justificación con sus fundamentos jurídicos; (iv) Valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando la forma de calcularlo; (v) Criterios para seleccionar la oferta más favorable; (vi) Análisis del Riesgo y la forma de mitigarlo; (vii) Análisis de la exigencia de garantía, e (viii) Indicar si el proceso está cobijado por un Acuerdo Comercial (Procesos competitivos).
Así mismo los Estudio Previos deberán contener independientemente del bien o servicios a contratar lo siguiente:
1.5.23.1 ESTUDIO DE SECTOR:
Es deber de las entidades estatales realizar un análisis para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.
El estudio de sector permite identificar las oportunidades disponibles en el mercado para atender la necesidad de la entidad estatal.
El resultado de este análisis del sector debe plasmarse en los estudios y documentos previos del proceso de contratación. La importancia de realizar este análisis ha sido recalcada en las recomendaciones que la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico – OCDE ha formulado al Gobierno Nacional, las cuales constituyen buenas prácticas en materia de promoción de la competencia en la contratación pública.
1.5.23.2 ESTUDIO DE LA OFERTA:
El estudio de la oferta tiene como objetivo identificar las opciones de suministro para las categorías de compras definidas y los posibles proveedores que pueden suministrar los bienes, obras o servicios que requiere para satisfacer su necesidad. Con esta información, aunada a los aspectos generales del mercado, la UPME tendrá información consolidada que le servirá para definir sus requisitos habilitantes en el proceso de contratación.
1.5.23.3 ESTUDIO DE MERCADO:
El estudio de mercado permite comprender la dinámica de los precios y establecer el presupuesto oficial de la contratación. Este comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, los cuales pueden consultarse a través de mecanismos como la solicitud de cotizaciones, la consulta de bases de datos especializadas y el análisis de precios históricos. También involucra el análisis de las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o precio del contrato.
1.5.24 GIT:
Grupo Interno de Trabajo. Cada vez que en este manual se haga referencia a un GIT o a su Coordinador, debe entenderse que incluye al área y/o directivo que haga sus veces, en caso de una reestructuración de la entidad.
1.5.25 GARANTÍAS:
Mecanismos de cobertura del riesgo, otorgados por los oferentes o por el contratista a favor de la entidad contratante.
1.5.26 IMPOSIBILIDAD DE SELECCIÓN DE OFERTA DENTRO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN:
Manifestación de la Administración mediante acto administrativo, que da por terminado un proceso de selección cuando no se presenta propuesta alguna o cuando no es posible seleccionar un contratista porque ninguno de los proponentes cumplió con las condiciones exigidas en los términos de referencia. También procede cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, sea porque los términos de referencia son ambiguos u otra razón debidamente justificada.
1.5.27 INFORME DE REQUISITOS HABILITANTES:
Documento a través del cual los miembros del comité de evaluación designado consignan el resultado de la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes establecidos en los Términos de Referencia de las modalidades de Invitación o Pública y a través del cual se solicita la subsanación de alguno de los requisitos.
1.5.28 INFORME DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS:
Documento a través del cual los miembros del comité de evaluación designado consignan el resultado de la calificación de las propuestas y recomienda al ordenador del gasto la selección de un contratista o la imposibilidad de selección.
1.5.29 INTERVENTOR:
Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, de forma individual o conjunta, contratada para efectuar, por regla general, el seguimiento técnico del negocio jurídico y que cuenta con una experticia específica para el efecto. Por la naturaleza o complejidad de la contratación la entidad podrá contratar, debidamente justificada, una interventoría integral del negocio jurídico.
Por regla general no son concurrentes las funciones de interventoría y supervisión en un mismo negocio jurídico, salvo cuando el interventor solo esté a cargo del seguimiento técnico, caso en el cual los demás aspectos, financiero, legal, administrativo, serán verificados por un supervisor designado por la Entidad.
1.5.30 SECTOR:
Es el conjunto de empresas que ofrecen diferentes productos o servicios que solucionan una necesidad en un mercado relativo al objeto del proceso de contratación.
1.5.31 SUPERVISOR:
Servidor público responsable de efectuar el seguimiento integral, es decir, técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de un negocio jurídico, cuando no se requieren conocimientos especializados.
1.5.32 MODALIDADES DE SELECCIÓN:
Son los procedimientos a través de los cuales Unidad de Planeación Minero- Energética contrata la adquisición de bienes y servicios ambientalmente sostenibles, a saber: (i) Pública (ii) Subasta (iii) Invitación (iv) Directa, y, (v) Tienda Virtual del Estado Colombiano.
1.5.33 MEMORANDO DE ENTENDIMIENTO:
Acuerdo de voluntades no vinculante en el cual se incluyen intenciones, compromisos, aspiraciones, propósitos dentro un marco de cooperación entre partes (públicas o privadas) para futuros proyectos o colaboraciones.
1.5.34 NEGOCIO JURÍDICO:
Se entenderán como negocios jurídicos, los contratos, los convenios, y aceptaciones de oferta, suscritos por el Ordenador del Gasto.
1.5.35 PLAZO DE EJECUCIÓN:
Es el tiempo específico en el que se deben ejecutar las actividades previstas en el negocio jurídico. El plazo de ejecución empezará a contarse desde la fecha en que el Ordenador del gasto imparta aprobación a la "garantía" que se obliga a constituir el contratista, o desde la fecha en que se suscriba el "acta de inicio" o desde la expedición del registro presupuestal, o desde la firma, según lo pactado en el clausulado del contrato-. Para el efecto, el negocio jurídico correspondiente, señalará la condición para iniciar la ejecución contractual. Se deberá tener en cuenta lo señalado en el artículo 829 del Código de Comercio.
1.5.36 TÉRMINOS DE REFERENCIA:
Es el documento que contiene los requisitos objetivos de participación en un proceso de contratación cuando se efectúa por la modalidad de selección pública o invitación, en el que se definen, entre otros aspectos, las reglas de verificación de la capacidad de los oferentes y de evaluación de las ofertas, las causales de rechazo de los ofrecimientos, el cronograma del proceso, los mecanismos de comunicación con la administración, las condiciones del negocio jurídico a celebrar, etc.
1.5.37 PROPONENTE:
Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta (unión temporal, consorcio y promesa de sociedad) que aspira a celebrar negocios jurídicos con la UPME y presenta para ello de manera formal, una oferta.
1.5.38 PRÓRROGA:
Modificación al negocio jurídico que implica la extensión de su plazo de ejecución.
1.5.39 REGISTRO PRESUPUESTAL (RP):
es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor de las prestaciones a las que haya lugar.
1.5.40 RUP:
Registro Único de Proponentes que llevan las Cámaras de Comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
1.5.41 SECOP:
Sistema Electrónico de Contratación Pública.
1.5.42 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES:
Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (artículo 1o de la Ley 1562 de 2012).
El artículo 13 de la norma en cita, establece que deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.
1.5.43 VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL:
Establecidas conforme la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. La UPME invitará a las Veedurías a participar en todos sus procesos públicos.
1.6 NORMATIVIDAD APLICABLE
En todas las actuaciones y procedimientos contractuales que adelante la Unidad de Planeación Minero-Energética - UPME, serán de obligatorio aplicación y cumplimiento los principios enunciados en el Título I de este Manual, y los demás señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, las disposiciones civiles y comerciales y lo establecido de manera especial y particular en el presente Manual.
Para propósitos de guía normativa de este Manual, se deberá consultar la siguiente normatividad o la que la modifique o derogue, entre otras:
- Constitución Política de Colombia Artículos 209 - Código de Comercio de Colombia.
- Código Civil Colombiano.
- Ley 80 de 1993 Artículos 8o y 9o.
- Ley 143 de 1994 Artículo 13 y 14
- Ley 2094 de 2021.
- Ley 996 de 2005.
- Ley 1150 de 2007 Artículos 13 y 18.
- Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
- Decreto 19 de 2012.
- Ley 816 de 2013.
- Ley 1712 de 2014.
- Decreto 1082 de 2015.
- Decreto 1860 de 2021.
- Ley 2195 de 2022.
- Ley 2294 de 2023.
- Decreto 2121 de 2023
- Decreto 2122 de 2023
- Decreto 1600 de 2024 - Directivas Presidenciales.
- Circulares de Colombia Compra Eficiente en lo pertinente.
1.6.1 Proceso electrónico:
Por regla general, el contrato o convenio será electrónico. Por tanto, se deberá utilizar la plataforma del SECOP II o la Tienda Virtual del Estado Colombiano. TVEC o las plataformas que Colombia Compra Eficiente disponga para el efecto, para hacer el contrato o convenio y cargar los respectivos soportes.
1.6.2 Sistema Electrónico de Compra Pública:
El proceso de gestión contractual hará uso de las herramientas dispuestas por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, así:
- SECOP I, como herramienta de publicidad para los convenios que no tienen recursos económicos erogados por la Entidad, y por aquellos que sean suscritos por más de dos (2) partes, cuando aplique.
- SECOP II, como herramienta de publicidad del PAA y para aquellas aceptaciones de oferta e inscripciones a cursos, talleres, seminarios o cualquier otra modalidad de capacitación no formal, y como herramienta transaccional para llevar los diferentes procesos competitivos de selección, aprobaciones de garantías, suscripción de contratos, y convenios.
En virtud del principio de publicidad, se publicarán, como mínimo, los siguientes documentos: certificado de disponibilidad presupuestal – CDP, los estudios previos, clausulado general del negocio jurídico, sus modificaciones, registro presupuestal, póliza, aprobación de póliza, acta de inicio, certificado de cumplimiento, acta de liquidación.
PARAGRAFO: En atención a lo dispuesto por la Circular C-203 emitida por Colombia Compra Eficiente; debe señalarse que el SECOP II es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados, tanto para las entidades como para los proveedores, y ofrece una vista pública para cualquier interesado que desee hacer seguimiento a la contratación. De esta manera, cuando el proceso de contratación se adelanta a través del SECOP II, las aprobaciones de las actuaciones en la ejecución de un contrato, para su perfeccionamiento y posterior ejecución, deben efectuarse en dicha plataforma, de conformidad con el procedimiento establecido.
1.6.3 Modalidad de selección Invitación:
Se invitará a participar en el proceso por modalidad de selección invitación, a mínimo cinco personas naturales o jurídicas. En caso de ser un número inferior, se deberá dejar constancia de ello, en el estudio previo.
1.6.4 Sistema de Gestión de Calidad:
Para el desarrollo de las diferentes etapas de los procesos, se han diseñado formatos, los cuales se encuentran en el "Sistema de Gestión de Calidad" de la entidad. Todos los servidores públicos y contratistas que hacen parte del proceso de gestión contractual deben aplicar y usar los formatos establecidos en dicha plataforma.
1.6.5 Sistema de Gestión Documental:
Se hará uso del sistema de gestión documental dispuesto en la entidad, donde cada negocio jurídico, tendrá un expediente digital, que contenga el certificado de disponibilidad presupuestal – CDP, los estudios previos, contrato, convenio, sus modificaciones, registro presupuestal, póliza, aprobación de póliza, acta de inicio, certificado de cumplimiento, acta de liquidación, comunicaciones o solicitudes de contratistas, respuestas de la entidad, facturas o cuentas de cobro, certificados de cumplimiento, órdenes de pagos, y cualquier otro documento que surja en virtud de la suscripción del contrato.
1.6.6 Promoción del desarrollo local:
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley 2294 de 2023, y las normas que lo modifiquen o sustituyan, la UPME propenderá porque los contratistas que desarrollen inversiones o programas en las regiones contraten, como mínimo, el 50% de mano de obra local, siempre y cuando exista la mano de obra con las capacidades que requiere la ejecución de las inversiones y programas.
1.6.7 Prevención de la discriminación y el maltrato:
De conformidad con lo establecido en la Resolución UPME 437 de 2023, o la que la modifique o sustituya, se incluirá en todos los contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión, la obligación de abstenerse de ejercer cualquier forma de violencia contra las mujeres y basada en género, actos de racismo o discriminación, así como cumplir a cabalidad con lo dispuesto en el "Protocolo para la prevención, atención y medidas de protección de todas las formas de violencia contra las mujeres y basadas en género y/o discriminación por razón de raza, etnia, religión, nacionalidad, ideología política o filosófica, sexo u orientación sexual o discapacidad y demás razones de discriminación en el ámbito laboral y contractual de la Unidad de Planeación Minero Energética".
2 TÍTULO I.
2.1 PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL PROCESO CONTRACTUAL La Unidad de Planeación Minero-Energética aplicará, en desarrollo de su actividad contractual acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa, los de gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, y los que rige la contratación pública. Así mismo, estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
2.2 ARTÍCULO 1.- Principio de Transparencia
Principio conforme al cual la actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
2.3 ARTÍCULO 2.- Principio de Responsabilidad
Principio por medio del cual las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos.
2.4 ARTÍCULO 3.- Principio de Economía
Principio conforme al cual las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.
2.5 ARTÍCULO 4.- Principio de Celeridad
Principio mediante el cual las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.
2.6 ARTÍCULO 5.- Principio de Eficacia
Principio que impone que las autoridades busquen que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación de la Entidad.
2.7 ARTÍCULO 6.- Principio de Igualdad e Imparcialidad
El principio de igualdad impone que las autoridades darán el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y protección especial las personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en circunstancias de debilidad manifiesta.
El principio de la imparcialidad significa que las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación alguna y sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
2.8 ARTÍCULO 7.- Principio de Publicidad
Principio por medio del cual las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de esta.
2.9 ARTÍCULO 8.- Principio de Buena Fe
Principio en virtud del cual las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.
2.10 ARTÍCULO 9.- Principio de Contradicción
En virtud del principio de contradicción, los interesados en el proceso contractual tendrán oportunidad de conocer y de controvertir las decisiones que adopte la UPME, por conducto de los medios legales que sean pertinentes.
2.11 ARTÍCULO 10.- Principio de Selección Objetiva
Principio que establece que es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga a la propuesta más favorable a la UPME y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
2.12 ARTÍCULO 11.- Principio de Planeación
Principio por medio del cual la UPME debe realizar un juicioso estudio de planeación identificando sus necesidades y los medios para satisfacerlas, encaminado al conocimiento del mercado y de sus partícipes para utilizar sus recursos de la manera más adecuada y satisfacer sus necesidades generando mayor valor por dinero en cada una de sus adquisiciones.
2.13 ARTÍCULO 12.- Principio de participación y libre concurrencia
En virtud del principio de participación, y con el fin de garantizar los principios de libre concurrencia y promoción de la competencia, la UPME adelantará los procedimientos de selección de contratistas teniendo en cuenta los siguientes preceptos:
En los procesos de selección de contratistas, se establecerán requisitos mínimos de participación que deban cumplir los proponentes con el fin de garantizar la satisfacción de la necesidad a contratar. Conforme a lo anterior, cuando a ello haya lugar, se establecerán los siguientes requisitos:
Requisitos jurídicos: Mediante los cuales se establecerán las exigencias para verificar la capacidad jurídica del oferente para contratar. Estos requisitos serán establecidos por el GIT Gestión Contractual de la Secretaría General.
Requisitos financieros: Mediante los cuales se establecerán exigencias para verificar la capacidad financiera para ejecutar el contrato, la cual será proporcional y razonable al presupuesto oficial. Estos requisitos serán establecidos por el GIT Gestión Financiera de la Secretaría General.
Requisitos técnicos: Mediante los cuales se establecerán exigencias técnicas sin las cuales resulta imposible ejecutar contrato. Estos requisitos serán establecidos por el área Líder del proceso.
2.14 ARTÍCULO 13.- Principio de transparencia
En los procesos de selección de contratistas, cuando a ello haya lugar, se hará distinción entre los requisitos de participación y los factores de calificación y se observarán las siguientes reglas:
- En los procesos de selección de contratistas se establecerán reglas objetivas; - La UPME no rechazará las propuestas por falta de documentos que verifiquen los requisitos mínimos habilitantes que no sean necesarios para la comparación entre - defina en los Términos de Referencia; - En los procedimientos de selección de contratistas, los proponentes tendrán la posibilidad de hacer uso de la regla de subsanabilidad de sus propuestas, siempre que tales aspectos se refieran o recaigan en circunstancias ocurridas antes del cierre, esto es, antes del vencimiento del plazo para presentar la propuesta. Es decir, en ejercicio de la regla de subsanación, los proponentes podrán subsanar la prueba de la condición habilitante pero no la condición habilitante.
- En la instancia de aclaración, los proponentes no podrán mejorar, condicionar o alterar sus ofrecimientos, so pena de rechazo de la propuesta.
2.15 ARTÍCULO 14.- Principio de igualdad
En virtud del principio de igualdad, se garantizará que, en los Términos de Referencia, la UPME definirá reglas objetivas con base en las cuales se permita a todos los interesados participar en los procesos de selección de contratistas, sin que existan privilegios o restricciones para uno o varios de los participantes.
2.16 ARTÍCULO 15.- Principio de coordinación
En virtud del principio de coordinación, la UPME podrá celebrar convenios con otras instancias estatales o privadas para el cumplimiento de su misión.
2.17 ARTÍCULO 16.- Principio del debido proceso
En virtud del principio del debido proceso, la UPME dará cabal cumplimiento a todas las etapas y actos comprendidos en el respectivo proceso de selección de contratistas. Por tanto, la UPME:
Establecerá las instancias que permitan a los proponentes y demás interesados controvertir las decisiones adoptadas por la Entidad en desarrollo de la gestión contractual, sin perjuicio de lo establecido en el presente Manual sobre selección del contratista y celebración del contrato; y, En el trámite de los procedimientos administrativos de selección de contratistas, establecerá actos con fundamento en los cuales a los proponentes les resulte posible conocer las observaciones que sobre sus propuestas hayan sido presentadas por los demás interesados, a fin de permitirles que aclaren o defiendan sus propios ofrecimientos. El derecho de defensa de sus ofrecimientos no es, en modo alguno, una autorización o permiso para que los proponentes mejoren, adicionen o complementen la propuesta.
3 TÍTULO II REGLAS GENERALES
CAPÍTULO 1
DE LA UPME COMO PARTE CONTRATANTE
3.1 ARTÍCULO 17.- Competencia para contratar La competencia para contratar estará en cabeza de quien ejerce la ordenación del gasto.
En la Entidad, esta competencia la ejerce el Director General, quien la podrá delegar total o parcialmente. En virtud de esta ordenación, el Director o su Delegado deberá aprobar y celebrar los negocios jurídicos correspondientes, así como todas sus modificaciones y actos administrativos relacionados con la gestión contractual de la entidad.
3.2 ARTÍCULO 18.- Plan anual de adquisiciones El plan anual de adquisiciones es una herramienta de planeación que permite a las Entidades Estatales facilitar, identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios.
Para el efecto, las dependencias de la entidad deberán remitir la información que permita elaborar el Plan Anual de Adquisiciones por parte de la Oficina Asesora de Planeación. Esta Oficina definirá anualmente el cronograma para consolidar la información y elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, en los términos y condiciones previstas en la ley.
El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y se actualizará cada vez que la entidad lo requiera, previa aprobación del Comité de Contratación, cuando se trate de modificación por inclusión de nuevas líneas de contratación, adición o reducción de recursos o ajustes en la redacción de los objetos.
Para efectos de actualización por ajustes en el plazo o códigos únicos de identificación de bienes y servicios (Código UNSPSC) no se requerirá aprobación del comité de contratación, bastará remitir un memorando a la Oficina Asesora de Planeación con copia al Grupo Interno de Trabajo de Gestión Contractual como soporte de la actualización.
3.3 ARTÍCULO 19. Responsabilidades de los servidores públicos de la UPME en la gestión contractual.
La gestión contractual corresponderá a los cargos que se indican a continuación:
3.3.1 Ordenador del Gasto. En este servidor público recaen las siguientes responsabilidades:
- Orientar de manera general la ejecución de los negocios jurídicos que suscriba la UPME; - Adoptar todas las decisiones que deban tomarse en desarrollo de las actividades de las modalidades de selección de contratistas que le correspondan.
- Presentar semestralmente al Comité de Contratación un informe de su gestión.
3.3.2 Secretario General, Subdirector de área y /o Jefe de Oficina. En estos empleos recaen las siguientes responsabilidades:
- Definir la necesidad técnica y establecer el monto del presupuesto de cada una de las necesidades a contratar de los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo e incluirla en el Plan Anual de Adquisiciones en el marco del objeto, alcance y actividades del proyecto de inversión que corresponda y sujeta a la aprobación del Ordenador del Gasto; - Aprobar la identificación de la necesidad de contratación de los asuntos de competencia de la dependencia a su cargo; - Formular recomendaciones al ordenador del gasto en relación con los trámites contractuales; - Revisar que las obras, servicios o adquisiciones programadas correspondan al objeto del gasto del proyecto o rubro presupuestal, cumpliendo con las normas de austeridad.
- Solicitar los certificados de disponibilidad presupuestal – CDP.
- Verificar que los bienes y servicios a adquirir cumplan con las normas de compras públicas sostenibles expedidas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y demás autoridades sectoriales.
- Coordinar y asegurar al interior de la dependencia a su cargo, el cumplimiento de todas las actividades a que se hace referencia en este Manual de contratación; - Preparar los estudios previos y solicitar los documentos necesarios para llevar a cabo la contratación.
3.3.3 Secretario General. En este cargo recaen las siguientes responsabilidades:
- Dirigir los procesos de contratación y de convenios que requiera la Unidad;
3.3.4 El Coordinador del GIT Gestión Contractual. En este Coordinador recaen las siguientes responsabilidades:
- Impulsar, coordinar, asesorar y proyectar conceptos sobre los asuntos que, en materia de contratación, le sean sometidos a su consideración por parte de cualquiera de los servidores responsables de la actividad contractual a que se refiere el presente artículo; - Definir y revisar los aspectos jurídicos y contractuales, especialmente los elementos que se deben incorporar en el documento de estudios previos, términos de referencia y demás documentos requeridos en la gestión contractual.
- Presentar los procesos de contratación que deban elevarse ante el comité de contratación.
3.3.5 El Coordinador del GIT de Gestión Financiera. En este Coordinador recaen las siguientes responsabilidades:
- Asesorar y proyectar conceptos sobre los asuntos que, en materia financiera, le sean sometidos a su consideración por parte de cualquiera de los servidores responsables de la actividad contractual a que se refiere el presente artículo.
- Adelantar, revisar y conceptuar los aspectos de la gestión presupuestal, contable y de tesorería de la Entidad, requeridos en la gestión contractual.
- Expedir los CDP y RP requeridos en la gestión contractual.
3.3.6 El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. En el Jefe de Oficina recaen las siguientes responsabilidades:
- Coordinar la elaboración, consolidación, presentación y actualización del Plan Anual de Adquisiciones para revisión y aprobación del Comité de Contratación.
- Presentar ante el Comité de Contratación, cuando el ordenador del gasto lo requiera, un informe de seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
- Revisar e impartir su visto bueno en el documento de estudios previos, en relación con: i) la pertinencia, coherencia y consistencia con la necesidad, productos y entregables del proyecto de inversión correspondiente y el plan anual de adquisiciones; y ii) la viabilidad presupuestal.
3.4 CAPÍTULO 2
DE LOS CONTRATISTAS
3.4.1 ARTÍCULO 20.- Capacidad para contratar
La UPME suscribirá los negocios jurídicos resultantes de las modalidades de selección de contratistas, con:
- Personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que tengan plena capacidad de actuar de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y que no se encuentren incursas en causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, conforme a las reglas previstas en la ley y en el presente Manual de Contratación.
Tratándose de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán aportar el documento que acredite su existencia y representación o el documento equivalente en el país de origen, en donde se determine claramente el objeto de la sociedad y las facultades del representante legal o apoderado o autorizado conforme la legislación del país de origen, así como las limitaciones establecidas a éste para poder contratar.
Dicho documento deberá tener fecha de expedición no mayor a dos (2) meses anteriores a la fecha de radicación del estudio previo en el GIT de Gestión Contractual de la Secretaría General. Adicionalmente, deberán presentar los documentos de identificación del representante legal o apoderado autorizado por la sociedad.
Todos los documentos otorgados en el exterior para acreditar lo dispuesto en este numeral, deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el artículo 251 del código general del proceso y el artículo 480 del código de comercio. Si se trata de documentos expedidos por autoridades de países miembros del convenio de la haya de 1961, se requerirá únicamente de la apostilla.
Dichos documentos apostillados o consularizados deberán allegarse en original junto con la traducción oficial al castellano, como anexo de los estudios previos del respectivo proceso, y en todo caso, previo a la firma del contrato o aceptación de la oferta.
- Proponentes plurales conformados por personas naturales y/o jurídicas.
- Patrimonios autónomos, a través de sus voceros y administradores.
- Cabildos indígenas, consejos comunitarios de las comunidades negras, formas o expresiones organizativas, Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, organizaciones de segundo nivel, asociaciones de cabildos indígenas y/o autoridades tradicionales indígenas, asociaciones público populares, de acuerdo con las definiciones del artículo 7 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 3 de la Ley 2160 de 2021 y el artículo 354 de la Ley 2294 de 2023.
PARÁGRAFO: Las personas jurídicas, ya sea nacionales o extranjeras, deberán acreditar por lo menos que su duración no será inferior a la del plazo del negocio jurídico y un año más. En ningún caso, la UPME exigirá un tiempo específico de existencia anterior a la fecha de cierre de los procesos en cualquiera de las modalidades de selección de contratistas o de antigüedad de los proponentes, sin perjuicio de lo que en los Términos de Referencia se disponga en relación con la experiencia de los proponentes.
3.4.2 ARTÍCULO 21.- Proponentes plurales Los proponentes plurales estarán integrados por personas naturales y/o jurídicas nacionales o extranjeras; serán alianzas empresariales estratégicas creadas mediante contratos de asociación a riesgo compartido que tendrán como objeto la presentación de una única propuesta ante la UPME, para la selección del contratista, celebración y ejecución total del contrato.
Por virtud de la asociación a riesgo compartido, cada una de las personas que integra el proponente plural se compromete a poner a disposición del negocio jurídico celebrado su capacidad jurídica, técnica, tecnológica, financiera, patrimonial, logística y administrativa, y su experiencia, con el fin de aunar esfuerzos tendientes a lograr el cumplimiento integral del objeto contratado y responder solidariamente frente a la UPME por la ejecución del contrato. La duración del proponente conjunto será coincidente con el plazo de ejecución del negocio jurídico y un año más.
Para los efectos del presente Manual, se entenderán por proponentes plurales los siguientes casos:
3.4.2.1 Consorcio.
Cuando dos o más personas constituyan a través de un contrato de asociación a riesgo compartido una alianza estratégica empresarial para la presentación de la propuesta ante la UPME, en el cual se disponga que las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.
3.4.2.2 Unión temporal.
Cuando dos o más personas constituyan a través de un contrato de asociación a riesgo compartido una alianza estratégica empresarial para la presentación de la propuesta ante la UPME, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato adjudicado se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
A falta de manifestación expresa, o ante contradicciones o ambigüedades en el contrato de asociación a riesgo compartido mediante el cual se constituya el proponente plural, la UPME aplicará las disposiciones previstas para los consorcios.
3.5 CAPÍTULO 3
DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES
3.5.1 ARTÍCULO 22.- Derechos y deberes de las partes La lealtad contractual y la buena fe, así como los principios que orientan la Función Administrativa, constituirán los presupuestos fundamentales sobre los cuales se soporta la relación contractual entre la UPME y sus contratistas.
3.5.2 ARTÍCULO 23.- Derechos y deberes de la UPME:
Son derechos y deberes de la UPME, como entidad contratante:
- Estructurar las condiciones del negocio jurídico a celebrar;
- Recibir ofertas convenientes para el interés público;
- Exigir el cumplimiento de requisitos técnicos que garanticen el cumplimiento de las funciones públicas atribuidas a la entidad por la normatividad vigente;
- Exigir a los proponentes la respectiva responsabilidad por la veracidad o inexactitud de la información suministrada;
- Exigir las garantías necesarias y la constancia del pago, para asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y las obligaciones que emanen de los negocios jurídicos;
- Verificar el cumplimiento integral de las obligaciones emanadas de los negocios jurídicos y, cuando a ello haya lugar, tendrá el deber de adelantar todos los procedimientos y gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sumas de dinero que se causen a su favor;
- Solicitar que se reajusten los precios o se revise el valor total de los negocios jurídicos, cuando por circunstancias extraordinarias, imprevisibles o irresistibles, alteren o agraven la prestación de futuro cumplimiento a cargo de la UPME y que le resulte excesivamente onerosa;
- Revisar, auditar y/o supervisar, de manera directa o a través de terceros, todos los aspectos, circunstancias y condiciones atinentes a las exigencias de calidad e idoneidad que hayan sido ofrecidas por los proponentes o pactadas con los contratistas;
- Publicar y suministrar información completa y clara de todas las condiciones técnicas esenciales para el cumplimiento del negocio jurídico, y las actuaciones o decisiones que adopte en desarrollo o como consecuencia de los procesos de selección de contratistas, así como de sus análisis presupuestales y de mercado; a fin de que los interesados hagan sus análisis presupuestales y de mercado que estimen pertinentes,
- Adoptar las acciones conducentes a obtener el cumplimiento integral del objeto del negocio jurídico celebrado;
- Cumplir con todas las obligaciones, cargas y deberes que le imponen la Constitución y la Ley.
3.5.3 ARTÍCULO 24.- Derechos y deberes de los proponentes y/o contratistas:
Son derechos y deberes de los proponentes y/o contratistas:
- Participar en condiciones de igualdad en los procesos contractuales y que sus ofertas sean tenidas en cuenta para la selección del contratista y celebración del contrato, siempre que se ajusten a las exigencias contenidas en los Términos de Referencia;
- Exigir que los Términos de Referencia contengan reglas claras y objetivas que hagan posible la participación y la libre competencia entre los proponentes;
- Solicitar que se reajusten los precios o se revise el valor total de los negocios jurídicos, cuando por circunstancias extraordinarias, imprevisibles o irresistibles, alteren o agraven la prestación de futuro cumplimiento a cargo de la UPME y que le resulte excesivamente onerosa; a fin de que se mantenga la ecuación contractual.
- Suministrar oportunamente información veraz, clara y completa dentro de la gestión contractual de la UPME;
- Responder por sus ofrecimientos y por la información suministrada en desarrollo de las modalidades de selección de contratistas, así como por aquella información o documentación presentada en ejecución de los negocios jurídicos;
- Obrar de buena fe, con lealtad e integridad en todos los trámites contractuales.
- Poner a disposición de la UPME, toda su capacidad jurídica, técnica, económica y logística a fin de lograr el cumplimiento integral de las obligaciones pactadas en el contrato, y toda la información y condiciones técnicas o logísticas que sean necesarias para la revisión, auditoría o supervisión de este;
- Garantizar las condiciones de calidad e idoneidad que hayan sido exigidas por la entidad y la normativa aplicable; - Garantizar el manejo y uso de la información, con estricta sujeción a las normas sobre transparencia y propiedad intelectual;
- Recibir el pago por el cumplimiento de las obligaciones a su cargo; y previa solicitud, a que la administración les restablezca el equilibrio de la ecuación económica del contrato a un punto de no pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a los contratistas. Si dicho equilibrio se rompe por incumplimiento de la entidad estatal contratante, tendrá que restablecerse la ecuación surgida al momento del nacimiento del contrato.
- Cumplir con todas las obligaciones, cargas y deberes que les imponen la Constitución y la Ley.
3.5.4 ARTÍCULO 25.- Régimen de inhabilidades e incompatibilidades, y conflicto de interés.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, la UPME está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas constitucional y legalmente para la contratación estatal. Se entenderá por conflicto de interés toda situación que impida al Contratista o al servidor público tomar una decisión imparcial en relación con la selección o ejecución del contrato, de manera que el interés particular adquiera el carácter de irreconciliable frente al interés general. En el marco de esta premisa, se presentará conflicto de interés cuando ocurran, además de las dispuestas en el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las siguientes situaciones:
- La decisión que deba tomar implique un beneficio directo para él;
- La decisión que deba tomar implique un beneficio para los socios o el grupo básico de profesionales que forman parte del equipo de trabajo del contratista, en todo caso que afecte los intereses del Estado;
- Cuando los efectos de la decisión que deba tomar recaigan en un tercero, bien sea persona natural o jurídica, con el cual éste ejerza representación legal o tenga una relación profesional o comercial, y la decisión afecte los intereses del Estado.
PARÁGRAFO PRIMERO. En todos los casos en que la realización de un estudio o concepto traiga como consecuencia el riesgo de configuración de un conflicto de interés, se deberá dejar constancia de esta situación en los estudios previos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los proponentes declararán que ellos, sus directivos, asesores y el equipo de trabajo con que ejecutarán los servicios a contratar, no se encuentran incursos en conflicto de interés, la cual se entenderá prestada con la suscripción de la Carta de Presentación de la Propuesta.
PARÁGRAFO TERCERO. Cuando sea imperiosa la necesidad de contratar estudios o conceptos con terceros, la UPME adoptará las medidas de salvaguarda que resulten necesarias para neutralizar la posible configuración de conflictos de interés. Para tal fin, establecerá en los estudios previos y Términos de Referencia los requisitos que regirán para el contratista, el personal vinculado al mismo, y los servidores de la Entidad encargados de la estructuración técnica de los mencionados estudios y Términos de Referencia, así como de la revisión, auditoría o supervisión del contrato.
3.6 CAPÍTULO IV
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
3.6.1 ARTÍCULO 26.- Control ciudadano La UPME brindará especial apoyo y colaboración a las personas y asociaciones que emprendan campañas de control y vigilancia de la gestión contractual y oportunamente suministrará la información que requieran estas personas para el cumplimiento de tales tareas de conformidad con lo establecido en la ley.
3.6.2 ARTÍCULO 27.- Veedurías En desarrollo de la gestión contractual a cargo de la UPME, las veedurías ciudadanas podrán:
- Conocer los proyectos, programas, recursos presupuestales asignados y los cronogramas de ejecución previstos para cada modalidad de selección de contratistas; - Solicitar y obtener de la UPME toda la información atinente a los negocios jurídicos suscritos; - Ejercer las facultades que les reconozca la Constitución Política y la Ley.
PARÁGRAFO: El GIT de Gestión Contractual deberá gestionar un botón en la página web de la UPME mediante el cual se convoque a las veedurías ciudadanas para ejercer sus actividades y funciones, en el cual se reporte la información de los procesos de contratación de la Unidad, particularmente bajo las modalidades de selección de Invitación y Pública.
4 TÍTULO III.
DE LOS COMITÉS.
CAPÍTULO 1
4.1 COMITÉ DE CONTRATACIÓN
4.1.1 ARTÍCULO 28.- Integrantes comité de contratación Son miembros del Comité de Contratación:
- El/la directora/a General o quien este delegue;
- El/la secretario/a General, quien lo presidirá;
- El/la subdirector/a de Gestión de la Información;
- El/la subdirector/a de Demanda;
- El/la subdirector/a de Energía Eléctrica;
- El/la subdirector/a de Hidrocarburos;
- El/la subdirector/a de Minería;
- El/la jefe de la Oficina Asesora Jurídica;
- El/la jefe de la Oficina Asesora de Planeación;
- El/la jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información;
- El/la jefe de Oficina de Gestión de Proyectos de Fondos.
Los integrantes recomendarán al ordenador del gasto o su delegado, en los casos que aplique, la viabilidad o no de la contratación, el cual podrá apartarse, previa justificación.
Cuando concurra la ordenación del gasto en uno de los integrantes del comité, éste se abstendrá de votar la recomendación de viabilidad.
PARÁGRAFO PRIMERO: Concurrirán con voz, pero sin voto, el asesor de la Dirección General con funciones de Control Interno de Gestión, el Coordinador del GTI de Gestión Contractual, el profesional del GIT de Gestión Contractual encargado de la sustanciación de los procesos contractuales, así como los servidores que por su condición jerárquica y/o funcional sean convocados por la secretaría técnica del comité, de acuerdo con el asunto a tratar.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El Coordinador del GIT de Gestión Contractual o quien éste designe, será el secretario técnico del comité, y el encargado de proyectar los conceptos jurídicos que en materia contractual se formulen ante este comité.
PARÁGRAFO TERCERO: Las dependencias responsables de la contratación respectiva, deberán presentar los estudios previos para la contratación de los negocios jurídicos de acuerdo con los parámetros definidos en los procedimientos respectivos.
4.1.2 ARTÍCULO 29.- Funciones del comité de contratación Se atribuyen al Comité de Contratación las siguientes funciones:
- Conocer, evaluar, estudiar, asesorar y recomendar al Ordenador del Gasto acerca de la contratación de los bienes y/o servicios necesarios para el logro de los objetivos misionales y de funcionamiento de la Entidad, con cuantía igual o superior a setenta y cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes (75) SMMLV.
- Formular políticas, criterios y estrategias internas en materia de contratación; - Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones de cada vigencia y sus modificaciones en cuanto a inclusión de nuevas líneas de contratación, adición o reducción de recursos y ajustes en redacción de objetos.
- Revisar el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y efectuar recomendaciones de control al cumplimiento de las metas fijadas en cada Plan, de acuerdo con la presentación que realice para tal fin el/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación; - Formular recomendaciones encaminadas a maximizar los recursos asignados para la contratación de bienes y servicios; - Formular recomendaciones al ordenador del gasto, cuando este las solicite, en las actuaciones de la etapa precontractual, contractual o post contractual.
- Examinar y analizar las solicitudes y justificaciones de adiciones, cuyo negocio jurídico principal haya sido estudiado por el Comité de Contratación, previo concepto del supervisor o interventor del contrato.
- Formular sugerencias y recomendaciones para ajustar y actualizar el Manual de Contratación de la UPME y conocer de dichas reformas.
- Las demás funciones que estén acordes a la naturaleza del propio Comité y que resulten necesarias para el cumplimiento de las funciones antes descritas.
PARÁGRAFO PRIMERO: No se someterán al Comité de Contratación: (i) las contrataciones inferiores a setenta y cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes (75 SMLMV); (ii) las prestaciones de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, suscritas con persona natural sin importar la cuantía, ni (iii) los negocios jurídicos donde no haya erogación presupuestal por parte de la UPME. No obstante, el Coordinador del GIT de Gestión Contractual, o quien haga sus veces, llevará un informe semestral al Comité de la suscripción de este tipo de negocios jurídicos.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Antes de ser presentados al Comité de Contratación, los estudios previos deberán contar con las siguientes revisiones: i) Jurídica, por el GIT de Gestión Contractual de la Secretaría General; ii) Planeación, por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, de consistencia presupuestal en armonía con los planes, programas y proyectos de la entidad, cuando se trate de bienes y servicios financiados con recursos de inversión; y iii) De consistencia presupuestal, por el GIT de Gestión Financiera de la Secretaría General, cuando se trate de bienes y servicios con cargo al presupuesto de funcionamiento.
4.1.3 ARTÍCULO 30.-Sesiones del comité de contratación Las sesiones del Comité de Contratación serán ordinarias o extraordinarias y se llevarán a cabo en forma presencial o no presencial (en reuniones virtuales o por correo electrónico).
4.1.3.1 Sesiones Ordinarias.
El Comité de Contratación sesionará de forma presencial o no presencial, de manera ordinaria una (1) vez por semana.
4.1.3.2 Sesiones Extraordinarias.
El Comité de Contratación sesionará de manera extraordinaria cuando las necesidades misionales o transversales así lo exijan.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para sesionar, la Secretaría Técnica del Comité convocará a los miembros indicando el orden del día propuesto y adjuntando los soportes correspondientes o dando acceso a los mismos a través de la carpeta Drive dispuesta para la sesión.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los miembros del comité podrán delegar la lectura y presentación del tema a su cargo, la cual podrá otorgarse una vez se encuentre instalada la respectiva sesión.
4.1.4 ARTÍCULO 31.- Quórum Para deliberar válidamente, el Comité de Contratación deberá contar con la mayoría simple de los integrantes.
Todas las recomendaciones y decisiones del Comité se adoptarán por mayoría simple de los asistentes, siempre y cuando se tenga quórum de deliberación.
4.1.5 ARTÍCULO 32.- Actas del comité de contratación Todas las sesiones del Comité de Contratación deberán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario técnico del mismo, las cuales deberán contener como mínimo los siguientes aspectos:
- Orden del día; - Constancia del Quórum - Resumen de las decisiones recomendadas y/o adoptadas; - Estudios Previos definitivos aprobados en la sesión, y - Registro de las constancias que se hubieren planteado por los miembros del Comité.
4.2 CAPÍTULO 2
COMITÉ ESTRUCTURADOR
PROCESOS COMPETITIVOS
4.2.1 ARTÍCULO 33.- Comité Estructurador El comité estructurador es un equipo interdisciplinario de servidores (funcionarios o contratistas) de la entidad, que deberán llevar a cabo la estructuración del proceso de selección hasta la etapa de cierre del mismo, con la recepción de las propuestas, en todos los aspectos que las componen.
Los miembros técnicos serán referidos por el Jefe del área o dependencia respectiva que ejecute los recursos, mediante memorando con radicado en el sistema de gestión documental, dirigido al GIT de Gestión Contractual. De igual manera, serán referidos los estructuradores financieros y jurídicos por parte de los GIT de Gestión Contractual y de Gestión Financiera de la Secretaría General, cuando aplique.
Para la integración del comité estructurador, el Ordenador del Gasto mediante memorando designará los integrantes técnicos, financieros y jurídicos del proceso de selección, documento que deberá elaborar el GIT de Gestión Contractual cuando aplique su integración.
En tal virtud, tendrán las siguientes funciones:
4.2.1.1 Funciones del Comité Estructurador Proyectar los documentos del proceso de selección de conformidad con las modalidades de contratación establecidas en el presente manual.
Dar respuesta a las observaciones y/o aclaraciones a los términos de referencia hasta la etapa del cierre o recepción de ofertas del mismo.
Proyectar junto con el GIT de Gestión Contractual las adendas a los términos de referencia a que hubiere lugar.
4.2.1.2 ESTRUCTURACIÓN JURÍDICA
Para la estructuración de los requisitos habilitantes jurídicos y de procedimiento, el profesional del GIT de Gestión Contractual designado desarrollará las siguientes actividades:
- Revisar la tipología del contrato que se pretende suscribir.
- Revisar la modalidad de selección que corresponde para la adjudicación del contrato teniendo en cuenta: el objeto, características del negocio jurídico y la naturaleza del bien o servicio a contratar.
- Estructurar Realizar la estructuración de los requisitos habilitantes jurídicos del proceso de contratación.
- Verificar que el objeto a contratar esté previsto en el PAA de la Entidad.
- Determinar las convocatorias limitadas a MiPymes.
- Elaborar los Términos de Referencia y de los demás documentos que se surtan en este procedimiento.
- Estructurar el proceso de contratación en la plataforma del SECOP II.
- Elaborar las respuestas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos en cuanto a los requerimientos habilitantes jurídicos y de procedimiento que se presenten en desarrollo de los procesos de selección.
- Consolidar las respuestas a los requerimientos habilitantes jurídicos y de procedimiento junto con las respuestas dadas por los componentes técnico, económico y financiero del proceso.
- Organizar y participar en la audiencia de audiencia de selección o imposibilidad de selección de la oferta más favorable.
4.2.1.3 ESTRUCTURACIÓN TÉCNICA
La estructuración de los requisitos habilitantes y de ponderación técnicos, el profesional(es) designado desarrollará las siguientes actividades:
- Estructurar el estudio previo, las especificaciones técnicas, los requisitos habilitantes técnicos, los factores de calificación y de la evaluación de las ofertas.
- Incorporar en el estudio previo los requisitos habilitantes financieros allegados por el estructurador financiero.
- Elaborar el estudio del sector.
- Realizar la estimación, distribución y asignación de riesgos previsibles.
- Definir el régimen de garantías y los mecanismos de cobertura conjuntamente con el estructurador jurídico.
- Establecer los lineamientos propios del contrato pretendido (valor, forma de pago, objeto y plazo de ejecución).
- Establecer de manera completa, las especificaciones técnicas, normas técnicas aplicables y las obligaciones específicas del contrato que se pretende suscribir.
- Determinar los análisis, permisos, licencias, planos, estudios y demás documentos y productos que se requieran.
- Elaborar en conjunto con el rol financiero, el formato de propuesta u oferta económica que debe ser presentado por los proponentes de acuerdo con los bienes, servicios u obras a contratar.
- Establecer en el estudio previo la supervisión/interventoría y seguimiento a la ejecución de los contratos, de acuerdo a la designación realizada por la Ordenación del Gasto.
- Elaborar respuesta a las observaciones, de orden técnico, presentadas a los Términos de Referencia y las respuestas económicas conjuntamente con el estructurador financiero.
- Aportar, desde su rol, en la proyección de Términos de Referencia, adendas y demás documentos.
- Estructurar las respuestas técnicas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten hasta la etapa de cierre del proceso - Los demás que se establezcan en el formato de estudio previo.
4.2.1.4 ESTRUCTURACIÓN FINANCIERA
Para la estructuración de requisitos habilitantes y de ponderación financiera, el profesional(es) designado desarrollará las siguientes actividades:
- Establecer los requisitos habilitantes financieros.
- Señalar las condiciones económicas, financieras y tributarias de toda la documentación del proceso contractual.
- Efectuar la preparación económica y financiera de toda la documentación del proceso contractual - Estructurar el documento desde el punto de vista financiero y económico para la presentación de propuesta económica y remitirlo al estructurador técnico para su inclusión en el Estudio Previo.
- Coadyuvar en la elaboración del estudio del sector, cuando sea requerido.
- Apoyar el estudio de riesgos del proceso contractual.
- Estructurar las respuestas a las observaciones y/o reclamaciones que se presenten a los términos de referencia, en el componente económico, financiero y tributario, - Remitir la información y documentos respectivos al evaluador técnico con el fin de que éste último mantenga actualizado el expediente electrónico.
- Determinar los indicadores financieros del proceso de contratación.
- Las demás que se dispongan en el formato de estudios previos.
4.2.2 ARTÍCULO 34.- Integrantes Comité Estructurador Estarán conformados de la siguiente manera:
Tipo de Requisito Comité Estructurador Habilitantes de carácter jurídico Mínimo un (1) servidor público o contratista del GIT de Gestión Contractual Habilitantes de carácter financiero y estructuración de la oferta económica Mínimo un (1) servidor público o contratista del GIT de Gestión Financiera Habilitantes de carácter técnico y calificación técnica Mínimo un (1) servidor público o contratista designado por el Jefe de la Dependencia que presentó la solicitud de necesidad y/o contratistas que tengan estas obligaciones.
4.3 COMITÉ DE EVALUACIÓN
PROCESOS COMPETITIVOS
4.3.1 ARTÍCULO 35.- Comité evaluador
El Comité Evaluador será el grupo interdisciplinario de servidores o colaboradores de la UPME encargado de llevar a cabo la evaluación y calificación de las propuestas, en desarrollo de la gestión contractual de la Entidad. Este Comité estará conformado para el respectivo proceso de selección de contratistas, de conformidad con lo dispuesto en los Términos de Referencia y este Manual.
El número de evaluadores técnicos que harán parte del Comité Evaluador dependerá de los aspectos a evaluar y de la complejidad de las propuestas presentadas y, será designado por el Jefe del área o dependencia respectiva que ejecute los recursos, mediante memorando con radicado en el sistema de gestión documental, dirigido al GIT de Gestión Contractual. De igual manera, serán designados los evaluadores financieros y jurídicos por parte de los GIT de la Secretaría General.
Para la integración del comité evaluador el Ordenador del Gasto mediante memorando designará los evaluadores técnicos, financieros y jurídicos del proceso de selección, documento que deberá elaborar el GIT de Gestión Contractual.
PARÁGRAFO: No será integrante del Comité Evaluador Técnico y Financiero, el servidor público o contratista que estructuró el proceso o realizó los estudios previos respectivos.
Se excluye de esta prohibición el estructurador jurídico del proceso en tanto sus funciones se limitan a la verificación de requisitos habilitantes.
4.3.2 ARTÍCULO 36- Integrantes comité evaluador
Estarán conformados de la siguiente manera:
Tipo de Requisito Comité Evaluador Habilitantes de carácter jurídico Mínimo un (1) servidor público o contratista del GIT de Gestión Contractual Habilitantes de carácter financiero y evaluación económica Mínimo un (1) servidor público o contratista del GIT de Gestión Financiera Habilitantes de carácter técnico y evaluación técnica Mínimo un (1) servidor público o contratista designado por el Jefe de la Dependencia que presentó la solicitud de necesidad y/o contratistas que tengan estas obligaciones.
4.3.3 ARTÍCULO 37.- Funciones del comité evaluador
Como equipo interdisciplinario, los miembros deberán llevar a cabo la verificación y evaluación de las propuestas en todos los aspectos que las componen y en tal virtud, tendrá las siguientes funciones:
- Dar respuesta a las observaciones y/o aclaraciones realizadas a las propuestas y sus documentos subsanados.
- Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes; - Evaluar los factores de calificación y asignar los puntajes correspondientes; - Solicitar aclaraciones o subsanaciones cuando a ello haya lugar, en la forma establecida en los Términos de Referencia; - Presentar los informes preliminares y definitivos de evaluación, de conformidad con lo establecido en el presente Manual; - Definir el orden de elegibilidad de las propuestas; - Dar respuesta a las observaciones que se formulen al informe de evaluación; - Proyectar las adendas que se requieran en desarrollo de la etapa de evaluación y calificación de las propuestas.
- Recomendar al ordenador del gasto la selección del contratista o terminación del proceso; y, - Las demás funciones que sean inherentes a la naturaleza del Comité y necesarias para el cumplimiento de las funciones antes descritas.
PARÁGRAFO. - La evaluación de las propuestas se llevará a cabo por los miembros del Comité, en atención a las especialidades de cada uno y conforme a los aspectos que forman parte de la propuesta a evaluar, con el acompañamiento permanente de la coordinación del GIT Gestión Contractual de la Secretaría General.
4.3.4 ARTÍCULO 38. SEGUNDO COMITÉ EVALUADOR Segundo comité evaluador. Cuando, a juicio del Ordenador del Gasto, previa verificación de las observaciones presentadas por los proponentes o algún interesado en el proceso de selección frente al informe de evaluación o de las respuestas a las mismas, se constate la existencia de fundadas razones para replantear el informe de evaluación o cuando no exista unanimidad en la evaluación técnica y calificación de las propuestas, se procederá a la conformación de un nuevo comité de Técnico Evaluador designado por el Ordenador del Gasto.
La conformación de un segundo comité evaluador deberá estar recomendada por el área líder del proceso y el Coordinador del GIT de Gestión Contractual, o podrá ser una decisión discrecional del ordenador del gasto.
4.3.5 ARTÍCULO 39.- Comité evaluador en procesos de Tienda Virtual En los procesos de tienda virtual, la conformación o no del comité evaluador, y sus miembros, será potestativa del ordenador del gasto y/o jefe del área que requiere suplir la necesidad de la adquisición del bien o servicio.
5 TÍTULO IV.
DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL.
CAPÍTULO 1
5.1 ASPECTOS COMUNES APLICABLES A LOS PROCESOS COMPETITIVOS
5.1.1 ARTÍCULO 40: Estudio de Sector De acuerdo con lo definido en la "Guía de elaboración de estudios de sector" elaborada por la Agencia Colombiana de Contratación Pública, para realizar un adecuado estudio del sector, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- El alcance del análisis del sector debe ser proporcional al valor y la complejidad del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y los riesgos identificados en el proceso de contratación.
- El análisis del sector comprende diversos aspectos, entre ellos, técnicos, comerciales, organizacionales, legales y financieros, por lo que se recomienda la participación de un equipo multidisciplinario.
5.1.1.1 Estructura del Estudio del Sector El estudio de sector comprende las siguientes áreas:
- Aspectos generales del mercado - Comportamiento del gasto histórico de la entidad u otras entidades.
- Estudio de la oferta - Estudio del mercado
PARÁGRAFO 1: El área deberá tener en cuenta la "Guía de elaboración de estudios del sector" de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la versión vigente para el momento de elaboración del estudio de sector para cada modalidad de contratación definida en el Manual de Contratación de la UPME.
PARÁGRAFO 2: El área deberá tener en cuenta lo establecido en el Decreto 1600 de 2024, con el fin de prevenir actos de corrupción en el proceso de selección y verificar la existencia de situaciones de control.
5.1.2 ARTÍCULO 41.- Requisitos habilitantes
Serán requisitos habilitantes, entre otros, la experiencia específica mínima del proponente y del equipo de trabajo, cuando se requiera, la capacidad jurídica y la capacidad financiera de los proponentes, los cuales no otorgan puntaje y, por tanto, se considerarán bajo el criterio de admisión o rechazo y solo serán susceptibles de verificación.
Los requisitos habilitantes permitirán a los proponentes participar en el procedimiento de selección de contratistas, entendiendo que se trata de exigencias básicas o mínimas que deben tener para cumplir con el negocio jurídico proyectado.
Estos requisitos podrán ser susceptibles de subsanación, conforme las reglas establecidas en los términos de referencia de los diferentes procesos de contratación.
En cumplimiento del Decreto 1860 de 2021, o las normas que lo modifiquen o sustituyan, la UPME establecerá requisitos habilitantes diferenciales para emprendimientos y empresas de mujeres y MiPymes.
5.1.3 ARTÍCULO 42.- Factores de calificación
Los factores de calificación son los elementos del negocio jurídico sobre los cuales la UPME efectuará la comparación de las propuestas para obtener la más favorable.
Para la definición de estos factores, en los procesos públicos y de invitación se tendrán en cuenta los elementos técnicos y económicos de escogencia y en los Términos de Referencia se realizará una ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos.
Para la subasta, será el menor precio ofertado, conforme las reglas establecidas más adelante en el presente manual.
El ofrecimiento más favorable es aquel que resulte ser el más ventajoso para la UPME, como resultado de la calificación prevista en los Términos de Referencia.
La calificación de los factores se llevará a cabo respecto de aquellos proponentes que cumplan con los requisitos habilitantes.
En cumplimiento de la Ley 816 de 2003, Ley 1618 de 2013 y del Decreto 1860 de 2021, y las normas que los modifiquen o sustituyan, la UPME otorgará los puntos adicionales derivados del estímulo a la industria nacional, empleo de personas con discapacidad y emprendimientos y empresas de mujeres.
5.1.4 ARTÍCULO 43.- Criterios de Desempate.
La entidad establecerá, en los términos de referencia, los criterios de desempate consagrados en del Decreto 1860 de 2021, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
5.1.5 ARTÍCULO 44.- Informe de evaluación El informe de evaluación será el documento que soporta la selección de un contratista o la imposibilidad de selección de oferta en los procesos de selección que se requiera.
El Ordenador del Gasto podrá apartarse de la evaluación inicial o de la segunda evaluación, si a ella hubo lugar, para lo cual expondrá en el acto de selección los fundamentos que motivan su decisión.
5.1.6 ARTÍCULO 45.- Suspensión y cancelación del proceso
Conforme al régimen de contratación de la UPME, los procesos competitivos que realice en virtud de cualquier modalidad de selección, para recibir ofertas o cotizar, en ningún caso constituyen propuesta con oferta de Contrato o legítima expectativa del proponente o cotizante para que su propuesta sea considerada, razón por la cual la Entidad tendrá siempre la facultad de seleccionar o no alguna(s) de la(s) oferta(s) e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento el respectivo proceso de selección, por lo que la participación de un oferente no le otorgará derecho alguno al agotamiento del procedimiento iniciado o a la aceptación de la oferta.
Teniendo en cuenta lo anterior, la UPME podrá suspender o cancelar el proceso de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, legales, económicas, de fuerza mayor, orden de autoridad, razones de utilidad o conveniencia institucional que puedan justificar esta decisión, teniendo en cuenta las causales consagradas en el artículo 93 del CPACA. La decisión de suspender o cancelar el proceso, será hasta antes Sde la expedición del acto de selección por parte del ordenador del gasto, y deberá ser motivada e informada a los interesados u oferentes a través del(os) medio(s) electrónico(s) de publicidad definidos por la entidad.
5.2 CAPÍTULO 2
MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
Los procesos de selección de la Unidad de Planeación Minero-Energética para la adquisición de bienes y servicios ambientalmente sostenibles, se adelantarán mediante las modalidades de selección: (i) Pública, (ii) Subasta, (iii) Invitación (iv) Directa y, (v) Tienda Virtual del Estado Colombiano.
5.2.1 ARTÍCULO 46.- Modalidad de contratación por medio de selección Pública
La adquisición de bienes y servicios en cuantía igual o superior a 150 SMMLV, por regla general se adelantará mediante la modalidad de selección Pública, para lo cual se cumplirá con los siguientes requisitos y etapas:
5.2.1.1 Publicación de borrador de términos de referencia y presentación de observaciones al mismo: se publicarán en la plataforma del SECOP II, por el término mínimo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la publicación de los estudios previos y el borrador de Términos de Referencia, con el fin de que los interesados los conozcan y puedan formular sus observaciones a través de la plataforma SECOP II.
5.2.1.2 Respuesta a las observaciones al Borrador de los Términos de Referencia:
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al plazo anterior, la Entidad publicará las respuestas a las observaciones formuladas al borrador de los Términos de Referencia. Este plazo podrá prorrogarse por un término igual, decisión que se informará a los interesados a través de aviso publicado en plataforma SECOP II.
5.2.1.3 Apertura, publicación Términos de Referencia Definitivos y presentación de observaciones:
Vencido el plazo anterior, al día hábil siguiente a la publicación de las respuestas a las observaciones de los borradores de los Términos de Referencia, se publicará en plataforma SECOP II, por el término mínimo de tres (3) días hábiles. Los Términos de Referencia Definitivos, con el fin de que los interesados los conozcan y puedan formular sus observaciones. Con la publicación de los Términos de Referencia Definitivos, se considerará abierto el proceso.
5.2.1.4 Respuesta a las observaciones de los Términos de Referencia Definitivos:
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo anterior, la Entidad publicará las respuestas a las observaciones a los Términos de Referencia Definitivos. Este plazo podrá prorrogarse por un término igual, a través de adenda.
5.2.1.5 Adendas:
La Entidad publicará las adendas hasta un (01) día hábil anterior a la fecha de cierre del proceso, las cuales deberán ser publicadas en el SECOP y serán de obligatorio cumplimiento para la preparación de las propuestas. Todas las adendas y avisos que se publiquen en relación con los Términos de Referencia formarán parte integral del mismo y serán publicadas en plataforma SECOP II.
5.2.1.6 Plazo para entregar propuestas:
El tiempo para presentar las propuestas será el establecido en el cronograma del proceso, el cual no podrá ser inferior a tres (3) días hábiles siguientes a la publicación de las respuestas de la entidad a las observaciones a los Términos de Referencia Definitivos El último día aquí señalado se programará el cierre del plazo para la presentación de las ofertas.
5.2.1.7 Cierre:
Una vez vencido el plazo para la recepción de las propuestas, el GIT de Gestión Contractual dará a conocer la lista de Oferentes y las ofertas presentadas en el Proceso de Selección, haciendo clic en la opción «publicar ofertas» para que sean visibles a todos los proponentes, con excepción de los documentos que los señalen como información reservada. (En los eventos en los que se presenten documentos con información reservada, el SECOP II, antes de publicar las ofertas, brinda a las entidades la opción de calificar dicha información como confidencial, lo cual impide que los documentos se publiquen).
5.2.1.8 Verificación requisitos mínimos habilitantes:
El Comité Evaluador verificará dichos requisitos en el término establecido en el cronograma del proceso.
5.2.1.9 Publicación y Traslado del informe de verificación requisitos mínimos habilitantes:
Se publicará el informe de verificación de requisitos mínimos habilitantes por el término de tres (3) días hábiles. Este término puede ser prorrogado hasta por un término igual a la inicial. Durante este término, los oferentes podrán subsanar los documentos o requisitos formales que no otorguen puntaje y/o presentar observaciones al informe de verificación de requisitos mínimos habilitantes. La entidad podrá ampliar el plazo cuando las circunstancias así lo ameriten en cualquier etapa del proceso.
5.2.1.10 Verificación Informe de Evaluación y calificación de las propuestas y Respuesta a observaciones:
El Comité Evaluador verificará dichos requisitos en el término establecido en el cronograma del proceso. El Comité Evaluador emitirá el informe de la evaluación y calificación y, recomendará al Ordenador del Gasto la selección del contratista o la imposibilidad de selección de alguna oferta, el cual será publicado en la plataforma de SECOP II por el término dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la publicación.
5.2.1.11 Publicación y Traslado del informe de evaluación Definitivo y calificación de las propuestas:
Durante el término anterior, los oferentes podrán presentar observaciones al informe de evaluación y calificación de las propuestas. Las respuestas a las observaciones se resolverán en la audiencia de selección, las cuales se remitirán por parte del Comité Evaluador al GIT de Gestión Contractual y al Ordenador del Gasto, con una antelación no inferior a un día hábil previo a la audiencia. De estas respuestas se dejará constancia en el acta de la audiencia.
5.2.1.12 Selección de propuesta o imposibilidad de selección:
Se procederá a la Selección de la propuesta más favorable para la UPME por parte del Ordenador del Gasto, a través de audiencia pública, de la cual se elaborará un acta. La decisión adoptada en la audiencia se materializará en el respectivo acto de selección, contra el cual no procede recurso alguno.
En caso de no ser posible la selección de ninguna propuesta se procederá a dejar constancia en la audiencia y en acto administrativo motivado. Esta decisión es susceptible de recurso de reposición.
En caso de no presentarse ninguna propuesta en la fecha y hora indicada para la presentación de estas, se procederá a dejar constancia de tal situación y se declarará la imposibilidad de selección, contra la cual no procede recurso alguno.
5.2.2 ARTÍCULO 47.- Modalidad de contratación a través de subasta.
La subasta procederá cuando la Entidad requiera la adquisición de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización, y una vez se haya verificado que no existe un instrumento de agregación de demanda o acuerdo marco vigente que resulte aplicable o conveniente para la Entidad. El proceso de selección será adjudicado a la proponente que oferte el menor precio y su procedimiento será el siguiente:
5.2.2.1 Publicación de borrador de términos de referencia y presentación de observaciones al mismo: se publicarán en la plataforma SECOP II, por el término mínimo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la publicación, los estudios previos y el borrador de Términos de Referencia, con el fin de que los interesados los conozcan y puedan formular sus observaciones a través de la plataforma SECOP II a los mismos.
5.2.2.2 Respuesta a las observaciones al Borrador de los Términos de Referencia:
Dentro de los dos (2) días siguientes al plazo anterior, la Entidad publicará las respuestas a las observaciones formuladas al borrador de los Términos de Referencia.
Este término podrá ser prorrogado hasta por un término igual. Dicha decisión será comunicada a los interesados mediante aviso.
5.2.2.3 Apertura, publicación Términos de Referencia Definitivos y presentación de observaciones:
Se publicará en el SECOP II, por el término mínimo de tres (03) días hábiles, los términos de referencia definitivos. Con la publicación de los términos de referencia definitivos, se considerará abierto el proceso.
5.2.2.4 Observaciones y Respuesta a los Términos de Referencia Definitivos:
Dentro del plazo indicado en el cronograma del proceso, que no puede ser inferior a tres (3) días hábiles, los interesados formularán a través del SECOP II sus inquietudes a los Términos de Referencia, y la Entidad publicará las respuestas en la fecha establecida, al día hábil siguiente del vencimiento del plazo anterior, o en el término que se establezca en el cronograma.
5.2.2.5 Adendas:
La Entidad publicará las adendas hasta un (01) día hábil anterior a la fecha de cierre del proceso, las cuales deberán ser publicadas en el SECOP y serán de obligatorio cumplimiento para la preparación de las propuestas. Todas las adendas y avisos que se publiquen en relación con los Términos de Referencia formarán parte integral del mismo y serán publicados en el SECOP.
5.2.2.6 Plazo para entregar propuestas:
El tiempo para presentar las propuestas será el establecido en el cronograma del proceso, el cual no podrá ser inferior a dos (2) días hábiles siguientes a la publicación de las respuestas de la entidad a las observaciones a los Términos de Referencia Definitivos y la adenda si hubiere lugar. El último día aquí señalado se programará el cierre del plazo para la presentación de las ofertas.
5.2.2.7 Cierre:
Una vez vencido el plazo para la recepción de las propuestas, el GIT de Gestión Contractual dará a conocer la lista de Oferentes y las ofertas presentadas en el Proceso de Selección, haciendo clic en la opción «publicar ofertas» para que sean visibles a todos los proponentes, con excepción de los documentos que los proponentes señalen como información reservada. En los eventos en los que se presenten documentos con información reservada, el SECOP II, antes de publicar las ofertas, brinda a las entidades la opción de calificar dicha información como confidencial, lo cual impide que los documentos se publiquen.
5.2.2.8 Verificación Requisitos Habilitantes:
El Comité Evaluador verificará dichos requisitos en el término establecido en el cronograma del proceso.
5.2.2.9 Publicación y traslado Verificación Requisitos Habilitantes:
Se publicará, por el término de tres (3) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la publicación, el informe de verificación requisitos mínimos habilitantes de la(s) propuesta(s) presentada(s).
Durante el término anterior los oferentes podrán subsanar documentos o requisitos formales que no otorguen puntaje y/o presentar observaciones.
5.2.2.10 Publicación, Traslado del informe de evaluación Definitivo y publicación de la lista de los proponentes habilitados a participar en la subasta:
Durante el término anterior, los oferentes podrán presentar observaciones al informe de evaluación de requisitos habilitantes de las propuestas. Las respuestas a las observaciones se resolverán en la audiencia de subasta y se informará la lista de los proponentes habilitados para participar en la subasta, las cuales se remitirán por parte del Comité Evaluador al GIT de Gestión Contractual y al Ordenador del Gasto, con una antelación no inferior a un día hábil previo a la audiencia. De estas respuestas se dejará constancia en el acta de la audiencia.
5.2.2.11 Audiencia de Subasta inversa:
Al día (1) hábil siguiente de la finalización del término anterior, se realizará la Audiencia de Subasta inversa, la cual se iniciará, dando respuesta a las observaciones presentadas.
La subasta empezará siempre que haya como mínimo dos (2) oferentes habilitados, y con la oferta de precio más bajo, presentada por los oferentes.
Llegado el día y hora señalada para llevar a cabo el evento de subasta sólo podrán participar en el evento las propuestas que resulten HABILITADAS en las condiciones jurídicas, financieras y técnicas.
El precio de arranque de la subasta inversa será el menor de los precios ofrecidos por los oferentes que resulten habilitados para participar en el evento.
Los lances tendrán que realizarse por el margen mínimo de mejora establecido en los Términos de Referencia y, en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la Audiencia en los cuales el precio total de la oferta sea mejorado en por lo menos el Margen Mínimo de Mejora el cual deberá ser definido en los Términos de Referencia atendiendo la naturaleza del bien o servicio. Lo anterior sin perjuicio de que el Proponente establezca realizar un lance por un margen mayor.
Durante la Audiencia, finalizada la presentación de cada Lance, la Entidad informará el valor del Lance más bajo.
Si al terminar la subasta inversa hay empate, la UPME aplicará los criterios de desempate establecidos en los Términos de Referencia.
Si al terminar la subasta inversa el proponente con el menor lance ofreció un porcentaje de mejora superior al 30% y revisada la oferta del proponente habilitado, de conformidad con la información establecida en los documentos del proceso, la UPME establece que la oferta ganadora es presuntamente artificialmente baja, el Comité Evaluador técnico y financiero requerirá al proponente para que explique las razones que sustentan el valor ofertado La Audiencia terminará cuando ocurra alguno de los siguientes eventos:
I. Se agote el tiempo establecido para la ronda sin que se haya presentado ningún lance.
II. No se presente ningún lance válido en la ronda.
III. Sólo uno de los oferentes realice un lance válido en la ronda.
En cualquiera de estos casos, la entidad aceptará la oferta que corresponda al único Lance válido de la ronda, o al que corresponda al precio total más bajo, conforme a la ronda anterior, indicando el nombre de los oferentes y el precio del último Lance presentado por cada uno de ellos.
De lo ocurrido en la audiencia se dejará constancia en un acta, y la decisión allí adoptada se consignará en el respectivo acto de selección.
PARÁGRAFO: En caso de que un solo oferente cumpla con los requisitos mínimos establecidos en los Términos de Referencia Definitivos, la Entidad podrá aceptar su oferta, si el valor de la oferta es igual o inferior al porcentaje fijado en los Términos de referencia para que la oferta sea válida.
5.2.3 ARTÍCULO 48.- Modalidad de contratación a través de Invitación
Cuando la adquisición de bienes y servicios en cuantía superior a 150 SMMLV recaiga sobre asuntos de carácter especializado, conforme a las funciones asignadas a la UPME, la contratación se podrá adelantar mediante la modalidad de invitación, para lo cual se cumplirá con los siguientes requisitos y etapas:
5.2.3.1 Número mínimo de proponentes a invitar:
Deben invitarse como mínimo cinco (5) proponentes que estén en capacidad de ofrecer los bienes o servicios requeridos por la UPME, de acuerdo con la identificación de la necesidad de contratación. Las invitaciones se enviarán el mismo día en que se publique en plataforma SECOP II los documentos del proceso.
5.2.3.2 Apertura, publicación Términos de Referencia Definitivos y presentación de observaciones:
Se publicará en el SECOP II, por el término mínimo de cinco (5) días hábiles, los términos de referencia definitivos. Con la publicación en la plataforma del SECOP II, se considerará abierto el proceso. Los interesados formularán a través del SECOP II sus inquietudes a los Términos de Referencia Definitivos.
5.2.3.3 Respuesta a las observaciones a los Términos de Referencia Definitivos:
La Entidad publicará las respuestas a las observaciones a los Términos de Referencia Definitivos presentadas por los proponentes invitados o no invitados, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes del vencimiento del plazo anterior, en la plataforma del SECOP II.
5.2.3.4 Adendas:
La Entidad publicará las adendas hasta un (01) día hábil anterior a la fecha de cierre del proceso, las cuales deberán ser publicadas en el SECOP y serán de obligatorio cumplimiento para la preparación de las propuestas. Todas las adendas y avisos que se publiquen en relación con los Términos de Referencia formarán parte integral del mismo y serán publicados en el SECOP.
5.2.3.5 Plazo para entregar propuestas:
El tiempo para presentar las propuestas será el establecido en el cronograma del proceso, el cual no podrá ser inferior a dos (02) días hábiles siguientes a la publicación de la adenda o Respuesta a Observaciones. El último día aquí señalado se programará el cierre del plazo para la presentación de las ofertas en la plataforma del SECOP II.
5.2.3.6 Cierre:
Una vez vencido el plazo para la recepción de las propuestas, el GIT de Gestión Contractual dará a conocer la lista de Oferentes y las ofertas presentadas en el Proceso de Selección, haciendo clic en la opción «publicar ofertas» para que sean visibles a todos los proponentes, con excepción de los documentos que los proponentes señalen como información reservada. En los eventos en los que se presenten documentos con información reservada, la plataforma SECOP II antes de publicar las ofertas, brinda a las entidades la opción de calificar dicha información como confidencial, lo cual impide que los documentos se publiquen.
5.2.3.7 Informe de verificación de requisitos mínimos habilitantes:
El Comité Evaluador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al cierre del plazo para la presentación de las ofertas, verificará las condiciones de la (s) propuesta (s) presentada. Este término puede ser prorrogado hasta por un término igual a la inicial.
5.2.3.8 Publicación y traslado del Informe de verificación requisitos mínimos habilitantes:
Se publicará el informe de verificación requisitos mínimos habilitantes de la(s) propuesta(s) presentada(s) en la plataforma del SECOP II, por el término de tres (3) días hábiles. Durante este término, los oferentes podrán subsanar y/o presentar observaciones.
5.2.3.9 Verificación de las subsanaciones de los requisitos mínimos habilitantes:
El Comité Evaluador verificará dichos requisitos en el término establecido en el cronograma del proceso.
5.2.3.10 Publicación del Informe de evaluación y calificación de las propuestas definitivo:
El Comité Evaluador emitirá el informe de la evaluación y calificación definitivo y recomendará al Ordenador del Gasto la selección del contratista o la imposibilidad de selección de alguna oferta, el cual será publicado por el término dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la publicación. En caso de presentarse observaciones sobre este informe, se procederá a su contestación previo a la expedición del acto administrativo de selección o de imposibilidad de selección.
5.2.3.11 Selección de propuesta o imposibilidad de selección:
Se procederá a la selección de la propuesta más favorable para la UPME por parte del Ordenador del Gasto. La decisión adoptada se materializará en el respectivo acto de selección, contra el cual no procede recurso alguno.
En caso de no ser posible la selección de ninguna propuesta se procederá a dejar constancia en acto administrativo motivado. Esta decisión es susceptible de recurso de reposición.
En caso de no presentarse ninguna propuesta en la fecha y hora indicada para la presentación de las mismas, se procederá a dejar constancia de tal situación y se declarará la imposibilidad de selección, contra la cual no procede recurso alguno.
A solicitud del ordenador del gasto, la selección podrá realizarse en audiencia pública.
PARÁGRAFO. En los estudios previos que se presenten ante el comité de contratación, se dejará constancia de las razones que justifican la escogencia de esta modalidad de contratación, precisando "el tema especializado" con la experiencia específica y los conocimientos técnicos avanzados que se requieren del contratista, o alguna otra razón que justifique la modalidad de selección.
5.2.4 ARTÍCULO 49.- Modalidad de Contratación Directa
La selección directa procede por las siguientes causales:
49.1 Convenios.
49.2 Convenios o Contratos suscritos con la fiduciaria que administre el patrimonio autónomo Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía - FENOGE- o el que haga sus veces.
49.3 Contratos interadministrativos.
49.4 Contratos cuya cuantía sea igual o inferior a 150 SMMLV.
49.5 Contratos para la realización de actividades científicas o tecnológicas, para lo cual se tendrá en cuenta lo dispuesto en el Decreto Ley 591 de 1991 y demás normas aplicables;
49.6 Contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión;
49.7 Contratos que se requieran para:
- Un insumo a corto plazo, para la toma de decisiones por parte de la Dirección General; - Cumplir oportunamente con los cometidos fijados por el Gobierno Nacional, relacionados con el cumplimiento de las labores de planeación de los sectores de Energía y Minería.
- La adquisición de un bien o servicio relacionados con las funciones administrativas propias de la Unidad de Planeación Minero Energética, previa presentación de la justificación técnica y económica, cuando se presenten emergencias o siniestros, que impliquen pérdida de vidas humanas o graves afectaciones de la salud de los servidores públicos, contratistas o invitados de la entidad o afectación a la continuidad de los servicios o graves daños a los bienes de la UPME o indisponibilidad de equipos para la prestación de los servicios de su misión u operación administrativa, con el fin exclusivo de superar la situación;
49.8 Contratos de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles, para lo cual se considerarán las condiciones del mercado;
49.9 Contratos de comodato.
49.10 Contratos de compraventa de bienes inmuebles, para lo cual, previo a la adquisición del inmueble, se considerarán las condiciones del mercado y solicitará un avalúo comercial que servirá como base de la negociación;
49.11 Aceptaciones de oferta para la suscripción a información o publicaciones especializadas nacionales o internacionales;
49.12 Contratos de capacitación o bienestar para servidores públicos de la UPME. Para las inscripciones y matrículas derivadas del Plan Institucional de Capacitación – PIC únicamente se requerirá acreditar el costo unitario de estos servicios.
49.13 Cuando hay un único proveedor, de manera que se acredite que sólo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios ambientalmente sostenibles por contratar.
49.14 Cuando el proceso de selección Público, Subasta o de Invitación se haya terminado declarando la imposibilidad de selección del contratista y/o no se hayan presentado ofertas.
49.15 Contratos de fiducia mercantil.
49.16 Contratos con Asociaciones Público-Populares. (Para efectos de los procesos de contratación que se adelanten a través de esta causal, se entenderá como mínima cuantía, 28 SMMLV.)
49.17 Memorandos de Entendimiento.
PARÁGRAFO PRIMERO. En los estudios previos que se presenten ante el comité de contratación se deberá dejar constancia expresa de la ocurrencia de alguna o algunas de las causales que configuran la contratación bajo esta modalidad, detallando las razones que justifican la necesidad y las condiciones de idoneidad del contratista a seleccionar.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el Estudio del Sector, la dependencia correspondiente solicitará cotización de los bienes y/o servicios que requiere, a mínimo tres (3) personas naturales o jurídicas según sea el caso, para determinar la razonabilidad del precio estimado para la contratación. En caso de no recibir respuesta de todos los solicitantes, se deberá dejar constancia de ello en el Estudio del Sector. De igual forma se podrá publicar en la página de la Entidad un link con la información del proceso que se pretende adelantar, con el fin de solicitar cotizaciones que hagan parte del Estudio del Sector, del cual se deberá dejar constancia de ello en el dicho documento.
PARÁGRAFO TERCERO. No se realizará Estudio del Sector en las siguientes causales:
44.1 Convenios; 44.6 Contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión con persona natural; 44.13. Cuando se es un único proveedor, de manera que se acredite que sólo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios ambientalmente sostenibles por contratar, y 44.14 Cuando el proceso de selección Público, Subasta o de Invitación se haya terminado declarando la imposibilidad de selección del contratista y/o no se hayan presentado ofertas.
PARÁGRAFO CUARTO. Se deberá realizar dentro del estudio del sector un análisis del mercado detallado, con el fin de determinar la propuesta más favorable para la entidad en relación, costo, beneficio, idoneidad y/o experiencia.
5.2.5 ARTÍCULO 50.- Modalidad de contratación a través de la Tienda virtual del Estado Colombiano.
Mediante esta modalidad de contratación se podrán adquirir bienes y servicios a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, y se someterá a las reglas dispuestas por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente para cada uno de los instrumentos allí previstos (Acuerdos marco de precios, grandes superficies, agregación de demanda etc.)
La contratación por Tienda Virtual procederá siempre que los bienes requeridos se encuentren ofertados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La UPME podrá apartarse de este procedimiento cuando se demuestre que el bien o servicio no se encuentra disponible o que otro procedimiento genera una contratación más eficiente para la entidad, de lo cual se dejará constancia en los estudios previos.
Para la aplicación de esta modalidad, se deberán seguir los lineamientos y directrices señalados por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, para la suscripción de negocios jurídicos que se deriven de esta modalidad.
PARÁGRAFO: Para efectos de los procesos de contratación que se adelanten a través de Gran Almacén o Grandes Superficies de la Tienda Virtual de Estado Colombiano, se entenderá como mínima cuantía, 28 SMMLV.
5.2.6 ARTÍCULO 51.- Términos, plazos y adendas.
Los términos y plazos para desarrollar los procesos contractuales serán los que se establezcan en los términos de referencia, de acuerdo con los criterios fijados en el procedimiento.
En caso de recibir observaciones extemporáneas a los plazos previamente establecidos, se deberán contestar previa etapa subsiguiente y en todo caso, antes de la publicación de la Selección de propuesta y/o imposibilidad de selección.
En el evento de existir la necesidad de expedir una adenda, ésta deberá publicarse al menos un (01) día anterior a la entrega de las propuestas, siempre y cuando no se haya recibido ninguna oferta para ese momento, en el evento de que se requiera la expedición de una adenda cuando ya se tengan propuestas presentadas, los proponentes deberán hacer uso de la guía de presentación de ofertas emitida por Colombia Compra Eficiente y seguir el procedimiento indicado.
5.2.7 ARTÍCULO 52.- Restricciones de contratación
Durante el periodo de aplicación de las restricciones previstas en la Ley 996 de 2005[11], y demás normas que la modifiquen o sustituyan, la UPME no podrá contratar la adquisición de bienes y servicios mediante la selección Directa, en cuyo caso y, sin importar la cuantía del proceso, hará uso de las modalidades competitivas, según corresponda.
6 TÍTULO V
DE LA ETAPA CONTRACTUAL
CAPÍTULO 1
6.1 TIPOLOGÍA DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS
6.1.1 ARTÍCULO 53.- Tipos de negocios en la entidad La UPME suscribirá los siguientes tipos de negocios: (i) aceptaciones de oferta; (ii) negocios jurídicos, (iii) convenios, y demás acuerdos existentes en la normatividad.
6.1.2 ARTÍCULO 54.- Aceptaciones de oferta Serán aceptaciones de ofertas, aquellos negocios jurídicos de suscripción a información o publicaciones especializadas nacionales o internacionales.
Se realizará un documento de aceptación de oferta suscrito por el ordenador del gasto a través del cual se le da a conocer al contratista y/o proveedor que su propuesta u oferta ha sido aceptada en los términos y condiciones ofrecidos. Dicho documento se publicará en plataforma SECOP II.
6.1.3 ARTÍCULO 55.- Contratos La UPME, suscribirá, sin limitarse a ellos, los siguientes contratos:
55.1. Contrato Interadministrativo.
Es aquel acuerdo en el que concurre la voluntad de dos o más personas jurídicas de derecho público con la finalidad de cumplir, en el marco de sus objetivos misionales y sus competencias, con los fines del Estado. En el acuerdo deberán constar los elementos esenciales del negocio jurídico tales como el precio, las obligaciones recíprocas de las partes, entre otras.
55.2. Contrato de Consultoría.
La UPME suscribirá negocios jurídicos de consultoría cuando las necesidades requieran adelantar estudios especializados o de carácter intelectual, necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las relacionadas con la planeación, coordinación, control y supervisión.
Son también negocios jurídicos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
55.3. Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión.
La UPME suscribirá contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión cuando las necesidades administrativas o de funcionamiento exijan el desarrollo de actividades operativas o no calificadas. Estos contratos serán celebrados con personas naturales o jurídicas, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o cuando dicho personal sea insuficiente.
En el negocio jurídico suscrito, se incluirá una cláusula en virtud de la cual bajo ningún supuesto este tipo de contratos genera relación laboral, como quiera que carezca de los elementos esenciales del mismo.
55.4. Contrato de prestación de servicios profesionales La UPME suscribirá contratos de prestación de servicios profesionales cuando las necesidades administrativas o de funcionamiento exijan el desarrollo de actividades identificables e intangibles que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad tendiente a satisfacer necesidades de la entidad en lo relacionado con la gestión administrativa, bien sea para acompañar, representar, apoyar o soportar, al igual que a desarrollar estas mismas actividades en aras de proporcionar, aportar, apuntalar, reforzar la gestión administrativa o su funcionamiento con conocimientos especializados, siempre y cuando dichos objetos estén encomendados a personas catalogadas de acuerdo al ordenamiento jurídico como profesionales.
En el negocio jurídico suscrito, se incluirá una cláusula en virtud de la cual bajo ningún supuesto este tipo de contratos genera relación laboral, como quiera que carezca de los elementos esenciales del mismo.
6.1.4 ARTÍCULO 56.- Convenios
Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicos de cooperación mutua, para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio común. Los convenios podrán materializarse mediante acuerdos, memorandos, actas o cartas de entendimiento.
Para el desarrollo de sus fines y garantizar el cumplimiento de su misión, la UPME podrá celebrar convenios con personas jurídicas de derecho público o privado; nacionales o extranjeras, con la fiducia que administre el patrimonio autónomo FENOGE o el que haga sus veces; en los que se adquieran compromisos recíprocos de cooperación, e intenciones generales o específicas.
La UPME podrá, sin limitarse a ellos, celebrar los siguientes convenios, los cuales, en todos los casos estarán sujetos a las normas que lo regulan:
6.1.4.1 Interadministrativos.
Es el tipo de convenio que se caracteriza porque la(s) otra(s) parte(s) es(son) entidad(es) pública(s).
6.1.4.2 De asociación y/o colaboración.
Son los convenios celebrados ente LA UPME y una entidad sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad con el fin de desarrollar de manera conjunta actividades en relación con los cometidos y funciones de la entidad. Para este tipo de contratación se tendrán en cuenta los criterios establecidos en el Decreto 92 de 2017, o la norma que lo modifique o sustituya.
6.1.4.3 Internacionales.
Son aquellos convenios financiados en sumas superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, los cuales podrán someterse a los reglamentos de tales entidades, incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes, vinculados a estas operaciones en los acuerdos celebrados, o sus reglamentos, según el caso.
En el evento en que los convenios financiados con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales se celebren en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con recursos de origen nacional, se someterán a las normas colombianas.
6.1.5 ARTÍCULO 57.- Otros negocios jurídicos
En general, la UPME podrá celebrar todo tipo de negocio jurídico típico o atípico mediante el cual se obligue para con una persona a dar, hacer o no hacer alguna cosa, de conformidad con el modelo negocial que se defina en los términos de referencia o en la minuta del contrato, según el caso, de conformidad con las normas civiles o comerciales pertinentes.
CAPÍTULO 2
6.2 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN
6.2.1 ARTÍCULO 58.- Perfeccionamiento
La UPME considerará que existe una relación jurídica contractual, cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este sea firmado a través de la plataforma transaccional SECOP.
Los contratos y convenios se perfeccionan con la firma de ambas partes y, las aceptaciones de oferta se perfeccionan con la firma del ordenador del gasto.
6.2.2 ARTÍCULO 59.- Ejecución
Para la ejecución de los negocios jurídicos, es necesario contar con el registro presupuestal.
En caso de haberse requerido garantías, se deberá contar con su aprobación y la suscripción del acta de inicio, si a ello hay lugar. Para el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se requiere el certificado de afiliación a la ARL.
CAPÍTULO 3
6.3 VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS
6.3.1 ARTÍCULO 60.- Supervisión y/o interventoría
Todos los negocios jurídicos celebrados por la UPME deberán contar con mínimo un (1) supervisor, el cual será designado por el jefe del área o dependencia en la identificación de la necesidad de contratación del respectivo bien o servicio. En caso de existir dos (2) o más supervisores deberán establecerse las materias sobre las cuales recaerá la responsabilidad de cada uno en la ejecución del contrato.
Cuando la entidad requiera contratar la interventoría, se realizará el proceso de selección que corresponda, según los montos y criterios establecidos en el presente manual.
El supervisor deberá atender las reglas o instrucciones establecidas en el manual del supervisor y/o interventor y será designado teniendo en cuenta lo siguiente:
Podrá ser designado supervisor, el servidor público que lleve vinculado con la entidad un tiempo igual o superior a un (1) mes.
No podrá ser supervisor, el servidor público que hizo parte del comité evaluador del proceso de selección que originó el negocio jurídico a supervisar.
Los demás aspectos deberán remitirse directamente a lo establecido en el Manual de supervisión e Interventoría de la UPME.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los convenios celebrados por la UPME con una participación en dinero igual o superior a una cuantía de 150 SMMLV, deberán contar con dos (2) supervisores: uno técnico – administrativo y, otro financiero.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Las modificaciones relacionadas con los servidores públicos designados para realizar la supervisión, se realizarán mediante comunicación interna suscrita por el ordenador del gasto y se comunicarán al contratista, sin necesidad de la elaboración de un instrumento contractual modificatorio.
CAPÍTULO 4
6.4 SITUACIONES CONTRACTUALES
6.4.1 ARTÍCULO 61.- Suspensión de los negocios jurídicos Cuando en la ejecución de un negocio jurídico se presenten circunstancias que requieran estudio y análisis, y que puedan afectar su normal desarrollo, este podrá ser suspendido por el término prudencial que estimen las partes.
La suspensión podrá realizarse previa justificación efectuada por el supervisor del contrato.
El acta de suspensión será suscrita por ambas partes en la plataforma SECOP II (Ordenador del Gasto y contratista).
6.4.2 ARTÍCULO 62.- Modificación de los negocios jurídicos Los negocios jurídicos suscritos por la UPME podrán modificarse por mutuo acuerdo entre las partes. La modificación de los negocios jurídicos podrá replantear las obligaciones que emanan del mismo, salvo que las nuevas obligaciones desnaturalicen o transformen el objeto del negocio jurídico celebrado.
La modificación podrá realizarse, previa solicitud del supervisor del contrato y visto bueno del jefe del área.
6.4.3 ARTÍCULO 63.- Prórroga de los negocios jurídicos La prórroga consiste en la ampliación del plazo de ejecución del negocio jurídico. La UPME procurará que el cumplimiento del negocio jurídico se surta dentro del plazo inicialmente previsto, salvo que exista justa causa que haga imposible que la terminación de todas las actividades se lleve a cabo dentro del término inicial.
A juicio de la UPME, se podrá prorrogar el negocio jurídico por las veces que sea necesario.
En caso de prórroga, la misma deberá estar precedida de la justificación por el supervisor del negocio jurídico.
Una vez suscrita la prórroga, se deberá proceder a la ampliación en tiempo de las garantías que amparen el negocio jurídico, cuando aplique.
6.4.4 ARTÍCULO 64. Adición de los negocios jurídicos La adición supone el incremento en el valor del negocio jurídico, cuando existan circunstancias o elementos no previstos inicialmente, pero que se encuentran ligados al objeto del negocio jurídico, y su realización se haga indispensable para cumplir satisfactoriamente con los objetivos propuestos con la celebración de este.
Los negocios jurídicos podrán adicionarse hasta el cien por ciento (100%) del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV.
En todo caso, la solicitud de adición deberá estar precedida de la justificación por el supervisor del negocio jurídico y el visto bueno del jefe del área, y a la misma deberá acompañarse el CDP respectivo.
Una vez suscrita la adición, se deberá proceder a la ampliación en valor de las garantías que amparen el negocio jurídico, si a ello hay lugar.
PARÁGRAFO: Se podrán efectuar adiciones en cuantía superior al cien por ciento (100%) del valor inicialmente pactado, en los siguientes casos:
- Los convenios, los cuales no estarán sujetos límite de cuantía alguno.
- Los contratos de interventoría, conforme se justifique la necesidad, relacionada con la ejecución del contrato principal.
6.4.5 ARTÍCULO 65.- Cesión de los negocios jurídicos
Ninguna de las partes podrá ceder, transferir, ni hacerse sustituir por un tercero, en la totalidad o en parte de las obligaciones derivadas del negocio jurídico o contrato, salvo autorización previa, expresa y escrita de la entidad.
Las cesiones deberán ser suscritas por el cedente y el cesionario, además del ordenador del gasto.
6.4.6 ARTÍCULO 66.- Terminación anticipada
La terminación anticipada del negocio jurídico procederá:
- Por mutuo acuerdo entre las partes.
- Por cumplimiento anticipado del objeto contractual.
- Por imposibilidad de cumplimiento del objeto contractual.
6.4.7 ARTÍCULO 67.- Cláusulas de multas, penal pecuniaria y terminación unilateral.
La UPME, en ejercicio de la autonomía de la voluntad y atendiendo la naturaleza propia de las obligaciones del contrato a suscribir y la matriz de riesgo incluida en el estudio previo, cuando este aplique, podrá pactar cláusulas de terminación anticipada; penal pecuniaria y/o de multas de apremio si así se considera pertinente.
En los eventos que el supervisor y/o interventor determine que el contratista se encuentra presuntamente incumpliendo con las obligaciones pactadas en el contrato correspondiente, deberá solicitarle por escrito las razones o causas del presunto incumplimiento y conminarlo a su cumplimiento.
Cuando se verifique que las razones aducidas por el contratista no son argumento suficiente para justificar el incumplimiento o retardo y se considere por el supervisor y/o interventor que las mismas no obedecen a circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, sino por el contrario que podrían derivarse de la conducta dolosa, negligente o poco previsible del contratista, el supervisor y/o interventor deberá presentar al GIT de Gestión Contractual un informe completo de esta situación, con los debidos soportes donde se evidencie de forma clara los hechos presuntamente constitutivos de incumplimiento contractual, con el fin de iniciar el procedimiento administrativo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, ya sea para la imposición de multas o declaratorias de incumplimiento para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria.
Deberán pactarse las cláusulas de multas, penal pecuniaria y/o la terminación unilateral en aquellos negocios jurídicos cuya cuantía sea superior a 75 SMLMV. Para los demás negocios jurídicos, podrán pactarse las cláusulas de multas, penal pecuniario y terminación unilateral a juicio de la dependencia en la cual se origina la necesidad, en consideración entre otros aspectos a la naturaleza de las obligaciones pactadas.
De conformidad con lo señalado en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA), el procedimiento para la imposición de multas y aplicación de la cláusula penal, así como el procedimiento para la terminación unilateral podrán desarrollarse por medio electrónicos, en cuyo caso la entidad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos a los intervinientes a efectos de salvaguardar las garantías procesales.
6.4.7.1 Cláusula de Multas En los contratos en los que se pacte cláusula de multas, ésta se impondrá de forma unilateral a través de acto administrativo, previo agotamiento del procedimiento administrativo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y cuando la o el contratista incumpla parcialmente cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato y la prestación incumplida aún fuere necesaria; en caso contrario, se declarará el incumplimiento parcial.
La cláusula de multa se pactará a título de apremio al contratista, por el retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, equivalente al uno por ciento (1%) por cada día de retraso y hasta el diez por ciento (10%) del valor total del contrato.
6.4.7.2 Cláusula penal pecuniaria En los contratos en los cuales se pacte la cláusula penal pecuniaria (tasación anticipada de perjuicios), se hará exigible, de manera unilateral, sin necesidad de declaratoria judicial, previo agotamiento del procedimiento administrativo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, cuando a juicio de la o el ordenador del gasto, según informe de la supervisión y/o interventoría, la o el contratista incurra en el incumplimiento parcial o total de las obligaciones del contrato, se impondrá de forma unilateral a través de la declaratoria de incumplimiento contractual.
Dicha cláusula deberá contener la mención expresa del consentimiento otorgado por el contratista para compensar el valor de la cláusula penal pecuniaria, de cualquier suma que la UPME le adeuda, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato.
La cláusula penal se pactará por causa de incumplimiento total o parcial del mismo, por un monto no inferior al porcentaje de la garantía de cumplimiento pactado en el negocio jurídico, sin que exceda el doble del valor total del contrato.
6.4.7.3 Cláusula de terminación unilateral La UPME podrá pactar la cláusula de terminación unilateral del contrato, como prerrogativa de la administración, por motivos de interés general y con el fin de obtener de manera oportuna y eficiente los bienes y servicios contratados, por las siguientes causales:
1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.
2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.
3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.
4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
Una vez acaecida algunas de las causales citadas en precedencia, el supervisor y/o interventor deberá informar por escrito al GIT de Gestión Contractual, con los debidos soportes donde se evidencie de forma clara la ocurrencia de la causal, y como quiera que la terminación unilateral por las causas antes descritas no tiene como finalidad sancionar al contratista sino evitar la paralización del contrato estatal se adelantará el procedimiento establecido en los artículo 34 y siguientes del CPACA para que el ordenador del gasto emita el acto administrativo motivado en el que se declare la terminación unilateral del contrato y se ordene proceder con la liquidación del mismo, si hay lugar a ello.
7 TÍTULO VI
7.1 GARANTÍAS
7.1.1 ARTÍCULO 68.- De las garantías.
Los oferentes o contratistas para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones frente a la UPME en Procesos de Contratación pueden otorgar, a su elección, cualquiera de las siguientes garantías: (i) contratos de seguro, (ii) fiducia mercantil de garantía o (iii) garantías bancarias.
Los contratos de seguro requerirán, para su aprobación, la acreditación del pago de las pólizas respectivas y que las mismas sean a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación.
En los estudios previos deberá establecerse la necesidad de las garantías, de acuerdo con el tipo de negocio jurídico a celebrar, y la tipología de estas.
PARÁGRAFO 1: No se requerirán garantías en las aceptaciones de oferta, ni en los contratos de seguro.
PARÁGRAFO 2: Para los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, la dependencia a cargo deberá determinar la necesidad de constituir garantías, de acuerdo con el análisis de los riesgos que pudieran derivarse del objeto y las obligaciones del contrato.
7.1.2 ARTÍCULO 69.- Riesgos a cubrir por las garantías.
De acuerdo con los riesgos que pudieran derivarse de las obligaciones y prestaciones del respectivo negocio jurídico, podrán exigirse las siguientes garantías:
7.1.2.1 Riesgos a amparar derivados del incumplimiento del ofrecimiento.
Garantía de Seriedad de la Propuesta La garantía de seriedad de la propuesta se exigirá para los procesos de Subasta, Invitación y Públicos, en un monto no inferior al 10% del valor del presupuesto y por una vigencia igual a la del cierre del proceso y tres (3) meses más. Cubrirá los perjuicios ocasionados a la UPME por el incumplimiento del ofrecimiento.
7.1.2.2 Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones contractuales o convenidas
7.1.2.3 Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del negocio jurídico y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
7.1.2.4 Devolución del Pago Anticipado El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie y cubre los perjuicios generados por la no devolución total o parcial, del dinero entregado al contratista bajo título de pago anticipado. Su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
7.1.2.5 Cumplimiento de las obligaciones emanadas del negocio jurídico El amparo de cumplimiento del negocio jurídico deberá cubrir a la UPME de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del negocio jurídico, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos sean imputables al contratista o a la parte ejecutora del convenio.
Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el negocio jurídico garantizado.
El valor y el plazo de cobertura del amparo no podrán ser inferiores al 20% del valor total del negocio jurídico ni a seis (6) meses adicionales. Estos parámetros deberán definirse en los estudios previos, atendiendo al objeto contractual, las obligaciones a cargo del contratista, el valor total del contrato y la forma de pago.
7.1.2.6 Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales:
El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la UPME de los daños que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista o la parte ejecutora del convenio, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del negocio jurídico.
El valor de esta garantía no podrá ser inferior al 5% del valor total del negocio jurídico y deberá extenderse por el plazo del negocio jurídico y 3 años más.
7.1.2.7 Riesgos por amparar derivados de las obligaciones posteriores a la ejecución:
7.1.2.8 Calidad del servicio El referido amparo de calidad del servicio cubre a la UPME de los perjuicios imputables al contratista o a la parte ejecutora del convenio, que surjan con posterioridad a la terminación del negocio jurídico y que se deriven de la mala calidad del servicio prestado o de la evidente inconsistencia de los estudios o análisis realizados, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el negocio jurídico.
El valor y el plazo de cobertura del amparo no podrán ser inferiores al 20% del valor total del negocio jurídico ni a un (1) año adicional. Estos parámetros deberán definirse en los estudios previos, atendiendo al objeto contractual, las obligaciones a cargo del contratista, el valor total del contrato y la forma de pago.
7.1.2.9 Responsabilidad extracontractual Ampara la responsabilidad extracontractual que pudiera llegar a atribuirse a la UPME con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas frente a terceros afectados. La exigencia de esta garantía dependerá de la naturaleza del negocio jurídico proyectado y de las obligaciones emanadas del mismo.
Ésta garantía deberá ser constituida a favor de la Unidad de Planeación Minero-Energética y de terceros, y el valor de esta no podrá ser inferior doscientos (200) SMMLV para negocios jurídicos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) SMMLV. Su vigencia será la que se señale en los términos de referencia o en los estudios previos.
7.1.2.10 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos
El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos cubre los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
El valor y el plazo de cobertura del amparo no podrán ser inferiores al 20% del valor total del negocio jurídico ni a un (1) año adicional. Estos parámetros deberán definirse en los estudios previos, atendiendo al objeto contractual, las obligaciones a cargo del contratista, el valor total del contrato y la forma de pago.
7.1.3 ARTÍCULO 70.- Mecanismos de solución de conflictos
Para resolver las controversias o diferencias que surjan entre las partes con ocasión de la celebración, interpretación, ejecución, terminación o liquidación de los negocios jurídicos, al igual que las relativas a su existencia, eficacia o validez, se agotará inicialmente la etapa de arreglo directo; si no se llega a un acuerdo, serán sometidas a la jurisdicción de lo contencioso administrativo.
7.1.4 ARTÍCULO 71.- Indemnidad de los negocios jurídicos
En los negocios jurídicos que suscriba la UPME, el contratista mantendrá indemne a la entidad por razón de reclamos, demandas, acciones legales y costos que surjan como resultado de daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por este mismo, sus subcontratistas o proveedores, durante la ejecución del negocio jurídico y hasta la liquidación definitiva del mismo.
Para este efecto, se considerarán como hechos imputables y atribuibles al contratista todas las acciones u omisiones de su personal, sus subcontratistas, sus proveedores, así como del personal al servicio de cualquiera de ellos, que presenten errores o malas prácticas y, en general, cualquier incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
En razón a lo anterior, en los negocios jurídicos se deberá establecer una cláusula donde deberá pactarse la obligación a cargo del contratista de indemnizar a la entidad con ocasión de la violación o el incumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato, hasta por el monto del daño o perjuicio causado y hasta por el valor del negocio jurídico suscrito.
El contratista mantendrá indemne a la UPME por cualquier obligación de carácter laboral o relacionado que se originen en el incumplimiento de las obligaciones laborales que el contratista asume frente al personal, subordinados o terceros que se vinculen a la ejecución de las obligaciones derivadas del contrato.
En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal en contra de la UPME por asuntos que, de conformidad con el contrato, sean de responsabilidad del contratista, éste será notificado lo antes posible de tales circunstancias, para que, por su cuenta, adopte oportunamente todas las medidas previstas por la ley a fin de garantizar la indemnidad a favor de la entidad.
Si el contratista no asume debida y oportunamente la defensa de la UPME, esta podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita, con el fin de que pague los gastos en que se incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciere el contratista, la UPME tendrá derecho a descontar tales erogaciones de cualquier suma que le adeude al contratista por razón de la prestación del servicio objeto del contrato, o, en su defecto, a utilizar cualquiera de los medios legales y judiciales.
8 TÍTULO VII
8.1 DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL
8.1.1 ARTÍCULO 72.- Liquidación de los negocios jurídicos
Para efectos de contabilizar el término de caducidad del medio de control de controversias contractuales, el término de liquidación de los contratos o convenios que celebre la UPME será de seis (06) meses.
Para los demás efectos legales, la UPME podrá liquidar los negocios jurídicos, siempre de manera bilateral, en cualquier momento, dentro de los treinta (30) meses siguientes a su terminación, siempre que no se haya presentado demanda con dicha pretensión.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar las salvedades que consideren pertinentes a la liquidación por mutuo acuerdo.
Cuando no se logre acuerdo entre las partes, la UPME iniciará las actuaciones judiciales pertinentes para obtener la liquidación del contrato, a través de la Oficina Asesora Jurídica.
PARÁGRAFO PRIMERO. Se exceptúan del trámite de liquidación todas las aceptaciones de oferta, los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión y, los de compraventa, así como los convenios sin aporte en dinero suscritos por la Entidad; en estos casos bastará la certificación de cumplimiento contractual de ejecución expedida por el supervisor, la cual deberá contener la evaluación de proveedores y/o contratistas.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En los negocios jurídicos en que se haya superado el plazo establecido para liquidar, se elaborará una constancia de cierre administrativo y archivo del expediente contractual, donde se dé cuenta del estado final del contrato y de las garantías en caso de existir. En ningún caso, este informe se entenderá como acta de liquidación, y su finalidad será cerrar el expediente contractual, lo que a su vez permitirá que, desde el punto de vista financiero y contable, se proceda con los trámites pertinentes.
Lo anterior, con independencia de las consecuencias disciplinarias del caso.
8.1.2 ARTÍCULO 73.- Procedimiento para la liquidación de los negocios jurídicos.
Para la liquidación de los negocios jurídicos, la UPME seguirá los siguientes pasos:
- A más tardar dentro del mes siguiente a la terminación del negocio jurídico, el supervisor deberá radicar en el GIT de Gestión Contractual, el proyecto del acta de liquidación acompañada por el informe final de supervisión y la acreditación de la liberación de los respectivos saldos. En dicho informe se dejará constancia de que el contratista ha cumplido con los aportes los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello hubiere lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Así mismo deberá contener la evaluación de proveedores y/o contratistas.
- En caso de que, dentro del plazo anterior, no se pueda expedir el informe final del contrato, por estar pendiente el cumplimiento de obligaciones, o cualquier otro motivo, el supervisor deberá informarlo al GIT de Gestión Contractual, mediante memorando justificado, donde se establezca cuándo se tendrá dicho informe.
- El abogado designado para realizar el control de legalidad al proyecto acta de liquidación solicitará al GIT Financiero el reporte de relación de pagos del negocio jurídico.
- Una vez el GIT de Gestión Contractual apruebe el acta de liquidación, esta deberá ser suscrita por el ordenador del gasto, el supervisor del contrato y el contratista.
- Una vez suscrita por las partes, el acta será publicada en el SECOP y archivada en el respectivo expediente contractual.
8.1.3 ARTÍCULO 74.- Cierre de expedientes en el SECOP y TVEC
Una vez terminadas las Órdenes de Compra, contratos y convenios, incluidas las obligaciones post contractuales, se deberá proceder al cierre del expediente electrónico en el SECOP o en la plataforma TVEC, conforme los lineamientos señalados por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
8.1.4 ARTÍCULO 75.- Disposición final de bienes
Una vez finalizado el contrato, el contratista deberá retomar los residuos, si hubo lugar y, trasladarlos a los lugares especialmente seleccionados y diseñados para evitar contaminación y daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.
9 TÍTULO VIII
9.1 DISPOSICIONES VARIAS
9.1.1 ARTÍCULO 76.- Articulación con el MIPG
El proceso contractual, en todas sus etapas: (i) precontractual, (ii) contractual y, (iii) post contractual deberá desarrollarse de acuerdo con los postulados y directrices del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, y el Sistema Integrado de Gestión adoptado por la Entidad.
9.1.2 ARTÍCULO 77.- Actualización manual
La actualización de este manual, de conformidad con el Sistema Integrado de Gestión adoptado por la Entidad, corresponde al Secretario/a General y al Coordinador del GIT de Gestión Contractual. Por su parte, la aprobación y adopción de las modificaciones del manual de contratación, es responsabilidad del Director/a de la UPME, quien lo hará mediante acto administrativo. Para efectos de la implementación del presente manual, la UPME ajustará los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.
9.1.3 ARTÍCULO 78.- Uso obligatorio del SECOP
La Entidad utilizará el SECOP II como plataforma transaccional, conforme las disposiciones expedidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
De igual manera, la Entidad publicará el Plan Anual de Adquisiciones – PAA, y todos sus procesos de contratación en el SECOP II.
PARÁGRAFO: Las aceptaciones de oferta, serán suscritas solo por el ordenador del gasto, y se publicarán en el SECOP II.
9.1.4 ARTÍCULO 79.- Normatividad
En el ejercicio de su actividad, los servidores públicos o contratistas que realicen actividades del proceso contractual deben tener en cuenta las siguientes disposiciones: i) la Constitución Política; ii) la Ley iii) El manual de contratación de la Unidad; iv) El manual de supervisión e interventoría de la Unidad; v) el Estatuto Anticorrupción; vi) el Estatuto Orgánico del Presupuesto, vii) las normas especiales y atinentes al negocio jurídico objeto de la misma.
Para todos los efectos a que haya lugar se entenderá que las (i) Leyes, (ii) Decretos reglamentarios, (iii) Resoluciones, así como las (iv) Circulares, (v) Guías o (vi) Manuales referenciadas en el presente documento, así como las aplicables a la contratación estatal con régimen especial, comprenderán las normas o documentos que a futuro modifiquen tales disposiciones, las aclaren, adicionen o sustituyan.
El presente manual podrá ser actualizado, reformado, renovado, ajustado o derogado, en cualquier momento por el Director(a) General de la Unidad de Planeación Minero- Energética.
9.1.5 ARTÍCULO 80.- Anexos u Otros
Los servidores públicos o contratistas que realicen actividades del proceso de gestión contractual deberán aplicar y usar los procedimientos y formatos del proceso de gestión contractual establecidos en el ISOLUCION.
- VARIABLE INTERSECCIONALES
| Variable Interseccional | Aplica |
| Territorial | N/A |
| Ambiental | N/A |
| Cambio Climático | N/A |
| Social | N/A |
| Étnico | N/A |
| Variable Interseccional | Aplica |
| Género | N/A |
| Seguridad Alimentaria | N/A |
- ANEXOS
No aplica.
- CONTROL DE CAMBIOS
| VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS |
| 01 | Mediate resolución 578 del 11/08/2026, se adopta la versión 5 del manual, documento anterior MA-GC-001 V4 Del 09/01/2025: Modificación al Manual de Contratación - cláusula de multas, penal pecuniario y terminación unilateral y se dictan otras disposiciones. Con la migración del Sistema de Gestión Institucional SGI, Producto del Proyecto Modernización de Procesos, se crea el documento bajo la codificación MAN-GCO-001 V. 01 | |
NOTAS AL FINAL
1. Por la cual se establece el régimen para la generación, interconexión, trasmisión, distribución y comercialización de electricidad en el territorio nacional, se conceden unas autorizaciones y se dictan otras disposiciones en materia energética.
2. Por el cual se modifica la estructura de la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME).
3. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
4. Las normas de derecho privado, régimen que se funda primordialmente en la autonomía dispositiva o negocial, entendida ésta como el poder o facultad que el ordenamiento jurídico le reconoce a las personas para autorregular o disponer de sus intereses a través de actos o negocios jurídicos" Sentencia del 19 de julio de 2017, expediente 59394.
5. Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas legales.
6. Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación de Colombia Compra Eficiente.
7. Sin perjuicio de los procedimientos que detallan los pasos específicos asociados a cada modalidad.
8. Texto extraído de la página de internet de la Agencia Nacional de Contratación Pública, disponible en:
https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/acuerdos-marco/acuerdos-marco 9 Decreto 1068 de 2015. Artículo 2.8.1.7.2.
10. Colombia Compra Eficiente. Circular Externa 002 de 2023.
11. Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.
Sobre el particular, el inciso 1o del artículo 33 prevé "Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado".
Comisión de Regulación de Energía y Gas CREG
n.d.
Última actualización: 28 de octubre de 2026
