b) Contratación de la verificación
El ASIC debe contratar la verificación de los sistemas de medición asociados a las fronteras comerciales con reporte al ASIC, de acuerdo con los siguientes lineamientos generales:
1. Para la selección y contratación de la firma o firmas de verificación debe realizarse un proceso de libre concurrencia.
2. Las empresas que realicen las verificaciones deben incluir dentro de su equipo firmas que cumplan con lo señalado en el artículo 25 de la presente resolución.
3. Cumplidos los requisitos técnicos, la selección de las firmas se efectuará por mínimo costo.
4. El contrato de verificación debe firmarse entre la empresa que realice las funciones del ASIC y la o las firmas seleccionadas para la ejecución de los trabajos.
5. El listado de las fronteras comerciales sujetas a verificación debe ser suministrado únicamente a la firma o firmas elegidas una vez se suscriba el contrato correspondiente.
6. La firma o firmas mantendrán en reserva las fronteras que serán sujetas a verificación y serán dadas a conocer al representante de la frontera correspondiente de acuerdo con lo señalado en el literal e) de este anexo.
7. El contrato debe exigir el manejo confidencial de toda la información que se requiera para el desarrollo de los trabajos.
8. La firma o firmas de verificación entregarán información sobre el desarrollo del contrato únicamente al ASIC.
c) Plazo de ejecución de la verificación
El plazo de ejecución de la verificación debe ser establecido considerando la cantidad de sistemas de medición asociados a fronteras comerciales que deben ser sometidos a verificación y la distribución geográfica de la muestra.
En todo caso, la verificación de las fronteras con reporte al ASIC debe ejecutarse en un plazo no mayor a 18 meses.
d) Determinación del tamaño de la muestra y selección de fronteras
El cálculo del tamaño de la muestra y la selección de las fronteras comerciales a ser verificadas se hará como se señala a continuación:
1. Tamaño de la muestra
De las fronteras comerciales que cada representante de frontera tiene inscritas en el Sistema de Intercambios Comerciales, el ASIC debe determinar el tamaño de cada muestra para que los sistemas de medición asociados sean sometidos a verificación.
Para esto se debe emplear un muestreo aleatorio simple considerando los siguientes criterios de diseño:
- Nivel de confianza: 95 %
- Proporción de fronteras no conformes: 3 %
- Error máximo admisible: 5 %
2. Selección de fronteras comerciales
La selección de las fronteras debe realizarse de forma aleatoria.
e) Programación de la verificación
La programación de la verificación de los sistemas de medición de las fronteras comerciales con reporte al ASIC debe seguir las siguientes reglas generales:
1. El ASIC debe entregar el listado de las fronteras comerciales a la firma o firmas de verificación que haya seleccionado previamente.
2. La firma o firmas deben notificar al representante de la frontera por un medio expedito como correo electrónico o fax, la realización de la visita de verificación al sistema de medición.
3. Una vez notificado el representante de la frontera a verificar, este debe informar la fecha y hora de la visita, por un medio expedito como correo electrónico o fax, en un plazo no mayor a dieciocho (18) horas desde el recibo de la solicitud. En caso que no se reciba respuesta, la verificación debe realizarse dentro del plazo establecido en el numeral 5 de este literal.
4. El representante de la frontera debe informar sobre la realización de la visita de verificación a los demás agentes que tienen acceso al sistema de medición de acuerdo con el artículo 22 de la presente resolución, para que asistan en caso que lo consideren necesario.
5. La visita de verificación debe realizarse dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al recibo de la solicitud. La visita podrá postergarse, de mutuo acuerdo, hasta por 72 horas adicionales. Si no hay acuerdo, debe realizarse en el plazo inicial de cuarenta y ocho (48) horas.
Todos los agentes y usuarios deben facilitar el acceso a los sistemas de medición y a la información asociadas a las fronteras comerciales de tal forma que se cumplan los plazos establecidos en esta resolución.
En caso de que la verificación no se realice en la fecha establecida debido al incumplimiento de alguno o algunos de los agentes involucrados, este agente o agentes deben asumir todos los costos asociados a la verificación y los gastos de los demás agentes que hayan asistido, para lo cual se emplearan los valores publicados de acuerdo con las resoluciones CREG 108 de 1997 y CREG 225 del mismo año.
Como consecuencia de la inasistencia y en caso de que la verificación no se haya podido realizar, el verificador podrá programar una segunda visita dentro de los tres (3) días contados a partir de la fecha inicial programada. Los costos incurridos por la segunda verificación estarán a cargo del agente o agentes incumplidos.
Lo anterior, sin perjuicio de las acciones que pueda adelantar la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD, por incumplimiento de la regulación a los agentes que, debiendo asistir, no se presentaron.
f) Procedimiento de verificación
El Comité Asesor de Comercialización debe elaborar el procedimiento detallado con las actividades requeridas para llevar a cabo la verificación quinquenal de los sistemas de medición de acuerdo con el alcance establecido en el Anexo 5 de esta resolución y los aspectos señalados a continuación:
1. Existencia y aplicación de los procedimientos implementados para cumplir con los requisitos establecidos para los Centros de Gestión de Medidas a fin de observar lo señalado en el artículo 18 de esta resolución.
2. Existencia y aplicación de un procedimiento documentado con los requisitos técnicos de acceso local y remoto a los medidores.
3. Registros de la ejecución de las verificaciones señaladas en los artículos 23, 26 y 31 de la presente resolución.
4. Correspondencia de los parámetros de configuración de los medidores, los reportados al ASIC y consignados en la hoja de vida.
5. Existencia y aplicación del procedimiento de interrogación, almacenamiento y consolidación de las mediciones en la base de datos del representante de la frontera.
6. Coincidencia de la información del sistema de medición registrada ante ASIC, la encontrada en el sistema de medición verificado, así como la consignada en la hoja de vida del sistema.
7. Comparación de las lecturas almacenadas en los medidores, principal y de respaldo y la información disponible en la base de datos del responsable de la frontera, así como la registrada en el SIC.
La diferencia entre las lecturas del medidor principal y de respaldo debe estar dentro de la franja de error determinada por el índice de clase de los medidores.
No deben presentarse diferencias entre las lecturas de los medidores y las almacenadas en el CGM y en el SIC.
8. Aplicación de las rutinas de validación de las mediciones interrogadas de acuerdo con lo señalado en el artículo 18 de esta resolución.
9. Aquellos aspectos que específicamente son sujetos de verificación de acuerdo con este Código.
Las actividades definidas por el CAC permitirán concluir de forma objetiva la conformidad del sistema de medición con los requisitos de este Código.
El CAC dispone de seis (6) meses a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución para la publicación del procedimiento, previa consulta con los usuarios, agentes y terceros interesados.
g) Informes de verificación
La firma o firmas de verificación deben presentar un informe preliminar de resultados de la verificación a cada sistema de medición, el cual debe incluir los registros que evidencien el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos, las observaciones en caso que existan y la declaración expresa de conformidad o no del sistema de medición con este Código.
El informe preliminar debe ser entregado al ASIC, quien dará trasladado al representante de la frontera, el cual contará con un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo, para presentar sus observaciones u objeciones sobre el mismo. Las observaciones u objeciones que reciba el ASIC le serán remitidas a la firma de verificación para que emita su informe definitivo en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo.
Si, concluida esta etapa, el representante de la frontera persiste en las observaciones u objeciones inicialmente presentadas, podrá solicitar al ASIC, a su costa y como última instancia, la realización de una nueva verificación extraordinaria. Para el efecto, el representante de la frontera dispondrá de un plazo de tres (3) días hábiles, contados a partir de la emisión del informe final del primer verificador.
La verificación deberá ser realizada por una firma diferente a la inicial a quien se le entregará copia del primer informe y de las observaciones u objeciones presentadas por el representante de la frontera.
La firma hará entrega de su informe preliminar al ASIC, quien dará trasladado al representante de la frontera, el cual dispondrá de un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo, para presentar sus observaciones u objeciones sobre el mismo. Las observaciones u objeciones que reciba el ASIC le serán remitidas a la firma de verificación para que emita su informe definitivo en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo.
Este informe definitivo será el que tenga en cuenta el ASIC para efectos de la aplicación de la regulación.
La firma o firmas de verificación deben consolidar en un informe final los resultados de las verificaciones que realicen de los diferentes sistemas de medición.
h) Publicación de resultados
Cada vez que una firma o firmas de verificación entreguen un informe definitivo de cualquier sistema de medición, este debe ser publicado por el ASIC.
Adicionalmente, el ASIC debe elaborar un informe del proceso de verificación quinquenal y sus resultados, el cual debe publicarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la culminación de la primera y segunda muestra, en caso de que esta última se haya realizado.
El informe anterior junto con el informe final de la firma o firmas de verificación debe ser enviado a por el ASIC a la CREG y a la SSPD para lo de su competencia.
i) Resultados no satisfactorios de la verificación
En el caso de que se determine como resultado de la verificación, la no conformidad, con los requisitos de este Código, de por lo menos un sistema de medición asociado a una frontera comercial, el ASIC debe programar una segunda verificación para el representante de esta frontera, seleccionando una muestra con un nivel de confianza del 99 %, excluyendo las fronteras seleccionadas en el primer muestreo. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones que establezca la ley y las que aplique la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD.
La segunda verificación debe realizarse dentro los doce (12) meses siguientes a la publicación, por parte del Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales, del informe de verificación quinquenal de las fronteras comerciales con reporte al ASIC señalado en el literal anterior.
Los costos asociados a la verificación están a cargo del representante de la frontera quien no podrá trasladarlos a los cargos que remuneran las distintas actividades de la prestación del servicio público domiciliario de energía eléctrica.
Si en la segunda verificación se encuentran sistemas de medición no conformes, estos deberán ser tratados de acuerdo con lo señalado en el literal j) de este anexo, sin perjuicio de las sanciones que establezca la ley y las que aplique la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD.
j) Tratamiento de hallazgos en los sistemas de medición
Ante los incumplimientos identificados en las verificaciones a los sistemas de medición, se deben aplicar las siguientes reglas:
1. Incumplimientos en los elementos del sistema de medición
Los incumplimientos detectados en el medidor principal o de respaldo, en los transformadores de medida, en el sistema de almacenamiento de datos o en los dispositivos de interfaz de comunicaciones implicarán que la frontera sea declarada en falla y por tanto, se deben seguir las reglas definidas en el literal e) del Anexo 7 de la presente resolución.
El representante de la frontera dispondrá de los plazos establecidos en el artículo 35 de la presente resolución, para corregir los incumplimientos. Finalizado el plazo, el ASIC programará la realización de una verificación extraordinaria del sistema de medición a costo del representante de la frontera. La verificación debe realizarse dentro de los siete (7) días siguientes al vencimiento del plazo máximo previsto para la normalización de las fronteras.
Si de la verificación extraordinaria se concluye el incumplimiento de este Código, se procederá a la cancelación de la frontera comercial o a lo señalado en Anexo 11 de esta resolución, sin perjuicio de las sanciones que establezca la ley y las que aplique la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Superintendencia de Industria y Comercio, según sea el caso.
2. Diferencias en las lecturas entre el medidor principal, de respaldo y la información disponible en el ASIC
Una vez confirmada la diferencia en las lecturas entre el medidor principal, de respaldo y la información disponible en el ASIC, la frontera será declarada en falla y se debe aplicar el procedimiento de estimación de lecturas definido en el artículo 38 de la presente resolución.
En caso de que la diferencia sea ocasionada por el sistema de medición o su operación por parte del representante de la frontera, este dispondrá de los plazos establecidos en el artículo 35 de la presente resolución, para corregir los incumplimientos. Finalizado el plazo, el ASIC programará la realización de una verificación extraordinaria del sistema de medición a costo del representante de la frontera. La verificación debe realizarse dentro de los siete (7) días siguientes al vencimiento del plazo máximo previsto para la normalización de las fronteras.
Si de la verificación extraordinaria se concluye el incumplimiento de este Código, se procederá a la cancelación de la frontera comercial o a lo señalado en Anexo 11 de esta resolución, sin perjuicio de las sanciones que establezca la ley y las que aplique la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Superintendencia de Industria y Comercio, según sea el caso.
3. Otras causas de incumplimiento
El responsable de la frontera dispondrá de treinta (30) días, para corregir los incumplimientos. Finalizado el plazo, el ASIC programará la realización de una verificación extraordinaria del sistema de medición a costo del representante de la frontera. La verificación debe realizarse dentro de los siete (7) días siguientes al vencimiento del plazo máximo previsto para la normalización de las fronteras.
Si de la verificación extraordinaria se concluye el incumplimiento de este Código, el ASIC procederá a informar a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD, para lo de su competencia.
k) Incumplimiento de la obligación de realizar la verificación
En caso de que no se realice la verificación, la firma verificadora deberá dejar constancia de esta situación en su informe y el ASIC dentro de las dos (2) semanas siguientes a la fecha programada de la visita procederá a cancelar la frontera comercial o a lo señalado en Anexo 11 de esta resolución. Sin perjuicio de las sanciones que establezca la ley y las que aplique la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Superintendencia de Industria y Comercio, según sea el caso.”