CIRCULAR No. 014 DE 2002

(Abril 10)

PARA: GERENTES DE LOS OPERADORES DE RED Y COMERCIALIZADORES

DEL SISTEMA INTERCONECTADO NACIONAL

DE: DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE

ENERGÍA Y GAS

ASUNTO: ACLARACIONES CIRCULAR 038 DE 2001

Fecha: Abril 10 de 2002

En razón a las consultas que se han presentado por parte de empresas comercializadoras de energía eléctrica en torno al reporte de información de la Circular CREG 038 de 2001, a continuación nos permitimos resumir las respuestas a las preguntas más frecuentes.

Vale la pena aclarar que en el Anexo 2 de la Circular 38 de 2001, se hizo una fusión de las aplicaciones "Indicadores de Calidad" e "Instructivo Eléctrico" Información Estadística para usuarios regulados y no regulados, reportada a la CREG, por parte de los generadores y comercializadores del sector eléctrico, mensualmente. Sin incluir la información de Transacciones, la cual debe seguir siendo diligenciada a través de la aplicación "Instructivo Eléctrico". Las definiciones de las variables, para el reporte de información, son las mismas que se tenían cuando se reportaba la información en cada una de las aplicaciones por separado.

Respuestas a las Preguntas Hechas con Mayor Frecuencia

En la factura del usuario se debe incluir el nombre, código y grupo del circuito al cual se encuentra conectado el usuario. En este sentido, Es el código del circuito el mismo nombre del circuito?

Si. Por tanto, para efectos de la publicación en la factura, de la información de que trata el artículo 7o. de la Resolución CREG 096 de 2000, el comercializador debe tomar como nombre del circuito al cual se encuentra conectado el usuario, el mismo dato reportado por el operador de red en el campo "Código Alimentador" ó "Código Transformador", según sea el caso, de los formatos 1.2. y 1.3., respectivamente.

¿Se pueden utilizar otros medio de remisión (CD, correo electrónico u otro), para el reporte de información?

No. La información se cargará exclusivamente vía WEB conforme a los procedimientos definidos en la Circular 38 de 2001.

¿La periodicidad para el reporte de la información de los formatos 2.1.1. y 2.1.2. del Anexo 2 de la Circular 38 de 2001, es mensual?

Si. Esto se debe a que la información de usuarios regulados y no regulados, recopilada a través de la aplicación "Instructivo Eléctrico", se empalmó con la concerniente a compensaciones al usuario final. Por tanto, los comercializadores que así reporten la información del anexo 2 de la Circular 38 de 2001, sólo requerirán reportar la información de Transacciones a través de la aplicación "Instructivo Eléctrico".

Esta información reportada MENSUALMENTE, como lo señala la Circular CREG 038 de 2001, "corresponderá a la información de facturas expedidas entre el primer y el último día del mes". Así, en las facturas que no incluyan compensación en este mes, se reportarán los campos "Mes" y "Valor Compensado $", en blanco.

Como las compensaciones se le dan al usuario trimestralmente, ¿el periodo reportado se refiere a este mismo trimestre?

No. El periodo reportado es el mes, pero las compensaciones son trimestrales y el trimestre a que corresponde es especificado en la columna "Mes", tal como se encuentra en el Anexo 2 de la Circular 38 de 2001.

¿El alcance que estos formatos pretenden, se encuentran dentro de las facultades otorgadas por la Ley a las Comisiones de Regulación para solicitar información?

Precisamente dicha información ha sido solicitada en ejercicio de la facultad otorgada a la CREG por la Ley 142 de 1994, Artículo 73, inciso final, y su incumplimiento será objeto de las sanciones previstas en el Artículo 81 de esa misma Ley, de conformidad con lo establecido en la Resolución CREG-064 de 1998.

¿Cómo se garantiza la confidencialidad de la información, ya que se estaría remitiendo a la Comisión mensualmente el maestro de facturación de las empresas?

Al respecto nos permitimos informar que toda la información que se reporta a la CREG, queda bajo reserva estadística, por lo tanto será usada para tal fin.

El "maestro de facturación" consta de información adicional que no es de interés de la CREG, lo que se está solicitando es la misma información estadística que hasta ahora se había solicitado (reporte de facturación a través de la aplicación "Instructivo Eléctrico"), pero desagregada a nivel de usuario.

En todo caso, la CREG mantiene la confidencialidad de esta y la demás información que le es reportada por las empresas y que puede ser considerada por algunas de ellas como "estratégica".

¿A partir de cuándo empieza a regir el reporte de información de que trata la Circular 038 de 2001, en particular la información del Anexo 2 de dicha Circular?

A partir de Enero de 2002.

¿La CREG podría otorgar un plazo para el reporte de información de que trata el Anexo 2 de la Circular 038 de 2001, esto debido a los ajustes que se encuentran haciendo las empresas a sus actuales Sistemas de Información?

En este sentido, se consideró razonable otorgar los siguientes plazos:

Información del mes: Plazo Máximo

Enero de 2002       30 de Abril de 2002

Febrero de 2002    10 de Mayo de 2002

Marzo de 2002      20 de Mayo de 2002

Abril de 2002         31 de Mayo de 2002

La información correspondiente a los meses restantes del año 2002, se reportará dentro de los plazos establecidos en la Circular CREG 038 de 2001.

¿El valor ventas se refiere al valor en pesos cobrado por concepto de energía? ¿Se deben incluir o excluir las contribuciones o subsidios?

El valor ventas se refiere al valor en pesos cobrado por concepto de energía, lo cual incluye subsidios y contribuciones.

¿En el valor total facturado en pesos por concepto de energía activa en el periodo reportado, debo incluir o excluir las contribuciones o subsidios?

Si. En el valor total facturado en pesos por concepto de energía activa se deben incluir las contribuciones o subsidios.

¿El valor total facturado al usuario, en pesos ($), en el periodo reportado, debe incluir los pesos cobrados por concepto de energía activa, reactiva, demanda, alumbrado público, interés de mora, reconexiones, cuotas e intereses de financiación, saldos anteriores, otros cobros?

Si.

Valor Facturado = Ventas $ - Valor Compensado + Otros cargos.

Los Otros Cargos hacen referencia a cargos adicionales que se hayan facturado por concepto de reconexión, medidores, etc.

Cordialmente,

DAVID REINSTEIN

Director Ejecutivo

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Anexo 1

Instructivo para el reporte de información por parte del Comercializador

Comisión de Regulación de Energía y Gas

Compensaciones - Circular 38/2001

INSTRUCTIVO PARA EL

REPORTE DE INFORMACIÓN

POR PARTE DEL COMERCIALIZADOR

Formatos 2.1.1 y 2.1.2 – Circular 38 de 2001

Documento CREG

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ADMINISTRACIÓN Y ACTUALIZACION DEL INSTRUCTIVO

2.1. La Administración

2.2. Formatos

2.3. Características Generales de la Información

3. LA APLICACIÓN Y SUS FORMATOS

3.1. Información General y selección del tipo de formato

3.1.1. Ejemplo de Carga Archivo csv

3.1.2. Ejemplo de Carga Archivo zip

1. INTRODUCCIÓN

Como es de su conocimiento en la Circular 18 de 2000, se definieron los formatos y medios autorizados para el reporte de información a la CREG, por parte de los Operador de Red y Comercializadores. En ella se estableció que los formatos 1.1. y 2.1., Información básica de Usuarios e Información Compensación efectivamente realizada, reportada por el Operador de Red y el Comercializador respectivamente, serían remitidos a esta Comisión a través de medio magnético. Los demás formatos deberían ser cargados en la base de datos de la CREG, conectándose a ella a través del login y password que cada operador de red tiene asignado.

La CREG a través de la Circular 38 de 2001, modificó los formatos y medios autorizados para el reporte de la información definida a partir de la Circular CREG 18 de 2000, entre estos, aquella información que no estaba siendo cargada en la base de datos de la CREG sino que se remitía a través de medio magnéticos a esta Comisión, es decir, Información básica de Usuarios e Información Compensación efectivamente realizada, reportada por el Operador de Red y el Comercializador respectivamente.

Como para el reporte de la información a reportar por parte del comercializador se requería tener conocimiento de la cuenta y contraseña del operador de red, y en el caso de comercializadores puros esto no operaba, la CREG, ha diseñado una nueva aplicación para la información a reportar por parte del Comercializador.

2. ADMINISTRACIÓN Y ACTUALIZACION DEL INSTRUCTIVO

2.1. La Administración

Los contenidos de este Instructivo serán administrados por la CREG, y por tanto será esta la entidad que señale los procedimientos que se adelantarán junto con las empresas para diligenciar los formatos, realizar su recolección y crítica.

Los comercializadores de energía eléctrica ya cuentan con un login y password para el reporte de información a esta Comisión, que servirá para acceder a esta nueva aplicación.

2.2. Formatos

Los formatos 2.1.1 y 2.1.2, correspondientes a la información de compensaciones para el sector residencial y no residencial o no regulado, se establecieron en la Circular 38 de 2001.

Esta nueva aplicación permitirá obtener la información desde las empresas hasta la base de datos de la CREG en tiempo real.

Se requiere además que la empresa digite información de identificación, de forma tal que permita ubicar el nombre del funcionario responsable de la gestión de la información, así como un número telefónico donde pueda ser contactado, su dirección electrónica y la fecha a la que corresponde la información, con el fin de poder resolver inquietudes que frente a la información tenga la CREG.

2.3. Características generales de la Información

La información se cargará a partir de archivos planos, que pueden trabajar localmente las empresas antes de conectarse a la CREG.

Entre las verificaciones que serán realizadas por el sistema y que deben cumplirse para cargar exitosamente el archivo a la base de datos se encuentran:

· El separador decimal será el punto. Por tanto, los datos estarán conformados solamente por números, el signo punto (.) y el signo menos (-).

· Si al usuario no se le ha compensado, los campos "Mes" y "Valor Compensado $", deben ser diligenciados en blanco.

· Los formatos son los definidos en el Anexo 2 de la Circular CREG 38 de 2001.

· La información deberá ser diligenciada y reportada mensualmente, como lo estableció la Circular CREG 38 de 2001.

1. LA APLICACIÓN Y SUS FORMATOS

El ingreso a la aplicación de "Compensaciones – Circular 38/2001", puede hacerse entrando al sitio de Internet de la CREG y registrándose con su cuenta y clave.

Una vez el Comercializador haya digitado su cuenta y clave (login y password), se desplegará el Índice de Aplicaciones, donde encontrará entre otras, la aplicación "Compensaciones – Circular 38/2001", identificada con el siguiente icono:

"Compensaciones – Circular 38/2001"

3.1. Información general y selección del tipo de formato

La primera pantalla que aparece le permite diligenciar la información del Responsable, para el formato, mes y año que desea reportar. El tipo de información que se exige se observa en la Figura 1.

Figura 1. Información del Responsable

Una vez ingresada la información se debe hacer click en el icono.

La siguiente pantalla le permite escoger la información del formato que desea reportar el comercializador, la cual se refiere a los Formatos 2.1.1 y 2.1.2., de que trata el Anexo 2 de la Circular 38 de 2001, tal como se observa en la Figura 2.

El Formato 2.1.1. corresponde a la Información de Compensaciones efectivamente realizadas por el comercializador a los usuarios residenciales que atiende.

El Formato 2.1.2. corresponde a la Información de Compensaciones efectivamente realizadas por el comercializador a los usuarios no residenciales o no regulados a los cuales le presta el servicio de energía eléctrica.

Figura 2. Carga de Información Facturación / Compensaciones

Cuando se va cargar la información del formato seleccionado, la empresa puede escoger las siguientes opciones:

1. Tipo de Archivo: Le permite cargar dos tipos de archivos, csv y zip. El formato de archivo csv es un formato de archivo texto que guarda los valores separándolos por coma, imitando la estructura de una hoja de cálculo. La opción de archivos zip es utilizada cuando el archivo para cargar presenta un tamaño mayor a 2000 registros.

2. Máximo número de errores: Se refiere al máximo número de errores que la aplicación permite cargar, antes de detener el proceso de carga de la información. Se tiene por defecto 0, es decir el proceso de carga se detiene al encontrar el primer error.

3. Opciones de carga: Se presentan las siguientes:1.

· Adicionar Datos: La cual debe ser escogida cuando no se va a cargar la información por primera vez.

· Cargar datos eliminando los existentes en esta fecha: Esta opción permite borrar la información del mes que se haya seleccionado y carga la información presente en el archivo que se esté remitiendo.

· Actualizar los datos existentes con los cargados: Permite adicionar información a la cargada con anterioridad.

2. Archivo: Le permite definir la dirección local en la cual se encuentra el archivo. Para lo cual, puede digitarla directamente en el espacio reservado, o hacer clic en el botón "Browse" que le permite escoger el archivo dentro del árbol de directorios local.

Se debe tener presente lo siguiente:

· Durante el diligenciamiento de la información en el archivo csv, no es necesario estar conectado a la base de datos. Esta sólo se hace necesaria al momento de enviar dicha información.

· Se recomienda que los archivos NO excedan los 2MB, con el fin de evitar problemas en el envío de la información a las bases de datos de la CREG, originados en deficiencias en la comunicación.

· Se exige para la aceptación del archivo, ya sea csv o zip, que su nombre no tenga espacios ni caracteres especiales.

· Se requiere que el archivo contenga la descripción de las columnas en la primera línea, esto es porque por defecto esta línea no es tenida en cuenta en la lectura del archivo.

Finalmente si desea cambiar las opciones de carga seleccionadas el botón, permite realizar dicha tarea. En caso de desear enviar la información para la carga en la base de datos de la CREG, debe dar click en el botón.

A medida que la aplicación va cargando la información, despliega un reporte del resultado de la carga, ya sea con mensajes de de éxito (OK) o de fracaso, en cuyo caso el mensaje especifica la razón del porqué se generó dicho error.

3.1.1. Ejemplo de Carga Archivo csv

En el caso del formato 2.1.1, cuando ya se ha efectuado el proceso de carga aparece una pantalla tal como se observa en la Figura 3.

Figura 3. Resultado de Carga Archivo csv

Es normal que aparezca un error en el proceso de carga, en la última línea del archivo, esto es debido a que ésta corresponde a una línea en blanco que se encuentra al final del mismo, sin contar la primera línea que corresponde a la descripción de las columnas.

Una vez terminado el proceso de carga, deberá corregir la información reportada como errónea y reenviar las correcciones, hasta que éste sea aceptado satisfactoriamente.

3.1.2. Ejemplo de Carga Archivo zip

Tomando el mismo caso del formato 2.1.1, cuando ya se ha subido el archivo al servidor de la CREG aparece una pantalla tal como se observa en la Figura 4.

Figura 4. Resultado de Carga Archivo zip

Para que se realice el proceso de carga del archivo zip, se debe seleccionar la opción "Programar proceso de carga", en cuyo caso se desplegará una pantalla tal como se observa en la Figura 5.

Figura 5. Resultado de la Programación del Proceso de Carga

Los resultados de dicho proceso, serán enviados a la dirección electrónica que proporcionó el responsable de la información.

Cuando la empresa haya cargado la información en la base de datos de la CREG, en el mes que realizó la carga, se le desplegará una pantalla, tal como se observa en la Figura 6.

Figura 6. Resultado después del Proceso de Carga

Entre las opciones a que tiene acceso el usuario, después de ingresar la información, se encuentran:

· Información del Responsable: Permite consultar y/o modificar la información básica del responsable, diligenciada por la empresa.

· Procesar información desde archivo: Remite al usuario a la pantalla que le permitirá realizar otro proceso de carga.

· Información del mes: Permite consultar la información cargada para el mes en mención, tal como se observa en la Figura 7.

Figura 7. Resultado después del Proceso de Carga

En la parte superior de la pantalla anterior, la empresa podrá verificar el número de registros efectivamente cargados en la base de datos de la CREG.

Adicionalmente podrá realizar búsquedas digitando la primera parte del NIU