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Por medio de la cual se expide la Resolución Única de Regulación del Sector Eléctrico
Sistema centralizado de información de convocatorias públicas (SICEP)
ARTÍCULO 2.6.3.5.1. SISTEMA CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN DE CONVOCATORIAS PÚBLICAS (SICEP). El Sistema Centralizado de Información de Convocatorias Públicas (SICEP) es una plataforma tecnológica para la publicidad y trazabilidad de la información sobre las convocatorias públicas para celebración de contratos para el mercado regulado, incluyendo sus resultados.
El reporte de información al SICEP, en los términos establecidos en esta resolución, es de carácter obligatorio para los comercializadores que realicen convocatorias públicas para la celebración de contratos para el mercado regulado.
Para que los contratos resultantes de las convocatorias públicas puedan ser registrados conforme lo establecido en la Resolución CREG 157 de 2011 y aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, el comercializador debe informar, en el momento en que solicita el registro ante el ASIC, el Código de la Convocatoria de la que resultó el contrato.
El incumplimiento en el reporte de información al SICEP debe ser informado por el ASIC a la CREG, a la SSPD y a la SIC y se considera como una práctica contraria al objeto de la regulación en su tarea de promoción de la competencia.
(Fuente: R CREG 130/19, art. 22)
ARTÍCULO 2.6.3.5.2. PROPÓSITOS DEL SICEP. El SICEP, como plataforma centralizada de información de las convocatorias públicas para la celebración de contratos para el mercado regulado, tiene como propósitos:
23.1. Facilitar el control ciudadano y de las autoridades de inspección, control y vigilancia de los procesos de celebración de contratos destinados al mercado regulado.
23.2. Aumentar la transparencia en los procesos de celebración de contratos destinados al mercado regulado por parte de comercializadores.
23.3. Facilitar la trazabilidad de todas las actuaciones que se realicen durante el transcurso de una convocatoria pública.
23.4. Reducir la posibilidad de la celebración de contratos para usuarios regulados que no resulten de un proceso competitivo o que no reflejen condiciones de mercado.
23.5. Promover la entrada de nuevos agentes al mercado.
(Fuente: R CREG 130/19, art. 23)
ARTÍCULO 2.6.3.5.3. CARACTERÍSTICAS DEL SICEP. La plataforma tecnológica requerida para la publicación y la trazabilidad de la información de las convocatorias públicas es diseñada, implementada y administrada por el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales (ASIC) y debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos.
24.1. Debe ser una plataforma que permita el registro y la trazabilidad de toda la información asociada a las convocatorias públicas.
24.2. Debe ser una plataforma basada en protocolos de Internet, que permita el acceso a la información pública de los expedientes electrónicos de las convocatorias, así como a las estadísticas generales que establezca la CREG en resolución aparte.
24.3. Debe cumplir con la normativa aplicable de transparencia y derecho de acceso a la información pública. En este sentido, ofrece la información en formato de datos abiertos, de acuerdo con la normativa aplicable.
24.4. Debe tener acceso directo desde la página de inicio de XM S. A. E.S.P. de forma permanente, visible y no restringida.
24.5. Las bases de datos y servidores del SICEP deben permanecer en el sitio que para tal fin establezca el ASIC.
24.6. Debe mantener la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fidelidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos que son parte de la convocatoria pública y que reposan en los expedientes electrónicos.
24.7. Debe asegurar la confidencialidad, integridad y ciberseguridad de datos e información. Este requisito debe cumplirse a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes a la entrada en operación del SICEP.
24.8. Debe generar un expediente electrónico de la convocatoria siempre que un comercializador solicite la publicación de un Aviso de Convocatoria. En el expediente electrónico reposa toda la información de la convocatoria. En consecuencia, debe tener la capacidad para almacenar todos los documentos que sean remitidos por los comercializadores y los oferentes.
24.9. En la página del SICEP debe existir un vínculo a la información pública de cada expediente electrónico que señale: el Código de la Convocatoria, el comercializador que la convoca y el estado de la convocatoria.
24.10. Debe incluir los sistemas de respaldo que el ASIC considere para minimizar la probabilidad de falla de operación de la plataforma.
24.11. Los documentos que reposan en el SICEP no pueden ser modificados. Cualquier aclaración, cambio o modificación a documentos ya publicados deben ser remitidos nuevamente por el comercializador al ASIC para su publicación.
24.12. Debe estar dotado de un registro que contenga la fecha y hora en la que se realizan modificaciones a los expedientes electrónicos.
24.13. Debe viabilizar el registro por parte de cualquier interesado, para recibir notificaciones vía correo electrónico sobre los procesos de convocatorias públicas.
24.14. Debe contar con una base de datos que contenga los correos electrónicos de todos los interesados en recibir avisos de los procesos de convocatorias públicas que se encuentren en curso.
24.15. Debe enviar una notificación a los registrados vía correo electrónico cada vez que exista nueva información disponible en el SICEP.
24.16. Debe permitir la interoperabilidad con los sistemas de información de la SSPD a través de servicios web.
24.17. Debe contemplar todas aquellas características que permitan dar cumplimiento a lo establecido en esta resolución con relación al SICEP.
(Fuente: R CREG 130/19, art. 24)
ARTÍCULO 2.6.3.5.4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE LAS CONVOCATORIAS. El expediente electrónico de las convocatorias públicas contiene lo siguiente:
25.1. Una identificación única denominada Código de la Convocatoria.
25.2. Todos los documentos enviados por el comercializador y los oferentes, organizados en forma cronológica a medida que avanza el proceso de convocatoria, conforme a lo dispuesto en esta resolución.
25.3. El estado de la convocatoria y sus modificaciones. La convocatoria puede tener los siguientes estados:
a) Abierta.
b) Cerrada y adjudicada.
c) Cerrada y desierta.
d) Suspendida.
e) Cancelada.
25.4. Los documentos contenidos en los expedientes electrónicos que reposan en el SICEP se crean, conforman y gestionan de acuerdo con lo dispuesto en el Capítulo III del Acuerdo 002 de 2014 y el Acuerdo 003 de 2015 del Archivo General de la Nación y el Capítulo VII del Decreto 1080 de 2015.
25.5. En caso de que la convocatoria sea auditada, el expediente electrónico debe contener el informe de auditoría.
25.6. Los documentos de los expedientes electrónicos deben estar firmados electrónicamente de forma confiable, en los términos del artículo 2.2.2.47.4 del Decreto 1074 de 2015.
(Fuente: R CREG 130/19, art. 25)
ARTÍCULO 2.6.3.5.5. INFORMACIÓN PÚBLICA DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO. La sección de información pública del expediente electrónico de cada convocatoria es de acceso abierto e ilimitado al público general.
La información pública del expediente electrónico de la convocatoria es la siguiente:
a) Razón social y NIT del comercializador que realiza la convocatoria.
b) Código de la Convocatoria.
c) Estado de la Convocatoria.
d) Aviso de la Convocatoria.
e) Pliego de condiciones a consulta.
f) Pliego de condiciones definitivo.
g) Fecha, hora y lugar de la audiencia pública.
h) Resultados de la convocatoria.
i) Descripción de los productos siguiendo el formato del Anexo 1 de la presente resolución.
j) Fecha de formalización de los contratos.
k) Fecha de solicitud de registro de los contratos.
l) Vínculo al informe del auditor (en caso que la convocatoria fuese auditada).
(Fuente: R CREG 130/19, art. 26)
ARTÍCULO 2.6.3.5.6. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA AL SICEP. Los comercializadores y sus funcionarios son los responsables de la completitud y calidad de la información que se consigne en el expediente electrónico de las convocatorias públicas contenidas en el SICEP.
Tanto los comercializadores como los oferentes están obligados a cumplir con las disposiciones establecidas en esta resolución para el reporte de información.
(Fuente: R CREG 130/19, art. 27)
ARTÍCULO 2.6.3.5.7. RESPONSABILIDADES DEL ASIC EN LA ADMINISTRACIÓN DEL SICEP. El ASIC como administrador del SICEP tiene entre otras, los siguientes deberes y responsabilidades:
28.1. Diseñar, implementar, operar y mantener el SICEP.
28.2. Administrar los documentos y expedientes electrónicos del SICEP. Conservar los documentos electrónicos de los expedientes de las convocatorias públicas generadas en el SICEP, desde su creación a partir de la fecha de solicitud de publicación de Aviso de la Convocatoria y hasta por el tiempo que determinen las normas de retención documental vigentes.
28.3. Asegurar la integridad de los documentos que componen los expedientes electrónicos de las convocatorias.
28.4. Definir los procedimientos y formatos que deben seguir y utilizar los comercializadores para la creación, registro y reporte de información de los expedientes electrónicos en el SICEP.
28.5. Definir el procedimiento para la transferencia de los requisitos habilitantes y ofertas remitidas durante el proceso al comercializador.
28.6. Ofrecer e impartir la capacitación y asistencia necesaria a todos los agentes sobre el acceso, el reporte y los canales de comunicación empleados para la operación del SICEP.
28.7. Informar oportunamente a las autoridades competentes cuando se identifiquen reportes de información erróneos o inconsistentes con lo dispuesto en esta resolución, así como cualquier otra actuación irregular que se presente en el proceso de reporte de información de las convocatorias públicas.
28.8. Tener a disposición de la SSPD, la CREG o la SIC, toda la información remitida por los comercializadores y oferentes ordenada por expediente electrónico. El ASIC debe suministrar toda la información del SICEP a pedido de estas entidades.
28.9. Establecer y utilizar únicamente los canales formales de comunicación entre los comercializadores, los oferentes y el ASIC durante el período de la convocatoria.
28.10. Informar a los comercializadores y oferentes interesados, los procedimientos a seguir en caso de falla de los canales de comunicación establecidos o del SICEP.
28.11. Publicar en el SICEP la información pública del expediente electrónico de la convocatoria, conforme lo dispuesto en esta resolución.
28.12. Realizar los cálculos y publicar las estadísticas agregadas de los resultados de las convocatorias públicas para el mercado regulado, de acuerdo con lo que la CREG defina en resolución aparte.
28.13. Realizar un informe anual de seguimiento de las convocatorias realizadas durante el año calendario anterior. En dicho informe se debe relacionar el número de Avisos de convocatoria, identificando el comercializador solicitante y el estado de cada una de ellas a 31 de diciembre del año en estudio. Este informe debe ser remitido a la CREG, vía correo electrónico, antes del 1 de febrero de cada año.
28.14. EL ASIC no puede utilizar ni compartir la información centralizada en el SICEP con fines comerciales o de lucro, para sí mismo o para dar ventaja a algún tercero.
(Fuente: R CREG 130/19, art. 28)
ARTÍCULO 2.6.3.5.8. PLAZO PARA EL DISEÑO Y ENTRADA EN OPERACIÓN DEL SICEP. El ASIC tendrá un plazo de tres (3) meses a partir de la entrada en vigencia de esta resolución para diseñar y poner en operación el SICEP, conforme a lo dispuesto en este capítulo.
El ASIC deberá establecer un acuerdo de interoperabilidad con la SSPD con el fin de que esta entidad disponga de la información que reposa en el SICEP en los términos que establezca para llevar a cabo sus tareas de inspección, control y vigilancia.
La CREG, previa solicitud del ASIC, analizará la pertinencia de ampliar el plazo previsto para la entrada en operación del SICEP. En caso de encontrarse pertinente, la CREG se pronunciará mediante circular de la Dirección Ejecutiva.
