CIRCULAR No. 006 DE 1998

(junio 16)

PARA: EMPRESAS DEL SECTOR ELECTRICO

DE: JORGE PINTO NOLLA

Director Ejecutivo

ASUNTO: ENVIO DE INFORMACION, APLICACIONES, TIPO DE INFORMACIÓN

 Y PLAZOS DE ENVIO. www.creg.gov.co

FECHA: Santa Fe de Bogotá, 16 de junio de 1998

La Comisión de Regulación de Energía y Gas, con el propósito de mejorar los flujos de información que realiza con sus usuarios externos, y en particular con las empresas reguladas del sector eléctrico, ha creado dentro de su Home Page (www.creg.gov.co) un conjunto de herramientas que les permitirá acceder a información de interés para el desempeño más eficiente del mercado energético en el país.

La información como las aplicaciones pueden ser accesadas vía Internet y para quienes no tienen acceso a Internet, la CREG ha dispuesto soluciones informáticas de Acceso Remoto que les permite de igual forma a aquellas empresas que no posean acceso a Internet hacer uso de la totalidad de las aplicaciones.

De igual forma la CREG, a través de estas herramientas, busca obtener información veraz, amplia y oportuna, apoyada en las facultades establecidas en el inciso 2o. del numeral 26 del artículo 73 de la Ley 142 de 1994, que establece que "…las Comisiones tendrán facultad selectiva de pedir información amplia, exacta, veraz y oportuna a quienes prestan los servicios públicos a los que esta Ley se refiere, inclusive si sus tarifas no están sometidas a regulación. Quienes no la proporcionen, estarán sujetos a todas las sanciones que contempla el artículo 81 de la presente Ley. En todo caso las comisiones podrán imponer por sí mismas las sanciones del caso, cuando no se atienda en forma adecuada sus solicitudes de información.".

Es necesario resaltar el hecho de que las aplicaciones creadas son un conjunto de herramientas útiles y de interés, tanto para la Comisión de Regulación de Energía y Gas como para sus usuarios externos (Empresas reguladas por la CREG, Superintendencia de Servicios Públicos, Usuarios de Servicios Públicos, Organismos de Control y público en general), dado que las aplicaciones permiten acceder a información clave para el normal desempeño de las actividades de las empresas.

En el "Home Page" de la Comisión se incluye información referente a los sectores de energía y gas combustible. De igual manera, se encuentran las resoluciones expedidas por la CREG, las circulares de la CREG, leyes relacionadas con sus funciones, decretos y jurisprudencia de las altas Cortes. Basta seleccionar el icono "Normas", para tener acceso a este tipo de información.

Los usuarios podrán bajar e instalar, sin ningún costo, los programas que les permitirán ver mejor la información que la CREG publica. (Navigator 4.04 para la Navegación –versión libre- y AcrobatReader). En la primera página se encuentran los vínculos para bajar dicha información.

Se recomienda enfáticamente bajar Acrobat Reader, con el fin de poder visualizar las normas expedidas por la CREG de la forma más fiel posible (incluyendo firmas del Director Ejecutivo y el Presidente de la CREG).

Para entrar a las aplicaciones desarrolladas para las empresas de energía eléctrica, el usuario deberá dar "clic" en el icono de "usuarios registrados" (un candado). Inmediatamente después aparecerá una casilla solicitando el "Login" (cuenta) y otra solicitando el "Password" (contraseña). El usuario que acceda por primera vez a la aplicación, podrá entrar con el nombre de la empresa adicionándole al final la letra "c" si trata de un comercializador, "g" si se trata de un generador, etc. En caso de requerir cualquier soporte, podrán comunicarse con la CREG al 6115000 al Area de Información.

Para el "Login", en su primera sesión corresponderá al mismo password, es decir el nombre de la empresa adicionándole al final la letra "c". Se recomienda a las empresas cambiar su password desde su primera sesión, siguiendo las instrucciones establecidas en el numeral siguiente.

A continuación se hace una breve descripción de las aplicaciones que allí se encuentran, advirtiendo que las aplicaciones aparecerán conforme a los perfiles definidos para el usuario.

1. CAMBIO DE PASSWORD

Se recomienda al usuario cambiar su "password" desde su primer ingreso a la aplicación con el fin de evitar posibles contratiempos futuros.

La Comisión ha creado para cada empresa una cuenta que podrá ser manejada por los miembros de ella que sean autorizados por el responsable de su manejo en cada empresa.

Se recomienda que el manejo de la cuenta sea realizado por un número controlado de funcionarios con lo cual se minimizan las posibilidades de error en la introducción de los datos.

Inmediatamente después de haber digitado el "password" y el "Login" de la empresa, el usuario visualizará un conjunto de aplicaciones y servicios, dependiendo de los perfiles asignados a él. El primero de ellos el icono de "Cambio de password" aparecerá para todos los perfiles, con esta aplicación el usuario al dar un clic sobre el icono tiene la posibilidad de cambiar su "password" (contraseña). Tenga presente que el "Login" y el "Password" son los elementos que le darán acceso al sitio de usuarios registrados en el "Home Page" de la CREG.

2. AUTOLIQUIDACIÓN DE CONTRIBUCIONES

En esta aplicación las empresas deberán llenar los datos correspondientes a los formatos de autoliquidación de contribuciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 27 del Decreto 30 de 1995, sin perjuicio de la obligación del envió de los Estados Financieros, dentro de los siguientes plazos:

Los plazos anteriores también serán aplicables a la introducción de la información, para efectos de las sanciones por incumplimiento en su entrega en los plazos antes indicados.

3. DIRECTORIO DE EMPRESAS

El usuario desde su primer ingreso al aplicativo deberá llenar los datos que contiene la opción "Directorio de Empresas". Esta información deberá ser actualizada cada vez que suceda un cambio en relación a la información general de la empresa (cambio de representante, dirección, teléfono, etc.) y que aparece allí en la herramienta.

Cabe resaltar que esto permite tanto a las empresas como a la CREG mantener actualizada la base de datos del sector, así como la información de carácter general, de gran utilidad para la CREG, las empresas y los usuarios.

4. COSTOS DE COMERCIALIZACION: RESOLUCION 031 DE 1997

Esta aplicación, que fue colocada desde diciembre del año 1997, le permite a las empresas comercializadoras de energía eléctrica calcular sus costos unitarios de conformidad con el procedimiento y las reglas establecidas en la resolución CREG 031 de 1997. Además les permite a las empresas tener un dato comparativo frente al calculo de la CREG.

A partir de la fecha será obligatorio para todos los comercializadores mantener la información necesaria para realizar los cálculos de los costos, a través de los cuales la CREG se informará de dichos costos según lo previsto en la Resolución CREG 031/97. Estos costos deberán poderse calcular desde diciembre de 1997 (dato necesario para los calculos de tarifas). Esta aplicación va tomando los valores históricos de la empresa hasta el mes m-1 para realizar el cálculo del costo aplicable para el mes m. El plazo límite máximo para que las comercializadoras de energía eléctrica introduzcan los datos necesarios para el calculo de su CU, será el día veintitrés (23) de cada mes. El incumplimiento del envió de dicha información acarreará las sanciones previstas en la Ley, sin perjuicio de las que en disposiciones aparte señale la CREG.

5. INSTRUCTIVO ELECTRICO

Con esta aplicación la CREG recogerá a partir de este año la información de carácter estadístico compilada en el "Instructivo para la Recolección de Información del Sector Eléctrico", y que hasta la fecha era enviada en disquetes o correos electrónicos en formatos de hojas de cálculo. Esta información deberá ser actualizada semestralmente, dentro de los siguientes plazos máximos:

De igual forma el incumplimiento del envió de dicha información acarreará las sanciones previstas en la Ley, sin perjuicio de las que en disposiciones aparte señale la CREG.

6. TARIFAS (RESOLUCION 079/97)

Con esta aplicación la empresa podrá comparar el cálculo de las tarifas a usuarios regulados correspondientes a un periodo de facturación especifico, con los cálculos propios. Esta información será la que la CREG pondrá a finales del mes de junio a la vista del público en general y a los entes de regulación y vigilancia; por tanto cualquier inconsistencia en la misma deberá ser reportada a la CREG de manera inmediata (www@creg.gov.co o tarifas@creg.gov.co o al 6115000) con el fin de resolverla a la brevedad posible.

La CREG estará colocando en su Página ("Home Page") reportes de esta y otra información de interés, a la que podrán accesar los usuarios registrados que no se encuentren en mora con la información de la CREG. No sobra recordar que el incumplimiento del envió de información a la CREG, acarreará las sanciones previstas en la Ley, sin perjuicio de las que en disposiciones aparte señale la CREG.

Se anexa a esta comunicación manuales explicativos para el uso de las herramientas que están disponibles y un formato que deberá ser devuelto a la CREG para el control de las cuentas disponibles por empresa.

Cordialmente,

JORGE PINTO NOLLA