Resolución 25 de 2002 UPME
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RESOLUCION 25 DE 2002
(febrero 11)
Diario Oficial No 44.714, de 19 de febrero de 2002
UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO-ENERGÉTICA
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Resolución 501 de 2003>
Por la cual se adopta el reglamento interno de contratación para la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO-ENERGÉTICA,
en uso de sus facultades legales y en especial la que le confiere el artículo 13 de la Ley 143 de 1994 y el artículo 14 del Decreto 28 de enero 10 de 1995,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 143 de 1994, se organizó la Unidad de Planeación Minero-Energética, como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con patrimonio propio, personería jurídica, autonomía presupuestal y con un régimen especial en materia contractual;
Que el artículo 13 de la Ley 143 de 1994 establece que el régimen de contratación aplicable a la Unidad de Planeación Minero-Energética es el del derecho privado; igualmente establece que la Unidad manejará sus recursos presupuestales y operará a través de un contrato de fiducia mercantil que se regirá íntegramente por las normas del derecho privado;
Que el inciso segundo del artículo 14 del Decreto número 28 del 10 de enero de 1995, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 143 de 1994 en lo concerniente a la organización y el funcionamiento de la Unidad de Planeación Minero-Energética, establece la obligación de expedir un reglamento interno de contratación;
Que como consecuencia de lo expresado en el considerando anterior, debe la Unidad de Planeación Minero-Energética proceder a adecuar las disposiciones relativas a la contratación de manera que se agilicen y hagan efectivas las relaciones contractuales de acuerdo con las directrices, estrategias y políticas tanto de la Unidad como del Gobierno Nacional, todo de acuerdo con la normatividad del sector y los principios que rigen la función administrativa consignados en el artículo 209 de la Constitución Nacional;
Que se hace necesario la expedición de un nuevo reglamento interno de contratación para hacerlo más ágil y compatible con las realidades sectoriales;
Que el reglamento de contratación tiene por objetivo establecer los procedimientos que permitan, en aplicación del principio de la selección objetiva, escoger los contratistas que ofrezcan las condiciones más favorables para el cumplimiento de la función asignada a la entidad y así proceder a que se suscriba el respectivo contrato entre la fiduciaria y el ofertante seleccionado,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. AMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones previstas en la presente Resolución se aplicarán a los contratos que se celebren en desarrollo del Contrato de Fiducia, de conformidad con las instrucciones que dé la Unidad de Planeación Minero-Energética, como Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento de sus funciones.
ARTÍCULO 2o. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 143 de 1994, el régimen legal aplicable a los contratos celebrados en desarrollo del contrato de fiducia en cumplimiento de las funciones de la Unidad es el del derecho privado. Dichos contratos se regirán por lo previsto en las disposiciones del Código del Comercio, Código Civil y demás normas del Derecho Privado.
ARTÍCULO 3o. COMPETENCIA. La competencia para seleccionar y dar instrucciones a la fiduciaria respecto del contratista escogido radica en el Director General de la Unidad de Planeación Minero-Energética, en su calidad de ordenador del gasto, quien la podrá delegar mediante acto administrativo, total o parcialmente en el o los funcionarios que determine, siempre que desempeñen cargos de nivel directivo.
Bajo esta competencia se seleccionará, adjudicará e indicará con quién se suscribirán los contratos así como la modificación de los mismos por parte de la fiduciaria.
ARTÍCULO 4o. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. No podrán celebrar los contratos aquí regulados, ni por sí ni por interpuesta persona, quienes se encuentren en las circunstancias de inhabilidades o incompatibilidades previstas en las normas que regulan la materia, en especial las consagradas en las Leyes 142 y 143 de 1994 y demás disposiciones que las modifiquen o adicionen. Cada contratista declarará bajo la gravedad de juramento que al suscribir el contrato no se encuentra incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad. Los contratistas serán responsables del ocultamiento sobre las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones así como por la información que suministren.
ARTÍCULO 5o. REGISTRO DE PROPONENTES. La Unidad de Planeación Minero-Energética, cuando la especialidad del objeto a contratar así lo requiera, podrá solicitar que los proponentes, ya sean personas naturales o jurídicas, se encuentren inscritos en el Registro Unico de Proponentes que lleva la Cámara de Comercio.
PARÁGRAFO. La anterior exigencia no es aplicable cuando el proponente demuestre no tener domicilio principal o sucursal en Colombia.
ARTÍCULO 6o. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Para la iniciación de todos los procesos de contratación requeridos para el ejercicio de las funciones de la Unidad de Planeación Minero-Energética, es requisito indispensable que el funcionario competente de la Unidad, certifique la disponibilidad presupuestal.
ARTÍCULO 7o. TÉRMINOS DE REFERENCIA. Para adelantar los procesos de selección las Subdirecciones o la Secretaría General de la Unidad, prepararán los correspondientes términos de referencia con el propósito de fijar las características del bien o servicio a contratar y el producto esperado.
Los términos de referencia contendrán entre otros y en cuanto haya lugar:
– Antecedentes y justificación.
– Objetivo general, alcance, objetivos específicos.
– Supervisión o interventoría.
– Propuesta técnica y económica, así como el equipo de trabajo.
– Información y resultados.
– Duración del contrato.
– Presupuesto asignado.
– Requisitos objetivos para participar en el proceso de selección.
– Reglas claras que permitan la elaboración de ofertas de la misma índole y aseguren una escogencia objetiva.
– Criterios para calificar las ofertas con la ponderación de los mismos.
– Reglas para la adjudicación del contrato y las Causas para declarar desierta la invitación o concurso.
– Indicación de la posibilidad de modificar los términos antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
– Características de la garantía de seriedad para procesos de mayor cuantía.
Cuando el estudio o asesoría a contratar exija de un conocimiento especializado para la preparación de los términos de referencia, se contratará con consultores especializados en el área correspondiente al tema a desarrollar.
ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL.
ARTÍCULO 8o. ETAPAS. El proceso contractual incluye las siguientes etapas:
1. Precontractual: Corresponde a la fase previa a la suscripción del contrato, en la cual las áreas responsables tendrán en cuenta los siguientes pasos, si resulta procedente:
- Justificación técnica y económica del contrato a celebrar.
- Someter al Comité de Contratos y/o Gastos Generales el asunto a contratar y una vez aprobado, proceder a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo sexto del presente reglamento de contratación.
- Elaborar los términos de referencia, conforme lo establece el presente reglamento.
- Obtener concepto jurídico respecto de los Términos de Referencia
- Invitar a proponentes de acuerdo con los procedimientos señalados en este reglamento.
- Suscribir el acta de apertura de las propuestas.
- Evaluar las propuestas y documentos, con base en las condiciones y requisitos establecidos en los términos de referencia.
- Recomendar por escrito al Ordenador del Gasto la adjudicación del contrato al mejor proponente.
- Comunicar a los demás proponentes el resultado de la convocatoria o invitación.
- Solicitar al área jurídica, o a quien haga sus veces, la elaboración del respectivo contrato, previo el estudio tanto del cumplimiento de lo s anteriores requisitos como de los documentos que acreditan la existencia y representación legal de las personas jurídicas o la matrícula de comerciantes de las personas naturales y de la identificación personal y profesional de estas últimas, si fuere el caso.
PARÁGRAFO. Una vez suscrito el contrato, las propuestas no seleccionadas quedarán a disposición de los respectivos proponentes, quienes deberán recogerlas dentro del mes siguiente, tiempo después del cual serán destruidas. Igual trámite se surtirá en caso de declararse desierto el proceso.
2. Contractual: Esta etapa se inicia con la suscripción del contrato por las partes y comprende entre otras y en cuanto haya lugar, las siguientes:
- La suscripción del contrato.
- El registro presupuestal.
- Constitución y aprobación de las garantías exigidas en el contrato.
- Pago de los derechos de publicación en el Diario Oficial, si fuere procedente, así como la cancelación de los impuestos a que hubiere lugar.
- Suscripción del acta de iniciación.
- Ejecución del objeto y expiración del plazo contractual.
3. Postcontractual: Corresponde al período subsiguiente a la expiración del plazo y/o cumplimiento del objeto contractual, en el cual se procederá a la liquidación del contrato de conformidad con lo establecido por los contratantes, previa certificación del total cumplimiento del objeto y todas las obligaciones derivadas del contrato por parte del o los funcionarios responsables que se designen para su seguimiento, control o interventoría.
DE LOS CONTRATOS, CUANTÍAS Y PROCEDIMIENTOS.
ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN. Son contratos todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebre la fiduciaria por encargo de la Unidad de Planeación Minero - Energética, derivados de la autonomía de la voluntad y regidos bajo los parámetros del Derecho Privado, de conformidad con lo establecido en la Ley 143 de 1994 y en desarrollo del contrato de fiducia mercantil suscrito con la entidad fiduciaria.
PARÁGRAFO. Se podrán celebrar contratos con personas naturales y jurídicas así como con consorcios y uniones temporales, nacionales o extranjeras, directamente o a través de un representante, eventos en los cuales deberá cumplirse con lo previsto en este reglamento. Por no existir otra norma expresa en la materia, para todos los efectos los consorcios y uniones temporales se regularán según lo dispuesto por la Ley 80 de 1993.
ARTÍCULO 10. DE LAS CUANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN. Los procesos de contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética, se clasifican de acuerdo con la cuantía del contrato a celebrar, a saber:
1. Menor cuantía. Se consideran de menor cuantía aquellos cuyo valor no exceda los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En estos casos se procederá sin formalidades plenas y la contratación se realizará a través de órdenes que en forma escrita autorizará el ordenador del gasto.
2. Mayor cuantía. Se consideran de mayor cuantía aquellos cuyo valor sea superior a los cincuen ta (50) salarios mínimos legales mensuales y exigen el cumplimiento de las formalidades previstas en el presente reglamento.
Los valores contractuales que servirán de soporte para la determinación de las cuantías incluirán el Impuesto al Valor Agregado, IVA, cuando a ello haya lugar.
ARTÍCULO 11. COMITÉ DE GASTOS GENERALES. Corresponde a este Comité recomendar al ordenador del gasto, de acuerdo con la respectiva cuantía, la contratación de bienes o servicios de menor y mayor cuantía, relacionados con los gastos generales de la Unidad.
- El Comité de Gastos Generales para la mayor cuantía estará integrado por:
- El Secretario General, quien lo presidirá.
El Coordinador o funcionario encargado del área de compras y suministros, quien actuará como Secretario del Comité.
- El funcionario designado por la Dirección General.
Para la contratación de menor cuantía el Comité de Gastos Generales estará integrado por:
- El profesional encargado del área de presupuesto, quien lo presidirá.
- El coordinador o funcionario encargado del área de compras y suministros, quien actuará como Secretario del Comité.
- El funcionario designado por la Dirección General.
Las decisiones del Comité se tomarán previo estudio de las ofertas recibidas y con el voto de la mayoría de sus integrantes.
ARTÍCULO 12. DEL COMITÉ DE CONTRATOS. Corresponde a este Comité, el estudio y recomendación sobre la contratación de mayor cuantía, para asuntos diferentes a los sometidos al Comité de Gastos Generales.
Este comité estará conformado por:
- El Director General o en quien él delegue, el cual lo presidirá.
- El Secretario General, quien actuará como secretario del Comité.
- El Subdirector, o los Subdirectores del área o las áreas, a la(s) que corresponde la materia objeto de contratación.
Las decisiones del Comité se tomarán previo análisis objetivo de las necesidades y con el voto de la mayoría de sus integrantes.
PARÁGRAFO 1o. Cuando a juicio del Comité se requiera, éste podrá designar un Subcomité de carácter técnico para que realice el estudio, análisis, evaluación y recomendación de adjudicación, respecto de las propuestas con estudios y proyección de inversión, tendientes a celebrar contratos de mayor cuantía, de forma tal que el número de integrantes del Subcomité sea siempre impar.
Las consideraciones y recomendaciones del Subcomité Técnico se tomarán por mayoría y se presentarán a consideración del Director General, acompañadas del respectivo cuadro de calificación.
PARÁGRAFO 2o. Los Comités de Gastos Generales y Contratos sesionarán previa convocatoria escrita de quien actúa como secretario.
ARTÍCULO 13. SELECCIÓN OBJETIVA DE LOS CONTRATISTAS. La Unidad de Planeación Minero Energética seleccionará al contratista que le ofrezca las mejores condiciones técnicas y económicas, tomando en cuenta las necesidades de aquella, a través de los procesos de contratación previstos en el presente reglamento, y de conformidad con lo establecido e n los términos de referencia.
ARTÍCULO 14. CONTRATACIÓN SIN FORMALIDADES PLENAS. Los procesos de contratación de menor cuantía de conformidad con el artículo décimo del presente reglamento, deberán ser aprobados por escrito por el funcionario en quien se encuentre delegada la ordenación del gasto por esa cuantía, sin perjuicio de la evaluación y recomendación del Comité de Gastos Generales.
Tratándose de procesos de contratación de menor cuantía diferentes a los relacionados con los Gastos Generales de la Unidad, previo a la aprobación por parte del Ordenador del Gasto, éstos deberán contar con la justificación sobre la necesidad del objeto a contratar.
La selección del proponente estará a cargo del ordenador del Gasto competente de acuerdo con la cuantía y siguiendo el principio de selección objetiva de que trata el artículo anterior.
Estos contratos no requerirán más formalidades que las del acuerdo por escrito sobre el objeto, plazo de entrega del bien o prestación del servicio y el valor de los mismos, así como la constitución de las garantías a que hubiere lugar, y podrán constar en órdenes de trabajo, compra o servicio, según sea el caso.
ARTÍCULO 15. CONTRATACIÓN CON FORMALIDADES PLENAS. Los procesos de contratación de mayor cuantía, de conformidad con el artículo décimo del presente reglamento, se sujetarán al siguiente procedimiento:
1. Los Comités de Gastos Generales y de Contratos según sea el caso, establecerán la necesidad y el objeto a contratar previa justificación técnica y económica de los estudios, servicios y/o bienes requeridos.
2. La Unidad de Planeación Minero-Energética, una vez aprobada la decisión del Comité de que trata el numeral anterior, y elaborados los términos de referencia de conformidad con lo previsto en el presente reglamento, procederá a invitar a un número plural de proponentes, personas naturales o jurídicas, que hagan posible la apertura y evaluación de las propuestas, los cuales serán sugeridos por el Subdirector del área respectiva o el Secretario General, según el caso.
3. Las invitaciones se harán mediante escrito firmado por el Director General, que contendrá entre otras cosas: Los términos de referencia, el lugar, fecha y hora de recibo de las propuestas y la indicación de otras formalidades o requisitos que se estimen indispensables para efectuar el proceso de selección objetiva y la obligación de que se indique en la propuesta el término de validez de la oferta.
4. Las propuestas recibidas se evaluarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo decimotercero del presente reglamento, atendiendo los criterios de calificación contenidos en los términos de referencia, e igualmente apegándose a los procedimientos establecidos en la etapa precontractual. El resultado de esta evaluación será presentado con la respectiva recomendación a la Dirección General que por escrito realizará la selección definitiva del contratista. La adjudicación deberá llevarse a cabo atendiendo los factores indicados, que permitan establecer que la propuesta favorecida ofrece las mejores condiciones de calidad, alcance, precio, cumplimiento, entre otros, evaluados todos estos elementos en conjunto.
5. Una vez concluida la etapa precontractual se procederá a adelantar los trámites contractuales.
6. En el contrato, o en su defecto, una vez suscrito el mismo, se designará el o los funcionarios que se responsabilizarán de su supervisión, control o seguimiento, o la interventoría que se ejercerá según el caso.
PARÁGRAFO 1o. Los contratos con formalidades plenas celebrados por la fiduciaria en cumplimiento de las funciones de la Unidad de Planeación Minero - Energética constarán por escrito y contendrán las estipula ciones que de conformidad con las normas civiles y comerciales correspondan a su naturaleza.
Los contratos con formalidades plenas de la Unidad, se entenderán perfeccionados con la suscripción y registro presupuestal, pero para la ejecución requerirán la aprobación de las garantías a que haya lugar y el acta de iniciación correspondiente, cuando ésta haya sido pactada.
PARÁGRAFO 2o. El incumplimiento de las funciones del Supervisor serán causal de mala conducta.
ARTÍCULO 16. UNICA OFERTA. Sin perjuicio de lo establecido en el anterior artículo, podrá seleccionarse el oferente mediante la solicitud de una (1) sola cotización o propuesta para los siguientes casos:
1. Cuando después de formular una invitación escrita o verbal, no se presente oferta alguna o ninguna de las recibidas cumpla con lo exigido en los términos de referencia y/o en los documentos de solicitud de oferta.
2. Cuando se trate de convenios que se vayan a suscribir con entidades estatales.
3. Si de acuerdo con la información que se pueda obtener, sólo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios a contratar.
4. Cuando se trate de contratos intuitu personae, esto es, que se celebren en consideración a las calidades personales del contratista.
5. Cuando se trate de la ejecución de trabajos que solo puedan encomendarse a determinadas personas o para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.
6. Cuando a juicio del Director General, por razones de interés general se estime necesario contratar de manera inmediata la realización de un estudio o asesoría, o la adquisición de un bien o servicio que permita cumplir oportunamente con los cometidos fijados por el Gobierno Nacional, relacionados con el cumplimiento de las labores de planeación de los sectores de Energía y Minería o de las funciones administrativas propias de la Unidad de Planeación Minero-Energética.
ARTÍCULO 17. GARANTÍAS. Obligatoriedad. En todo contrato que celebre la fiduciaria en cumplimiento de las funciones de la Unidad de Planeación Minero-Energética, deberán exigirse las siguientes garantías, de acuerdo con los riesgos que pudieran derivarse de las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato:
1. Garantía de cumplimiento por un monto equivalente al 10% del valor del contrato, y una duración igual al término de vigencia del contrato y tres (3) meses más.
2. Garantía de buen manejo y correcta inversión en caso de anticipo, por un monto equivalente al 100% de la suma pactada a título de anticipo, y una duración igual a la vigencia del c ontrato y tres (3) meses más.
3. Garantía de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un monto no inferior al 5% del valor total del contrato, en caso de que el contratista requiera contratar con terceras personas para lograr el cumplimiento del contrato, y una vigencia igual a la de duración del contrato y tres (3) años más.
4. Garantía de estabilidad de la obra, calidad de los bienes y correcto funcionamiento de equipos, cuyo valor y vigencia se determinará, en cada caso, con sujeción a los términos del contrato y tomando en cuenta el valor final de la obra, bien o servicio contratado u objeto del contrato.
PARÁGRAFO. En los contratos de empréstito, los suscritos con entidades estatales y de seguros no se exigirá la obligación de prestar garantías.
ARTÍCULO 18. DE LOS CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES ESTATALES. La Unidad de Planeación Minero-Energética celebrará con otras entidades estatales los convenios interadministrativos que se requieran para el desarrollo de las funciones previstas en la Ley 143 de 1994 y demás disposiciones que rigen la materia, para lo cual elaborará la minuta con los términos de referencia, condiciones y obligaciones de las partes intervinientes y optará por:
a) Remitir a la Fiduciaria la información correspondiente para que ésta suscriba el contrato con la entidad estatal, o
b) Elaborar la minuta y suscribirla directamente. No obstante, cualquier desembolso que deba efectuar la Unidad por concepto de convenios interadministrativos se hará por parte de la Fiduciaria con cargo a los recursos fideicomitidos, previa instrucción de la Unidad y con los soportes previstos en el Convenio para el efecto.
Los convenios con entidades estatales no podrán contener más formalidades que las determinadas para los contratos de derecho privado, estarán exentos del pago del impuesto de timbre y del otorgamiento de pólizas de garantía y deberán publicarse en el Diario Oficial.
PARÁGRAFO. Se entienden por Convenios Interadministrativos, tanto aquellos que suscriba directamente la Unidad de Planeación Minero-Energética con otras entidades estatales, como los que suscriba la Fiduciaria con dichas entidades por instrucción de la Unidad.
ARTÍCULO 19. DEL CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno velará porque los procesos de contratación que efectúe la Unidad de Planeación Minero-Energética, se lleven a cabo conforme a lo previsto en el presente reglamento, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión contractual.
ARTÍCULO 20. TRANSITORIO. Todos los procedimientos de contratación que se hayan iniciado, así como los contratos que se hayan celebrado en vigencia de la Resolución 0264 del 22 de diciembre de 2000, continuarán rigiéndose por dicha dis posición hasta su finalización.
ARTÍCULO 21. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las Resoluciones que le sean contrarias, en especial la 0264 del 22 de diciembre de 2000.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dado en Bogotá, D. C., a 11 de febrero de 2002.
El Director General,
JULIÁN VILLARRUEL TORO.
